發展合作手冊/專案設計與執行/專案執行與控制/問題管理
問題通常是指專案團隊成員（包括專案經理和受益人）提出的疑問、建議或問題。它們不同於變更，因為它們通常不會對專案範圍或時間表產生直接影響。然而，如果問題得不到解決，它們很可能會影響專案時間表或預算，從而導致需要進行變更控制。因此，建立問題升級和管理流程並執行該流程在變更控制程式變得必要之前至關重要。
問題管理涉及記錄、報告、升級、跟蹤和解決專案進展過程中出現的問題。
專案管理的基本原則是：
- 專案經理及其團隊可以自主解決所有不需要修改已商定的專案計劃文件（以及已獲得專案經理和其他專案計劃決策者正式同意修改）的問題。
- 專案經理需要記錄並報告所有對專案範圍或方法有影響、導致已商定預算或時間表增加的問題（使用專案問題日誌模板）。這些問題將需要執行變更管理程式，最終將導致正式同意
- 專案範圍變更，
- 專案時間表變更
- 專案預算中確定的成本變更。
由於這些決定將由專案團隊外部的人員做出，因此對問題的正確報告和記錄至關重要。
即使問題管理不需要修改專案文件，跟蹤和記錄它們始終是個好主意，並將為專案報告提供堅實的基礎。因此，以下是一般的建議：在管理問題時，記錄所有發生的事情（是的，所有事情），包括問題是如何解決的。務必記錄發生了什麼、何時發生以及誰參與其中。不要省略細節。保留問題“日記”。當問題解決後，不要從問題日誌中刪除它們——相反，將已解決問題的“日記”儲存在單獨的檔案或資料夾或日誌部分中。這份“日記”將確保你覆蓋所有方面，其中包含的資訊可能對你或其他專案經理在將來解決類似問題時成為寶貴的經驗教訓！
在專案計劃文件的方法部分，可以有一部分專門處理問題管理流程。如果沒有，最好在專案執行的早期階段就達成這一程式。當問題發生時，已經建立了如何應對問題的既定模式和協議。問題管理流程涉及以下方面：
- 如何捕獲和跟蹤問題
- 如何對問題進行優先順序排序
- 如何以及何時升級問題以尋求解決
任何以任何方式參與專案的人都可以也應該向專案經理彙報問題。專案經理和專案經理有責任營造一種環境，讓溝通問題不僅是可以接受的，而且是強烈鼓勵的。個人應該對組織承擔起表達他們關切的責任。如果個人害怕溝通問題，對專案產生的影響可能是毀滅性的。（見溝通氛圍。本手冊的基本假設是，只有那些進行專案化並賦予員工權力的組織才能創造出一種溝通氛圍，從而使他們能夠以戰略性、協作性和成本效益高的方式工作，並具有創新性和責任感。）
最適合確定問題是否已經解決的人通常是最初指出問題的人，然後幫助想出解決方案的人。 建議：專案經理應該謹慎對待“槍殺信使”來應對所溝通的問題。這會向專案團隊傳遞錯誤的資訊。無論訊息或問題多麼令人沮喪，專案經理都應該感謝提出問題的人，並徵求他們和其他團隊成員的意見，以減輕問題的影響。
見實施質量保證和質量控制流程專案經理負責在問題出現時立即捕獲和跟蹤問題，使用專案狀態報告中的問題日誌部分。（選擇以下模板之一）每個問題，無論是技術問題還是業務問題，都應記錄在報告中。
以下是一些專案問題的示例
- 專案卡車因事故需要大修，將無法使用 3 個月
- 主要專案專家正在接受另一份工作
- 專案團隊成員的開始日期可能比預期早（或晚）
- 批准或拒絕變更請求或交付物的流程存在延遲
- 預計該地區將出現惡劣天氣
- 某一特定利益相關者群體正在向當地政府施壓，反對專案的實施。
在記錄了新問題的描述後，專案經理將評估該問題可能對專案產生的潛在影響。根據潛在影響，專案經理相對於所有其他未解決的問題對該問題進行優先順序排序。問題管理的目標是完全和及時地解決所有問題，但實際上，應該優先解決優先順序最高的問題。
問題日誌還應包括記錄問題的時間、預期的關閉時間以及負責解決或確保解決問題的個人姓名。關閉時間必須是具體日期。
責任方必須是具體個人，而不是職能部門（即，問題不應分配給“後勤部門”或“指導委員會”）。
在問題保持未解決的情況下，其持續影響和行動計劃的進度應在每次狀態會議上討論。如果無法獲得完成行動專案所需的資源或材料，或者如果對問題日誌中的任何要素存在分歧，專案經理應採取事先定義的升級程式。
未解決的問題是導致專案失敗的主要原因之一，專案經理必須不懈地追求問題的解決。隨著問題解決取得進展，專案經理應更新問題日誌以反映所發生的情況。當問題解決後，應將其移至問題日誌的另一部分。除了描述問題是如何解決的之外，專案經理還應記錄誰解決了問題以及關閉時間。
問題管理應與專案績效報告相結合，即專案溝通管理最重要的特徵
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