有機農業指南/認證和內部控制系統

認證和內部控制系統

對於有機農業企業來說，獲得和維持認證是最難掌握的方面之一。它需要一定程度的組織、溝通和透明度，並非所有人都能提供。本章將為您提供有關如何基於內部控制系統 (ICS) 獲得和維持認證的實用指南。

認證選項
在大多數較大的有機產品市場 - 歐洲、北美、日本、巴西、南非、中國、印度 - 將農產品貼上“有機”標籤需要獲得經認可的認證機構 (CB) 的認證。認證需要每年更新，還需要涵蓋從生產到產品銷售的所有加工和交易步驟。有機認證確保產品真正符合有機標準生產。它在買方和生產者之間建立信任，並保護真正的生產者免受不公平競爭。產品的有機完整性是進入有機市場的先決條件。

一些買方提出支付證書費用，條件是他們擁有證書。雖然這可能很有誘惑力，因為它可以節省成本，但它也導致對特定買方的強烈依賴。在大多數情況下，有機農業企業最好自己擁有證書，並靈活地選擇出售給誰。

您需要什麼認證？
儘早考慮您的目標市場。如果您想向歐盟出售產品，您需要根據歐盟有機法規獲得認證；如果您想向美國出售產品，您需要獲得 NOP 認證，而日本則需要獲得 JAS 認證。對於當地有機市場，適用相關國家/地區的標準和法規 - 如果有的話。雖然最重要的官方法規有類似的要求，但也有一些具體方面。例如，NOP 法規要求生產者制定生產計劃，並允許追溯認可轉換。

除了強制性的公共有機法規外，在一些市場上，自願性私人標準和標籤也發揮著重要作用。例如，英國的土壤協會、德國的 Naturland 或瑞士 BIO 的芽標籤 (“Knospe”) 等私人標籤可能比各自的官方法規和標誌更受歡迎。超市和品牌有時有他們自己的公司標籤和標準，這些標準超出了有機法規。如果您想能夠滿足不同市場和標籤的需求，請確保您滿足所有不同的要求。

一些買方可能對生產、社會和食品安全標準有額外的要求，或者他們希望將有機認證與其他認證結合起來，例如公平貿易、雨林聯盟或全球良好農業規範 (請參閱章節 “不同型別的標準和認證” 和附件 “可持續性和可與有機農業相結合的行業標準”)。有機認證和其他認證可能是營銷產品的先決條件，但它們不能保證找到買方。由於認證會涉及一定的成本，請確保只有在您有買方的情況下才進行其他認證。

如何選擇合適的認證機構？
在大多數情況下，您可以從多個認證機構中選擇。由於全球競爭，價格非常有競爭力，您可以利用這一點來討價還價以獲得更低的報價。但是，便宜的認證通常伴隨著平庸的服務。堅持高質量的檢查和認證對您的業務更有利，即使這更昂貴。您的認證機構可以幫助您建立真正的有機農業、良好的質量管理、可追溯性和產品完整性。最終，選擇最便宜的報價可能會更昂貴。存在農民不會認真對待標準的風險。也可能發生這種情況：一家對最低產品報價便宜價格的認證機構，後來要求您支付額外的檢查或測試費用。確保報價中包含所有內容 - 旅行、酒店、住宿、殘留物分析、二次檢查、交易證書等的費用。在邀請不同認證機構報價時，提供明確的參考條款。選擇不同報價的標準包括

13個步驟實現認證

• 在生產者中提高意識
• 共同決定進行 O 或 OFT 生產
• 生產者承諾遵守 O 或 OFT 規則
• 生產規則培訓
• 生產者組織培訓 (如果是 OFT)
• 檔案要求培訓
• ICS 正式化，註冊
• 生產者簽約
• 申請外部檢查
• 內部年度檢查，彙總調查結果，必要時採取糾正措施
• 首次外部檢查
• 遵守糾正措施要求
• 第二次外部檢查；認證

選擇不同報價的標準包括

• 認證機構在目標市場上的認可度 (詢問潛在買方)
• 提供的認證範圍 (歐盟有機、NOP、JAS、全球良好農業規範等)
• 當地辦事處；與經驗豐富的當地檢查員合作，他們會說該語言
• 服務導向；處理檔案所需的時間 (過往記錄)
• 旅行、檢查、認證、交易證書的費用

如果您想追求質量而不是最便宜的認證，您將吸引更高級別的買方，他們願意支付更高的價格。這些買方希望與可靠的供應商建立合作關係；他們對每年都四處尋找最便宜的原材料不感興趣。因此，請仔細考慮您希望如何在市場上定位自己。詢問您所在國家/地區的其他有機農業企業以及潛在買方他們對不同認證機構的體驗。

