專案管理/PMBOK/時間管理
| “ | 我們的主要工作不是去看遠處模糊的東西，而是去做眼前清晰的事情。 | ” |
—托馬斯·卡萊爾 | ||
時間管理是專案管理的另一個關鍵方面。因此，它被認為是一個核心知識領域，並且與範圍和成本領域緊密相連。正如其名稱所示，該知識領域的主要目的是在專案中建立流程和輸出，以幫助經理和團隊及時完成專案。在**計劃過程**中，建立輸出以說明專案任務如何排序和分配。**控制和監控過程**關注跟蹤和報告工作進度，以及調整時間輸出以解決專案計劃中的變化和調整。最後，**收尾過程**包括對時間目標的稽核。專案經理會反思哪些因素導致時間估計準確、過於寬鬆或保守。這個反思過程有助於他們為未來的專案制定更好的時間計劃。
專案時間管理知識領域中的**七個過程**是
- 計劃進度管理（計劃過程）
- 定義活動（計劃過程）
- 排序活動（計劃過程）
- 估計活動資源（計劃過程）
- 估計活動工期（計劃過程）
- 制定進度（計劃過程）
- 控制進度（監控和控制過程）
時間管理也是最早完成的流程之一。它是必要的，因為團隊需要組織起來以滿足截止日期並簡化協作。
過去的經驗是建立計劃的最佳指南之一。目標來自專案章程，並細分為可管理的子部分，並附加截止日期。它們被優先排序，並給予完成目標所需的時間，並額外新增一些時間用於故障排除。然後將這些目標放在一起，每個團隊成員被分配到不同的子部分。
團隊使用時間管理工具來集中精力處理優先事項，並給出清晰、詳細的截止日期。對於利益相關者來說，它給了他們一個日期，他們將在該日期收到專案，以及不同原型或早期目標將何時完成。
時間主要由團隊確定，最終截止日期與利益相關者協商，為其他可交付成果的截止日期協商留出空間。
專案經理必須確定需要執行的特定進度活動，並記錄這些活動之間的依賴關係。他們還必須估計所需的資源型別和數量，以及執行和完成每個計劃活動的所需工作週期數。這將幫助他們建立和控制專案進度。
時間計劃中涉及的輸入包括：企業環境因素、組織過程資產、專案範圍說明書、工作分解結構、專案管理計劃、活動清單和屬性、批准的變更請求、活動資源需求、資源日曆、活動工期估計。
根據 PMI，這些是時間管理中使用的主要工具
- **進度網路分析**：可以透過以下方式進行分析
- **關鍵路徑法（CPM）**：基於網路的技術，用於確定關鍵路徑。通常情況下，關鍵路徑決定了專案的結束時間。如果您在關鍵路徑上的任何任務中延誤，那麼您的專案將延誤，無論其他任務是否按時完成。
- **關鍵鏈方法**：基於網路的技術，改變專案進度，同時考慮稀缺資源。
- **情景分析**：“如果”風格的一系列問題。這些問題將幫助您發現風險。
- **資源平衡**：用於發現資源隨時間推移的不平衡使用情況，以及解決資源過度分配衝突的技術。
- **進度壓縮**：當您的任務延誤時，您可以使用以下兩種技術。只是避免在政治壓力下使用這些技術，因為它們有自己的風險。在沒有真正必要的情況下承擔這些風險並不是一個好主意。
- **趕工**：透過為該任務分配更多人員或加班來縮短總時間。這非常冒險，您可能會發現任務比預期的要長。
- **快速跟蹤**：在最後任務真正完成之前開始一項任務。這有風險，因為您可能需要重做一些工作，因為一項任務只有在另一項任務完成後才能開始。
- 進度控制:
- **績效評審**：可以使用**EVM**或**SPI**進行。
- **偏差分析**：可以使用**SV**或**SPI**進行。
- **專案管理軟體**：使用專門的專案管理軟體。
活動日誌可以幫助您分析您實際花費的時間。您第一次使用活動日誌時，可能會對看到浪費的時間量感到震驚。當涉及到這一點時，記憶是一個非常糟糕的指南，因為它很容易忘記在非核心任務上花費的時間。
這些活動必須小於工作包，並且可以藉助主題專家進行分解。當您的專案在本質上非常相似時，也可以使用活動模板。
