會議基礎/會議
所以會議來了。你要做什麼？這裡就是了
會議中，兩位參與者扮演特殊角色，主席和秘書。其他參與者在會議期間可能很重要，但這兩個角色在許多不同型別的會議中都是一致的。這兩個角色共同構成了會議的動力。
主席負責會議的有序進行，確保程式得到遵循，並且每個參與者都有機會發揮自己的作用。在涉及多方討論的會議中，這個人通常是討論的協調者，而不是一方或另一方的有力支持者。
秘書是支援主席的人，也負責做會議記錄。這個人通常負責準備和傳送議程，但在一些組織中，這可能是主席的職責。
參加小組會議的重要部分是所有討論要點和意見都能被聽到。主席的職責是確保沒有人比其他人更大聲說話，並且沒有人不被聽到。作為會議協調者，主席的權威必須得到所有參與者的尊重，否則輸入可能會失衡。
重要的是，所有參與者都要遵守會議開始時達成的準則。如果主席注意到一個人沒有輪到自己說話，或者說話比其他人更強硬，主席有權也有責任指示說話過多的人保持安靜，直到聽到不同的觀點。
確保所有參與者都能跟上會議流程的一種方法是在會議過程中徵求反饋。雖然並不總是實用地不斷徵求反饋，但適當的提問時間是在一個議程專案的結束即將到來時，或者一個新議程專案的開始即將開始時。在這些時間點而不是在會議結束時徵求反饋，可以讓主題保持新鮮，讓所有參與者都能記住。
在介紹議程專案時，最瞭解該專案的人應該有機會在不被打斷的情況下進行總結。問題和評論應該留到演示者完全概述了主題之後。這使得所有參與者都能對議程專案有相同的基本理解，從而使討論富有成效和資訊量大。
下面提供了幾種分配發言時間的方法。
主席可以使用幾種方法來分配發言時間。有些方法對不同型別的人更有效，沒有一種萬能的方法可以確保每次會議都順利進行。
參與會議的人越多，就越需要確保每個人都得到相同的尊重和發言機會。在另一個人說話的時候打斷，會適得其反，並且會使會議時間超出預期的限制。主席有責任確保不允許打斷。
在這種分配發言時間的方法中，當前議程專案的協調者（通常是主席，但有時是其他參與者）會完整地介紹議程專案以及任何額外的細節。協調者完成相關資訊的介紹後，問題和反饋會按順序開啟（例如，從主席順時針方向）。在雙向討論開始之前，每個人都有機會在不被打斷的情況下發言。
這種方法很耗時，但它讓每個人都有機會發言。
主席可以使用其他方法。
有時，準備好的議程不會涵蓋所有需要討論的主題。在這種情況下，在適當的暫停時間，參與者可能會建議在會議結束時新增一個新的議程專案。這可能屬於會議結束時的“其他事項”或“討論”的綜合議程專案。通常不適合在規定的時間之前討論該專案，所以即使它是一個熱門話題，討論也應該推遲到規定的時間。
當新的議程專案在會議中得到時間時，請求將該專案新增到議程的人應該得到一個時間來談論該主題，然後才能結束討論。如果會議時間過長，通常適合將這些臨時議程專案設定到未來會議的“先前事項”議程專案中。
關於溝通的引言：（由 Vividh jcimargao@sify.com 貢獻）
- "保持沉默，讓人以為你是個傻瓜，比張嘴說話，消除所有疑慮要好。"
- "我們有兩耳一嘴，以便我們多聽少說。"
- "學會傾聽，傾聽以學習。"。
會議記錄是會議中發生事件的書面記錄。會議記錄可以分為兩種型別：*決議記錄*，只記錄會議中做出的決議；或*討論記錄*，記錄導致決策的整個討論過程。討論記錄有助於我們瞭解特定決議/決策背後的推理，而決議記錄可以幫助啟動某個決策的人員保持幕後。如果會議沒有得到妥善的進行，我們可能會說“會議是記錄分鐘但浪費時間的地方”！