專業和技術寫作/設計/文件組織/組織模式

組織模式

有七種不同的模式通常用於組織文件：正式分類、非正式分類、比較、劃分、分段、因果關係和問題/解決方案。使用哪種組織模式取決於正在編寫的文件型別；但是，有效組織的目標是使文件更易於使用，並且通常在單個文件中使用多種組織模式。

正式分類

正式分類就是根據事實的共同屬性將它們歸類在一起。每組通常被細分為子組，使事實能夠被精確地分類。正式分類要求每個事實只能存在於一個分組中，並且每個分組必須遵循相同的原則。例如，要對三種動物進行分類，每種動物都應該只適合一組。老虎、狼和斑馬可以歸類為貓科動物、犬科動物和馬科動物。每個分組都遵循相同的原則，即根據動物的生物學家族對其進行分組。錯誤的分類將是貓科動物、犬科動物和哺乳動物，因為貓科動物和犬科動物是生物學家族，而哺乳動物指的是生物學類別。此外，每個物種都可以被細分為亞組和類別，例如在牛中，赫裡福德和牛是牛，但一種是肉牛，另一種是乳牛。

非正式分類

當您需要組織大量專案的相關資訊，但發現無法或不願根據正式分類所需的客觀特徵型別對其進行分類時，非正式分類可以幫助您建立以讀者為中心的溝通。

非正式分類與正式分類不同，因為分組不需要遵循一致的分類原則；但是，與正式分類一樣，每個事實仍然應該只適合一個分組。例如，老虎、狼和斑馬可以分類為犬科動物和非洲哺乳動物。分組不遵循一致的原則，但每種動物只能被歸類為一個類別。非正式分類是一種有效的組織模式，如果使用得當，對讀者來說非常有用。

比較

比較用於商業文件，以幫助讀者做出決定並幫助讀者理解研究結果。兩種替代方案根據相同的標準進行比較。例如，可以比較兩個建築工地，以決定在哪一個工地上建造倉庫。地點 A 和地點 B 都可以根據開發成本、道路通道、房產稅、到客戶的距離等進行比較。當讀者必須評估多個選項時，比較非常有用。

在某些方面，比較就像分類。您從關於要比較的事物的眾多事實開始，並將事實圍繞比較點進行分組，使您的讀者能夠了解事物之間的異同。在用於支援決策的比較中，比較點被稱為標準。在撰寫比較時，您可以選擇兩種組織模式中的一種。兩者都包含相同的內容，但以不同的方式排列內容。

例如，考慮蒂芙尼的情況。蒂芙尼的僱主已決定更換其用來衝壓大型卡車車身金屬零件的老化機器。蒂芙尼被分配調查公司正在考慮的兩臺機器。在積累了數百頁的資訊後，她現在必須決定如何組織她對公司高管的報告。為了組織她的比較，蒂芙尼可以選擇使用分隔模式或交替模式。

**分隔模式**
機器 A
成本
效率
施工時間
空氣汙染
等等
機器 B
成本
效率
施工時間
空氣汙染
等等

**交替模式**
成本
機器 A
機器 B
效率
機器 A
機器 B
施工時間
機器 A
機器 B
空氣汙染
機器 A
機器 B
等等
機器 A
機器 B

劃分

劃分是指描述一個物體。如果必須編寫關於腳踏車的文件，作者可能會將描述劃分為腳踏車的較小部分。作者可能會先描述制動系統，然後是齒輪系統，然後是車架、座椅和輪胎。透過將文件劃分為較小的部分，資訊更容易定位，文件對讀者來說也更有用。

描述物體的指南

選擇適合您的讀者和目的的分類原則。
一次只使用一個劃分基礎。
以讀者認為有用的方式排列描述的各個部分。
在描述每個部分時，提供讀者認為有用的細節。
如果圖形有助於您的讀者理解和使用您關於該物件的資訊，請包含圖形。

