ETD 指南/大學/研究生院和研究生課程的作用
本節探討了論文和學位論文的電子出版如何提高研究生教育。討論的主題包括：改進對電子出版技術的瞭解，更多地獲取學術資訊，更廣泛地傳播作者的作品，以及學生和教師的擔憂。
研究生院將學生提交的論文和學位論文允許或甚至要求以電子或數字文件 (ETD) 形式提交，這在將受到此數字化重要文件倡議影響的學生和教職工中引起了很多激動，包括積極的和消極的。隨著人們對 ETD 流程的瞭解越來越多，以及在建立和存檔 ETD 方面積累了更多經驗，這些積極和消極的觀點無疑會得到緩和。在 ETD 流程發展的這一階段，我認為，對於這種表達碩士和博士研究成果的新方式，保持開放的心態的重要性在讓-克勞德·格多恩 (Jean-Claude Guédon) 在其著作《電子出版物》(1998 年) 中的以下陳述中得到了很好的體現
當印刷出現時，大學沒有意識到它的重要性，幾乎將自己邊緣化到遺忘的邊緣。隨著一個新的重大轉變向我們襲來，這種良性忽視是絕對行不通的。然而，大學在應對日益數字化和聯網的世界時面臨的挑戰是巨大的。大學需要一個願景，讓他們能夠以新的形式表達他們最寶貴的價值觀，而不是以犧牲他們最基本價值觀為代價來保護他們目前的形態。
目前在世界各地的大學中正在進行的 ETD 倡議旨在對我們目前關於什麼是論文或學位論文的觀念進行根本性改變。在美國，自 120 多年前第一批研究型大學的學生開始提交紙質論文和學位論文以來，這一概念並沒有發生顯著變化。透過從紙質研究成果展示轉變為數字展示，我們為 ETD 作者提供了一系列強大的展示和分發工具。這些工具使作者能夠以過去從未有過的方式和訪問級別向碩士和博士委員會、其他學者以及全世界展示他們的研究成果。
我認為，研究生院和教師為了維護質量，經常以強制學生遵守他們必須遵守的模式的方式抑制了研究生的創造力。這在論文或學位論文中最為明顯，因為格式限制比比皆是。一些研究生院有專門的紙張，上面印有頁邊距，所有書面材料都必須包含在這些頁邊距內。一些研究生院仍然閱讀並編輯每篇論文或學位論文的全部文字。許多學校都有論文或學位論文編輯，他們以使用精密的尺子和其它編輯工具來執行研究生院格式而聞名。
我認為，學生必須提交一份高質量的文件，該文件必須清晰易讀，並以清晰、資訊豐富的形式向其他學者傳達研究或學術成果。但是，如果該文件符合上述標準，則不需要嚴格限制在特定格式內。為了建立高質量的 ETD，學生必須具有資訊素養。也就是說，他們至少必須具備一定水平的辦公軟體知識，以便他們能夠建立一個文件，如果將其打印出來，將產生一份高質量的紙質文件。因此，這種格式正確的數字文件成為作者的主要創作，而不是紙質文件。在為弗吉尼亞理工大學學生舉辦的培訓研討會上，其中許多是年長的非傳統學生，我們發現，缺乏辦公軟體技能是他們無法制作高質量“普通”ETD 的最大障礙——也就是說，ETD 看起來像紙質 ETD，但提交的是數字文件。
截至 1999 年初，弗吉尼亞理工大學 1500 篇 ETD 中約有 80% 是普通 ETD。因此，我們在學生 ETD 研討會上重點強調了這些技能的開發，這些技能的數量不到十個，可以在一小時內教授。一旦學生掌握了製作 ETD 的基本技能，如果他們願意，就可以繼續學習更高階的主題，以製作視覺和音訊增強的 ETD。高階主題包括橫向頁面；多媒體物件，例如圖表、圖片、聲音、電影、模擬；以及閱讀輔助工具，例如內部和外部連結、縮圖頁面和文字註釋。學生不需要使用這些增強工具，但是透過讓他們使用這些工具，我們為學生提供了更多機會，讓他們能夠更清晰地表達碩士或博士研究成果。
為了維護質量，學生的論文或學位論文委員會必須積極參與評審過程，並準備對材料是否適合包含在 ETD 中做出判斷。由此產生的“巧克力波紋”或在某些情況下“夏威夷果仁巧克力醬”ETD 是未來將變得普遍的新型論文和學位論文的先驅。
無論明天的研究生在大學環境內還是大學環境外工作，數字資訊的普遍存在和使用肯定會成為他們未來職業生涯的重要組成部分。因此，努力提高資訊素養肯定會讓研究生在使用這些技能製作論文或學位論文後很久都受益。
