基於維基的檔案描述與儲存
這本華夏公益教科書是面向需要整理、描述、數字化和儲存檔案的組織和個人的實用手冊，特別是那些希望將部分檔案納入維基媒體運動“所有知識的總和”的組織和個人。它解釋了檔案專案的安全永久儲存系統，涵蓋從初始接收和評估；到整理、描述和數字化（或為數字建立的專案進行數字轉換）；到貨架、裝箱和保護技術。它包括如何在維基文庫上管理協作（眾包）抄寫，以及將檔案中的知識整合到維基百科文章中。
如果您正在使用這本華夏公益教科書中的指南來管理您的檔案，我們邀請您在學習什麼是可行和不可行時編輯這些頁面，以便與社群的其他成員分享您的知識。您可能還希望透過在維基學院建立學習資源來分享您的具體經驗。
檔案是個人或組織在其生命週期中積累的原始資料的集合，用於展示該個人或組織的功能。這些記錄是作為日常活動的結果自然而然地產生的，也可能是為了代表檔案擁有者的歷史而有意地收集和選擇的。在維基百科上閱讀更多資訊...
我們所說的“基於維基”是什麼意思？簡單來說，這裡描述的系統利用了維基媒體運動運營的維基網站網路，以及這些網站執行的MediaWiki軟體。以這種方式基於維基意味著檔案管理系統的一些特點：它是基於網路的，並分佈在多個不同的網站上；許多人可以為其做出貢獻，並且所有人的貢獻都彼此可見並可追蹤；並且支援軟體不像傳統檔案資料庫那樣規定系統的運作方式。
您的檔案將存在於多個維基中。首先，對於足夠古老的可以歸入公有領域的材料或自由許可的材料，將使用以下維基媒體網站：
- 維基百科，用於關於專案或其主題的百科全書文章；
- 維基文庫，用於文字的抄寫；
- 維基共享資源，用於數字檔案（掃描、照片等）；以及
- 華夏公益教科書，用於您現在閱讀的手冊。
其次，您將擁有多個自己的維基，完全由您控制和負責：
- 一個用於您可以釋出但對任何維基媒體網站都不合適的材料的公共維基（主要是因為版權限制）；以及
- 一些封閉的維基，每個維基對應您需要授權訪問的每個使用者組（通常只有一個，稱為“員工維基”或“家庭專用維基”或類似名稱）。
對於這些維基，我們將概述您將需要的技術基礎設施和管理流程。
閱讀更多關於 檔案維基的資訊。
在檔案行業，檔案“描述”活動通常指的是在整理記錄以供儲存時對記錄進行的操作。它是記錄有關每個專案的詳細元資料，以及該專案在整個檔案（和社會）的更廣泛背景中的位置。在這本華夏公益教科書中，我們採用了更廣義的觀點，認為描述發生在從獲取、接收以及傳統的專案或系列級描述等各個階段。
每一個描述行為在某種意義上都是相同的：建立一個維基頁面，並在該頁面上記錄儘可能多的關於該專案的資訊。頁面還可以包含影像、照片和影片，以及指向更詳細描述的連結。最重要的是要描述：它來自哪裡（來源）以及最初是如何儲存的（原始順序），以及現在對其進行了什麼操作以及它在哪裡可以找到（線上和離線）。
這種描述方法的一個優勢是，它為被描述的物件建立了一個獨特且有意義的識別符號：維基頁面的 URL。例如，第一個建立的頁面是整個檔案的頁面——該檔案立即在網際網路上擁有一個主頁，以及一個全球唯一的引用方式。
閱讀更多關於 描述的資訊。
實體專案的儲存、其數字表示形式和數字建立的專案的儲存非常重要。在維基系統中，它是在描述的同時逐步進行的，因為這樣就可以將每個專案放置到其最終的儲存位置並賦予其識別符號。
在這裡，我們概述了實體專案的儲存系統，該系統不僅可以確保（儘可能地）其長期儲存，而且還與將這些專案數字化並將數字表示形式線上提供相關聯。該系統還由訪問控制定義（例如，透過確保單個資料夾或箱子的內容都處於相同的訪問級別，因此將一起在一個維基上進行描述）。數字建立專案的儲存更容易，至少在不需要實體儲存設施方面是如此；但是，儲存和長期訪問的要求是一樣的。這裡的方法是將數字化和數字生成的檔案視為等效的，並以相同的方式儲存在MediaWiki中。
總的來說，儲存過程如下：
- 實體專案
- 對實體專案進行掃描和/或拍照（它們所在的原始箱子等也包括在內）。
- 將專案按接收順序新增到箱子和資料夾中。
- 將數字專案轉換為適當的長期格式。
- 將生成的檔案（數字化和數字建立的）上傳到共享資源或檔案的其中一個維基。
- 在專案的維基上為每個專案建立一個頁面，記錄所有元資料——包括箱子或資料夾識別符號。有些專案只有一個頁面；有些專案包含多個檔案（例如，如果照片背面有銘文，則照片的正面和背面各有一個頁面，以及一個儲存元資料的索引頁面）。
- 列印專案的頁面並與專案一起儲存。列印內容包含專案的完整 URL，作為唯一識別符號。
閱讀更多關於 儲存的資訊。
- Pederson, Ann E; McCausland, Sigrid (1987), Keeping archives, Australian Society of Archivists
