介紹 — 準備 — 會議 — 後續 — 其他資源 — 討論

議程

一份好的議程反映了會議的功能，因為許多這些功能對於任何長期在一起的群體來說都是一樣的，議程的大部分內容可能由常設專案組成。一個例子可以說明這一點，許多歐洲公司都有一個員工委員會，員工代表透過該委員會向公司管理層提供建議。他們的議程可能看起來像這樣

貴公司員工委員會議程

日期：2004年10月16日

時間：11:15

地點：貴公司總部，會議室1

開場白和議程
上次會議紀要
待處理事項
來函
發函
公司汽車私用新稅收規則的實施
- 背景：參見 IN2004-078，財政部，2004年稅收指南
- 提案：參見附件：P2004-10: “我們汽車上的廣告讓貴公司保持運轉”。
  我們財務委員會主席將介紹提案。
與員工的溝通
- 背景：透過多種渠道，員工委員會收到來自員工的投訴，認為他們沒有獲得足夠的員工委員會事項資訊。
  提案：主席和兩位成員（誰？）將為我們的公司雜誌貢獻一頁，並在員工委員會網站上新增一個新聞部分。
委員會更新
1. 社會政策委員會
  1. 新的兒童保育提供者
  2. 新年派對
2. 工作條件委員會
  1. 2005年安全清單
與管理層的準備會議
- 背景：管理層建議議程事項，參見 IN2004-201。
圓桌討論
閉幕

為什麼這個議程是這樣？順序是合理的，正如我們希望展示的那樣。

日期、時間、地點

嗯，我們應該解釋一下嗎？我們認為您希望參與者參加會議。因此，我們建議在議程中新增這些專案。只有在發現計劃時間有重要事項（節日、體育比賽等）會阻止大多數參與者參加會議時，才更改日期或時間。當然，如果您能夠提前檢查這些障礙，那就更好了。

開場白和議程

開場白，這通常只是對所有參與者的歡迎。如果有新參與者或這是第一次會議，可以在這裡介紹這些新參與者。然而，開場白可以成為新增一小段與身份相關的元素的地方。在員工委員會的情況下，這並不適用，但詩歌協會的董事會可以在每次會議開始時朗讀一首詩。

議程，在會議之前將其做好，作為一個議程事項，它作為最後的手段來進行更改。雖然可能存在新增或刪除議程事項的理由，但對議程的更改應該是一個例外，而不是規則。要在會議期間新增議程事項，它應該非常緊急，因為大多數參與者沒有機會了解情況，因此將無法參與討論並作出判斷。如果需要新增議程事項，它可能應該與休息時間結合在一起，讓參與者能夠做好準備。在會議期間刪除議程事項可能是一個選擇，如果更改消除了討論的必要性，或者有理由認為沒有時間處理它。即使在會議之前對現有議程進行更改也應該被阻止，因為即使透過郵件或電子郵件傳送給參與者，這些更改也常常無法到達他們，因為他們已經養成了在特定時間閱讀郵件的習慣，或者僅僅因為他們訪問郵件的機會有限。

上次會議紀要

這是一個糾正上次會議紀要中事實性錯誤的機會。不是重新開始討論的機會。如今，處理紀要的最佳方法可能是更直接：紀要記錄者可以在會議結束後儘快將紀要傳送給參與者，並讓參與者指出事實性錯誤。之後，可以將更正後的紀要與議程一起傳送。

待處理事項

一份待辦事項清單，清單至少應說明：什麼、何時和誰。這是表明哪些事項可以關閉並考慮是否應將一項任務從一個參與者轉移到另一個參與者的時刻。對於此議程，我們假設它是作為附件提供的，但如果清單很短，則可以簡單地將其包含在內。這份清單是為了防止會議變成茶話會，即一群人談論工作卻從未完成。因為這份清單顯示了哪些參與者正在完成工作，所以它也是讓每個人公平分擔工作的一個有用工具。

來函

一份來函清單，它旨在告知所有參與者，如果他們有興趣，他們可以訪問郵件檔案檢視郵件。清單至少應包括收到日期、發件人以及內容的簡短描述。在制定議程的人員應在制定議程之前檢視郵件，以確定會議中是否需要解決任何問題。由於制定議程的人員必須檢視郵件並將會議材料傳送給參與者，因此處理信函的責任通常也落到他們的肩上。

發函

一份發函清單。參與者應該被告知以他們名義傳送的郵件。清單至少應包括髮送時間、收件人以及簡短的描述。同樣，此清單中的每一項都應該在郵件檔案中提供副本。如果它包含有用的資訊，可以將重要信件的副本傳送給所有與內容相關的參與者。

可變議程事項

在這個議程中，有三個這樣的事項。這些通常被認為是會議的主要部分。如果大部分時間花在其他議程事項上，那麼議程可能不是最佳的，或者主席沒有能力正確領導會議，或者參與者沒有足夠的紀律來遵循主席的指示。

由於委員會的更新很可能對與管理層的會議很重要，因此在討論與管理層的會議之前進行委員會更新。但是，通常情況下，人們會將非標準議程事項放在一起。

關於這些議程事項，需要注意哪些重要事項。首先，它們指明瞭您可以找到新的相關資訊的地方，或者它們提供了簡短的描述。其次，它們指明瞭解決問題的方向。

相關資訊可以來自各種來源。例如，議程專案“公司汽車私人使用的新稅收規則”，這封來自財政部的 IN2004-78 號郵件（可以在檔案中找到此編號）包含有關稅收規則的更新。理想情況下，財務委員會會在管理層意識到問題的同時注意到問題，議程上的提案是管理層和財務委員會合作的結果。然而，在實踐中，可能存在一些好或壞的原因導致無法與外部人士合作，因此你小組提出的提案需要與對方協商。會議中透過的提案仍然需要協商，可能還會包含協商策略的建議。對於議程專案“與員工溝通”，這只是一個備註，總結了過去幾個月員工透過電子郵件、郵件或對話傳達給工會的資訊。對於議程專案“與管理層的準備會議”，這是管理層發出的會議議程提案。如果管理層認為新稅收規則是員工的問題，他們不會將其列入議程，而是將其留給員工的警覺性。相反，如果他們已經與財務委員會達成初步協議，他們可能希望將其列入議程，以便能夠獲得確定性並計劃相關工作。這是一個關於議程的重要點：通常，遺漏的議程專案可以傳達很多關於議程制定者目標的資訊。