傳統的觀點是，博士學位論文，尤其是碩士論文，為學生提供了一個一次性機會，讓他們能夠深入研究某個研究或學術領域，並就該主題進行長篇寫作，不受書籍和期刊編輯對長度的限制。這些著作可能包含廣泛的文獻綜述和冗長的參考文獻。它們也可能包含初步研究的結果或對未來研究方向的討論，這些資訊對後續的研究人員和學者來說非常寶貴。主要是因為對期刊文章長度的限制，這些資訊只存在於論文和學位論文中。我認為這種觀點是正確的，應該在數字論文或學位論文中予以保留。
學生和教師對論文和學位論文價值觀的看法差異很大。由於上述原因，有些人高度重視它們。其他人，尤其是某些教職工，將它們視為研究生院的要求，這些要求價值不大。這些人認為，期刊發表是研究生研究的主要成果。我並不否認同行評審過程對期刊文章和書籍的附加價值，但我堅信，只要學者或研究人員使用 ETD 作為資訊來源，並認識到論文和學位論文的本質，這些文件就是寶貴的資訊來源。
事實上，這些資訊來源一直被嚴重低估，因為難以透過大學圖書館或像大學縮微膠片公司這樣的組織獲得廣泛可用的免費訪問。如果存在一個全面的全球聯網的數字圖書館，其中包含論文和學位論文，我相信這些資訊來源的影響力和利用率將隨著訪問量的增加而上升。這一觀點得到了弗吉尼亞理工大學 ETD 專案經驗的支援。弗吉尼亞理工大學圖書館在 1996 年進行的研究表明，平均而言，一篇論文在進入圖書館的頭四年內每年被借閱約兩次，而一篇學位論文則被借閱約三次。這些使用統計資料不包括學生所在系儲存的副本的使用情況，也不包括大學縮微膠片公司館藏中學位論文的使用情況。即便如此，我們數字圖書館中 1500 篇 ETD 的使用率也遠遠超過紙質文獻的使用率。
使用量的增長一直穩定且顯著。在 1998 年的日曆年，VT 圖書館中 1500 篇 ETD 的 PDF 檔案下載量超過 350,000 次。這相當於每篇 ETD 被下載 200 次以上。對 ETD 的興趣分佈同樣引人注目。大多數興趣來自美國，1998 年的查詢來自以下域名：.edu 250,000 次，.com 88,000 次，.net 27,000 次，.gov 6,800 次，.mil 3400 次。查詢還來自世界各地的國家，包括來自英國的 8,100 次，澳大利亞的 4,200 次，德國的 7,300 次，加拿大的 3,900 次，以及韓國的 2,200 次。訪問次數最多的 ETD 被訪問了數萬次，其中許多被訪問了超過一千次。要了解更多關於訪問次數的資訊，請訪問 http://scholar.lib.vt.edu/theses/data/somefacts.html
弗吉尼亞理工大學 ETD 專案啟動之初，一些學生和教職工表達了極大的擔憂，擔心出版商不會接受來自 ETD 的衍生手稿或書籍手稿。對於一些出版商來說，這種擔憂是合理的，ETD 專案已經為學生和導師制定了一個系統，允許他們在期刊文章發表之前限制對 ETD 的訪問。這個系統似乎讓教職工、學生和出版商都滿意。與我們討論過此事的大多數出版商通常不會對 ETD 在期刊文章發表後釋出表示擔憂。一個例外可能是出版從 ETD 衍生書籍的小型學術出版社。這些出版社認為，書籍在出版後的幾年內仍然有銷售壽命。在這種情況下，可能需要將限制訪問的期限延長到書籍出版日期之後。
然而，從長遠來看，重要的是研究人員和學者要透過更多地瞭解他們作為原創作者和作品版權所有者的權利，來重新獲得對他們作品的控制權。這需要大學開展積極的專案，教育其教職工和學生了解版權。出版商也需要接受教育，減少對 ETD 影響其期刊市場營銷能力的擔憂。這可以透過研究人員和學者教育其專業期刊的出版商來實現。他們需要幫助說服期刊編輯，ETD 通常與從 ETD 衍生的期刊文章不同，兩者之間存在重大區別，因為它們沒有經過同行評審的認可印章。因此，它們不應被視為對期刊新聞價值或銷售潛力的威脅。有趣的是，弗吉尼亞理工大學對已經發布了其 ETD 的學生的調查顯示，20 名學生已經從 ETD 中發表了衍生手稿，沒有任何出版商反對接受這些手稿。
同樣值得注意的是，美國物理學會有一種做法是分享正在進行同行評審的手稿預印本的電子副本 (http://xxx.lanl.gov/)。那些成功透過同行評審的手稿將在學會的期刊上發表。這種做法本質上與上面提出的 ETD 做法相同。