您可以以預先的方式定義所有活動，也可以在滾動式計劃中定義它們。當您到達當前里程碑的結束時，您將為下一個里程碑定義所需的活動。這可以是里程碑為基礎的，也可以是每月為基礎的。這將使您的計劃更容易。
要確定優先順序，可以使用
- **PDM**：優先順序圖方法，是一種可以直觀顯示任務之間優先順序的圖。
- **依賴關係確定**：依賴關係可能是強制性的、可選擇的或外部的。強制性依賴關係可能是由於資源限制或任務性質造成的。可選擇依賴關係更多地反映了一種偏好，例如，我想在您完成餐廳裝修後開始粉刷房間。
- 先導和滯後：任務之間有四種可能的關係：完工到開始、開始到開始、開始到完工和完工到完工。最常用的優先順序是完工到開始。
- 進度網路模板：標準化的進度網路圖，可用於加快專案活動網路的準備工作。
連續幾天記錄活動日誌可以幫助你瞭解如何分配時間，以及何時效率最高。不要刻意改變行為，只需在這個模板上記錄下你所做的事情。每次你轉換活動時，無論是開啟郵件、工作、泡咖啡、與同事閒聊還是其他任何事情，都要記下時間變化。
- 從日誌中學習
記錄了幾天的活動日誌後，分析你的日常活動日誌。你可能會驚訝地發現自己花費了多少時間去做低價值的工作。你可能還會發現自己在一天中某些時間精力充沛，而在其他時間卻萎靡不振。這很大程度上取決於你休息的時間，吃飯的時間和數量以及營養的質量。活動日誌為你提供了一些基礎，可以用來試驗這些變數。
你的分析應該幫助你在一天中騰出更多時間，方法是針對大多數活動採取以下措施之一。
- 消除你的僱主不應該付錢讓你做的工作。這可能包括組織中的其他人應該做的任務，這些任務的薪資水平可能更低，或者個人活動，如傳送非工作相關的電子郵件。
- 將你最具挑戰性的任務安排在你精力最充沛的時間段內。這樣你的工作效率會更高，而且應該會節省時間。
- 儘量減少一天中你切換任務型別的次數。例如，每天只在早上和下午集中閱讀和回覆電子郵件。
- 減少在正當的個人活動上花費的時間，例如泡咖啡（輪流在團隊中做這件事——這樣可以節省時間並增強團隊精神）。
活動日誌是用來審計你如何使用時間的有效工具。它們還可以幫助你跟蹤你一天中的精力、警覺性和效率的變化。透過分析你的活動日誌，你將能夠識別並消除浪費時間或低收益的工作。你也會知道自己效率最高的時間段，這樣你就可以在這些時間段內完成最重要的任務。
行動計劃是你要完成所有任務的簡單列表，這些任務是為了實現一個目標。無論何時你想實現一些重要的事情，都要制定一個行動計劃。這有助於你思考你需要做些什麼才能實現那件事，這樣你就可以在需要的地方獲得幫助並監控你的進度。為了制定行動計劃，只需列出你需要完成的任務，以及完成它們的順序，以實現你的目標。這很簡單，但仍然非常有用。在執行工作時將行動計劃放在身邊，並根據出現的任何額外活動進行更新。如果你認為你會嘗試實現類似的目標。也許如果你與同事溝透過你的通訊將在何時到達客戶的辦公桌，他們就可以跟蹤你的通訊對客戶的影響。
行動計劃是你需要做的事情的列表，以實現一個目標。要使用它，只需按照列表中的順序執行每項任務。
有效時間管理的基本原則之一是要意識到所有需要完成的事情。儘管許多人都在頭腦中跟蹤著日常活動，但有效的時間管理者透過制定任務列表來促進計劃和生產力。如果你培養了定期列出任務的技能，你將從多個方面受益。
- 你不太可能忘記即使是最小的任務。
- 當你對需要完成的工作以及可用時間有了現實的瞭解時，你可能減少拖延。
- 在決定做什麼以及何時做時，你將擁有更大的靈活性，因為你決定哪些任務優先順序更高。
- 你將對即將到來的工作有短期和長期雙重視角。
第一步是寫下所有需要完成的相關任務。對於大多數人來說，這只是他們已經做的事情的延伸。幾乎每個人都使用某種日曆來記錄截止日期和約會。關鍵的區別在於你定期這樣做——通常每週一次效果很好——並且將你所有的學習任務都列在清單上，從日常工作到撰寫報告或重大專案，所有事情都列在清單上。