分段

分段類似於劃分，不同之處在於分段指的是描述一個過程。通常，當文件的目標是讓讀者執行該過程時，作者會使用分段。食譜通常是分段的。在描述如何製作蛋糕時，必須首先描述製作蛋糕的過程。然後，描述了製作糖霜的過程。之後，食譜可能會解釋如何給蛋糕上糖霜。透過將文件分段，食譜被細分為更小的、易於管理的步驟。這使得讀者更容易執行該過程。

對過程的一般描述解釋了事件隨時間的推移的關係。您在描述過程時可能有兩個目的

使您的讀者能夠執行該過程。例如，您可能正在編寫使您的讀者能夠分析活體組織樣品中的化學物質、製作光伏電池、申請貸款或執行計算機程式的說明。
使您的讀者能夠理解該過程。例如，您可能希望您的讀者理解以下內容
- 如何完成某件事。例如，煤炭是如何轉化為合成金剛石的。
- 某件事是如何工作的。例如，肺是如何為血液提供氧氣的。
- 某件事是如何發生的。例如，美國是如何發展最終將宇航員送上月球的空間專案的。

分段分類原則

為了確定在哪裡分割流程，您需要一個分類原則。常用的原則包括執行步驟的時間（第一天、第二天；春季、夏季、秋季）、步驟的目的（準備裝置、檢查結果）以及執行步驟使用的工具（例如，臺鋸、鑽床等等）。流程可以透過多種分類原則進行分割。選擇最能支援讀者目標的原則。

分割指南

選擇適合您的讀者和目的的分割原則。
使您的最小分組易於管理。
清楚地描述步驟和步驟組之間的關係。
為每個步驟提供足夠的細節以滿足讀者的需求。
如果圖形有助於讀者理解和使用您關於該流程的資訊，請包含圖形。

因果關係

按因果關係組織的文件有助於讀者理解一個事件是如何由另一個事件引起的。因果關係文件通常試圖說服讀者，因果關係確實存在。因果關係可能很難聯絡起來。必須仔細選擇關係的證據。如果使用得當，按因果關係組織的文件可以非常具有說服力，對讀者很有用。

在工作中，您很可能出於以下兩種截然不同的目的寫關於因果關係的文件。

幫助讀者理解因果關係。
說服讀者，某種因果關係確實存在。

為這兩個目的組織的策略略有不同。

問題和解決方案

問題及其解決方案將是您在工作中寫作中最常見的主題之一。您討論的問題可能源於對某些策略、產品、流程或政策的不滿。或者，它們也可能源於實現新目標的願望，例如提高效率，或利用新機會，例如在另一個國家開展業務的可能性。

按問題和解決方案組織的文件的目標是提出一項未來行動。與因果關係文件一樣，問題和解決方案文件也需要具有說服力。作者首先必須證明問題存在，然後證明提出的解決方案是解決問題的最佳方法。問題和解決方案文件在商業寫作中非常常見，通常以商業提案的形式出現。

說服讀者接受您提出的解決方案的指南

以使您的讀者感到重要的方式描述問題。
描述您的方法。
在描述您的方法時，解釋它將如何解決問題。向他們展示，考慮到他們的情況，您的方法是最佳選擇。
預測並回應異議。
指定好處。
承認您解決方案的弱點。無論您是否提出，您的受眾都會發現弱點。如果您承認您解決方案的弱點，然後展示如何克服它們，您的想法看起來更有說服力。
如果圖形有助於讀者理解和認可您提出的解決方案，請包含圖形。
避免聽起來具有對抗性。這會嚇跑您的讀者。您需要他們對您的想法持開放態度，而不是對他們的想法抱有防禦心理。
請記住，您無法始終說服所有讀者。有時，您必須接受他們承認您的建議。隨著時間的推移，他們可能還會改變主意。
直奔主題。商人不願浪費時間聽您拐彎抹角；直接給他們他們需要的東西。