剽竊風險是學生和教職工擔憂的下一個問題。我們還沒有足夠的 ETD 經驗來權威地談論這個問題。然而，如果仔細思考一下，似乎暴露剽竊的風險會阻止這種行為。大多數研究人員和學者仍然在工作領域中，只有少數人對他們的工作有詳細的瞭解。因此，由於領域規模有限，以及在電子文件中很容易發現剽竊的段落，因此被發現的風險將使大範圍的剽竊行為不太可能。
對我來說，更令人不安的是研究人員和學者的一個密切相關的擔憂，即其他研究人員和學者透過閱讀學生的 ETD，會在爭取資助和合同的競爭中獲得優勢。美國大學的大多數研究都是為了支援國家福祉而進行的，並且直接或間接地由公共稅款資助。有一種觀點認為，出於上述原因，研究和學術成果不應該與其他研究人員和學者分享，這是錯誤的。然而，在當今財政緊張的研究型大學中，這種擔憂是可以理解的，因為年輕教職工之間爭奪晉升和終身教職的競爭非常激烈。同樣，教職工被鼓勵開發智慧財產權，大學聲稱擁有智慧財產權的一部分。我不確定我們是否已經走得太遠，但我擔心我們作為學者將自己的工作告知其他學者的義務正在受到損害。這種妥協的結果是，學者透過知識共享來推進知識的目標也可能被減緩。
與研究生院院長、圖書館以及從事數字圖書館研究的教職工 Ed Fox 關於 ETD 的討論始於 1991 年。當時我們正在探索可選提交的可能性。不久之後，用於建立和編輯行動式文件格式 (PDF) 檔案的 Adobe Acrobat® 軟體上市。這種軟體第一次提供了一個易於使用的工具，允許在不同的計算機作業系統和平臺之間移動文件，同時保留原始文件格式。這是在保持原始作者格式風格的同時，增加全球資訊訪問量的一大進步。在此期間，我們開始了一項試點研究，以確定 Acrobat® 是否滿足我們的需求。我們很快確定，它是在當時最適合我們需求的產品。在我看來，這一結論至今依然成立。
我們繼續與研究生院和圖書館進行討論，並在 1995 年秋季得出結論，我們將尋求將 ETD 提交納入研究生院的要求。我們將提議提交給研究生院研究和政策委員會進行討論。學位標準小組委員會在內部討論了該提議，然後與 ETD 團隊成員、來自計算機科學系的 Ed Fox、來自圖書館的 Gail McMillan 以及來自研究生院的 John Eaton 進行了討論。在這些討論中，表達的擔憂涉及歸檔和儲存、對學生的負擔以及對教職工和系的負擔。在充分討論後，小組委員會建議批准該提議。委員會討論並批准了該提議，但附加了以下條款。
- 對學生進行培訓，教他們如何製作 ETD。
- 在校園計算機實驗室為學生提供必要的軟體 (Adobe Acrobat®)。
- 此過程不給教職工帶來負擔。
- 成立一個教職工/研究生顧問委員會，就 ETD 專案向研究生院研究和政策委員會提供建議。
在這些條款達成一致後，委員會批准了一年的自願提交期，用於開始學生 ETD 研討會，告知大學社群，以及發展將 ETD 納入要求所需的必要基礎設施，在此之後，ETD 將於 1997 年春季學期成為要求。在整個自願過程中，一切都很順利。研討會已經開始，軟體已經安裝在校園計算機實驗室，我們也訪問了各個系，在校園報紙上發表了文章，併成立了諮詢委員會。
1997 年春季學期後期，在強制要求開始後，一小部分但聲音響亮的教職工，主要來自生命科學和化學領域，表達了對在全球範圍內提供 ETD 將會影響衍生手稿出版的嚴重擔憂。雖然我們有在手稿發表之前暫時不釋出 ETD 的規定，但六個月的期限被認為太短。ETD 團隊透過為學生和導師提供更多控制 ETD 訪問許可權的 ETD 批准表格來應對這一擔憂，該表格可以在 http://etd.vt.edu/ 找到。對 ETD 批准表格所做的修改似乎已經打消了教職工對出版的擔憂，從那時起，ETD 專案在弗吉尼亞理工大學執行得非常順利，現在正迅速成為研究生教育不可分割的一部分。
ETD 專案為改變全球研究型大學中學生研究成果和學術成果的表達方式和訪問方式提供了機會。這些工具也可以輕鬆地擴充套件到表達和訪問教職工進行的研究成果。作為學者，我們不應該錯過這個機會。正如讓-克洛德·格多恩所說，“善意忽視是行不通的”。
下一節：圖書館和檔案館的作用