第二步至關重要，但很少有人這樣做。對於清單上的每項任務，估計完成它需要你多長時間。一開始你可能會發現這很困難，你的猜測可能大相徑庭。然而，隨著練習，你的準確性會迅速提高。跨越數週的重大任務可能會帶來問題，但透過將工作分解成步驟，估計變得容易得多。例如，一份報告可以分解如下。
- 進行文獻檢索，確保主題有足夠的資訊。
- 確定主題並進行研究。
- 整理和分類研究材料，並建立提綱。
- 撰寫初稿。
- 獲得對初稿的反饋並進行修改。
- 編輯、潤色並列印好的副本。
- 進行參考文獻和腳註。
估計每一步需要多長時間，然後將估計值相加。接下來，在總計中增加一個安全裕度。這個“紅色區域”允許在數週的時間內發生所有可能發生的意外事件——從你生病到找不到你需要的資料，所有事情都可能發生。通常使用初始估計值的 50% 以上，但你的經驗越多，所需的安全性就越低。
將新的總數除以你需要完成任務的週數。例如：估計工作時間：10 小時 x 1.5（安全區域）= 15，15 小時除以 5 周完成作業 = 每週 3 小時。
然後，你將在接下來的五週中，將這個任務的 3 小時放在你的任務列表上。如果你需要在某個地方妥協幾個小時，如果截止日期足夠遠，作業時間通常是一個安全的選擇。
儘管一開始可能是胡亂猜測，但估計學習任務需要多長時間是獲得對實際需要完成多少工作的現實瞭解的少數方法之一。
下一步是確定優先順序——決定哪些任務最重要，並按優先順序排列編號。有時（特別是如果你一直在拖延），列表中會有比在一週內能完成的更多專案。如果時間緊迫，你可以委派某些任務或推遲低優先順序專案。確定優先順序迫使你權衡任務列表中每個專案的 اهمیت，並做出明智的決定，關於何時做什麼。
任務列表是設定和計劃工作的絕佳方式。優先順序排序和時間估計有助於最大限度地發揮您的工作潛力。
甘特圖是分析和計劃複雜專案的有用工具。它們可以
- 幫助您規劃需要完成的任務
- 為您提供執行這些任務的時間安排依據
- 讓您規劃完成專案所需的資源分配，以及
- 幫助您找出專案的關鍵路徑，您必須在特定日期之前完成該路徑。
當專案正在進行時，甘特圖可以幫助您監控專案是否按計劃進行。如果專案沒有按計劃進行，它可以幫助您確定將專案恢復到正常進度所需的補救措施。
專案規劃背後的一個基本概念是，某些活動依賴於其他活動的完成。舉個簡單的例子，在設計橋樑之前就開始建造橋樑並不是一個好主意！
這些依賴性活動需要按順序完成，每個階段在下一項活動開始之前都必須完成。我們可以將依賴性活動稱為“順序”或“線性”活動。
其他活動不依賴於任何其他任務的完成。這些活動可以在到達特定階段之前或之後隨時完成。這些是非依賴性或“並行”任務。
甘特圖對計劃和安排專案非常有用。它們可以幫助您評估專案需要多長時間，確定所需的資源，並規劃執行任務的順序。它們在管理任務之間的依賴關係方面非常有用。
以下是一些幫助您更有效地管理時間的技巧。
制定計劃
計劃是最重要的專案管理和時間管理技巧之一。計劃是準備一系列行動步驟來實現某個特定目標。如果您能有效地進行計劃，就可以減少實現目標所需的許多時間和精力。
有效地進行優先順序排序
優先順序排序能力是指您在每個時刻都能夠識別哪些任務更重要，並給予這些任務更多關注、精力和時間的能力。
消除拖延
克服拖延和懶惰的能力是學習的最重要的時間管理技巧之一。
控制進度過程是一個監控和控制過程，它會及時更新在制定進度過程中詳細說明的所有文件，並將工作績效資料轉換為工作績效資訊。在控制進度過程中，專案經理會確定專案的當前進度狀態，並對觀察到的和測量的偏差做出適當的響應。
專案經理會使用控制進度過程，直到所有專案活動都完成，即直到專案生命週期的結束[2]。
- ↑ 《專案管理知識體系指南》（第三版），第 141 頁，專案管理協會，2004 年
- ↑ PMP 認證考試準備 — 專案時間管理