提案在風格和細節上也存在很大差異。對於稅收法規的改變，這是一個完整的文件，財務委員會主席也會進一步解釋。對於溝通問題，它非常簡單和具體，主要問題是找到願意且能夠在參與者中完成這項任務的人。對於與管理層的會議議程，有管理層的提案，但沒有內部提案。目前還沒有內部提案有兩個很好的理由：第一，管理層的提案可能包含工會提出的多數議程專案，因此修改它就相當於修訂它；第二，可能只有在處理完之前的議程專案後，才能明確需要新增哪些議程專案。接受對方提出的議程專案，然後只新增新的議程專案是一個普遍的禮貌規則。如果這會導致時間或其他問題，建議請主席或其他可以代表整個小組行動的參與者與另一小組（在本例中為管理層）的主席聯絡，討論議程。

委員會

委員會是組織工作的重要工具，我們將會回到這個話題。會議通常不是做真正工作的合適場所，這就是工作有時會委託給委員會的原因。許多組織（例如我們示例中的工會）通常設有常設委員會，因為它們是常設的，所以它們很大程度上獨立運作，但需要能夠報告它們的工作。由於最終的責任仍然在於會議參與者，因此他們需要能夠判斷委員會的工作，有時甚至需要確認決定或在提出的方案之間做出決定。

圓桌討論

讓所有參與者有機會簡要地與所有其他參與者分享事實資訊。這不是討論的地方！

閉幕

通常由主席簡單地致謝並宣佈下次再見，但請參閱關於開場白中提到的評論。這也是感謝離場的參與者並贈送鮮花的合適場所。

參與者

誰應該被邀請參加會議？

1. 任何依法有權參加會議的人。

應該及時通知這些人會議的時間和議程。如果有很多有權參加會議的人，但實際上他們很少參加，那麼這些資訊就足夠了。你需要提供一個他們可以獲取相關資訊的場所。如果出現這種情況，那麼制定一個嚴格的規則來宣佈會議的時間和地點是一個好習慣，尤其是在你不知道這些人是誰的情況下。如果這個小組很小，而且實際上每個人都經常出席，那麼向所有可能的參與者傳送準備材料會更容易。

2. 任何依法要求或至少期望參加會議的人。

這些人都會收到議程和相關背景資料和提案。需要注意的是，通常情況下，大多數收發郵件與會議無關！

3. 需要向會議提供資訊的個人。

上面的工會會議提到了委員會更新，如果最適合提供更新的委員會成員不是會議的常設參與者，那麼可以邀請這位專家委員會成員參加委員會更新。如果其他議程專案不涉及機密資訊，或者更確切地說，會議是公開的，那麼可以允許這位客人參加整個會議。如果存在客人不希望參加的議程專案，並且會議不是公開的，那麼可以簡單地邀請客人參加他提供資訊的議程專案。在工會會議的情況下，可以設想（儘管在委員會中發生的可能性更大），人事官員會來解釋某個規定。人事官員的作用是支援管理層，因此不希望在人事官員在場的情況下討論談判策略。另一個解釋這種情況的例子：如果你的社會與地方政府就為你的社會大樓新增廚房的許可證發生了衝突，但你找到了一個願意向你解釋新補貼規定的公務員，那麼最好不要在他面前討論廚房問題。即使你知道這個公務員可以信賴，最好也不要讓他陷入忠誠的衝突。

誰不應該被邀請？

1. 與你的組織或小組有衝突的個人。

你自己的小組的會議不是解決與個人（無論是外部的還是內部的）的衝突的地方。最好與少數人（一到兩人，絕不超過三人）一起與這些人交談，兩人是最合適的。

2. 談判對手。

這幾乎是顯而易見的。但是，請注意應該邀請的第三類人。現實很少是黑白分明的，你在某些主題上可能會進行艱難的談判，但在其他主題上可能會與同一個外部群體進行和平的合作。這導致了關於談判對手的另一個重要觀點，即不要破壞與另一群體中的人的個人關係，因此儘量將衝突保持在純粹的商業範疇內。

邀請

為了讓參與者參加會議，需要邀請他們，或者如果在之前的會議或電話中約定了時間，他們仍然需要收到議程和補充檔案。

對於小型或明確定義的群體，應至少在會議前一週將邀請、議程和其他所有檔案傳送給所有參與者。如果群體非常小，會議在固定時間舉行，並且參與者同意，可以縮短這段時間，但在所有其他情況下，一週是絕對的最低時間。當然，如果會議每週都舉行，那麼別無選擇，只能在較短的通知時間內傳送議程和檔案。

對於大型或未明確定義的群體，其他方法適用，可以透過地方報紙、街道上的海報或公寓樓的公告來聯絡他們。對於這些群體，你應該考慮一種創造性的方法來聯絡他們，但始終保持禮貌。如果你不知道到底誰會參加，你需要儘早開始釋出公告。

不要忘記邀請客人參加，並告訴他們在什麼時間和地點加入會議。