如果可用，請選擇當地認證機構，該機構被批准根據您需要的標準進行認證。歐盟維護著一個認可的 CB 列表。哥斯大黎加和印度等一些國家被歐盟認可為擁有與歐盟相當的標準、認證和認證制度。在這種情況下，您當地認證機構的有機證書可用於進口到歐盟。還有一些國際認證機構承認當地認證機構的證書。

如果不存在國際認可的當地認證 - 這在大多數發展中國家仍然是這種情況 - 選擇與當地檢查員合作的國際認證機構。這可以降低旅行成本，並使檢查員更有可能瞭解當地情況並說農民的語言。

認證合同可以每年續簽 - 或取消。頻繁更換認證機構不會反映您的良好形象。這可能會像頻繁更換審計公司一樣引起您信譽方面的擔憂。在他們發現不合規行為後更換認證機構不值得。請注意，當您更換認證機構時，認證機構有義務交換有關您的資訊。

管理認證成本
認證成本包括檢查員的旅行和住宿費用、檢查費用 (取決於所需天數)、認證費用 (取決於您要針對的不同標準，例如歐盟和 NOP)，以及最終的交易證書費用。

有機標準要求每個農場每年至少檢查一次。但是，由外部機構 (無論是當地認證機構還是國際認證機構) 對每個小農戶農場進行實地檢查將涉及相當大的成本。為了降低這些成本，從而促進小農戶的認證，大多數認證計劃都規定了基於內部控制系統 (ICS) 的團體認證 (請參閱章節 “建立內部控制系統”)。

雖然高昂的認證成本經常被引用為小農戶轉向有機農業的主要障礙，但它們通常遠低於推廣和內部控制系統的成本 (工資、運輸、裝置等)。透過建立高效的系統可以降低兩種成本。推廣系統的工作效率越高，ICS 的效能越好，所需的工作人員就越少，外部認證機構進行檢查的速度就越快。降低單位認證成本的另一種方法是在同一個 ICS 和證書下包含多種作物，這樣額外的有機溢價就可以用來支付這些成本 (見框)。

支援有機棉的大樹
在布吉納法索，一個棉花專案將牛油果樹和芝麻納入了其有機認證範圍。由於這些作物生長在運營商已認證和監控的區域，因此不需要轉換期，也不需要額外的成本。所有必要的生產資料都可以在定期的內部檢查訪問期間收集。收集到的資料在外部檢查之前提交給認證機構。在檢查過程中，這些資料得到了驗證，然後這些作物被納入證書。將這些作物納入證書的額外成本約為 1000 歐元，而現在包括以有機方式出售的牛油果仁在內的額外營業額增加了 70000 歐元以上。

毫無疑問，即使有 ICS，即使同一張證書涵蓋多種作物，認證也是昂貴的。另一方面，它打開了通往有趣市場的通道。要實現盈利，認證產生的額外價值必須大於認證成本。這需要一定的生產規模：在 ICS 下獲得 1000 名農民的認證成本與獲得 100 名農民的認證成本相差無幾。如果需要覆蓋更多農民，您將需要更多用於推廣和 ICS 的工作人員，但您可以提高效率。在 3-4 年後，認證成本應不超過出口價格的 2-3%，而推廣和 ICS 的現場人員的成本在一個高效的專案中可能達到 4-6%。

FLO-Cert 的公平貿易認證成本取決於組織型別、規模（成員數量）以及認證產品的數量和體積。FLO 國際已經設立了一個基金，小農戶組織可以從中獲得高達 75% 的補貼，用於其初始公平貿易認證。

發展內部控制系統

在 ICS 中，一箇中央機構（例如合作社或加工商）確保並驗證所有個體農民都遵守各自的標準。每個農民需要與該組織簽署一份合同，在合同中他們宣告承諾遵循專案的具體內部規章（見附件 "農民協議示例" 和 "內部規章"）。ICS 運營商維護所有生產者的檔案，每年至少對每個成員進行一次檢查。可能危及產品有機完整性的風險需要在生產、運輸、儲存和加工的所有階段識別。內部控制程式需要關注這些具體風險。

圖 18：內部控制系統的結構及其與外部認證機構的關係（摘自 IFOAM）。

內部檢查員每年至少需要檢查一次農場。可以進行額外的檢查——宣佈或不宣佈。內部審批委員會或審批官員根據既定的程式和制裁處理不符合情況，並決定是否批准特定農場進行認證。

在這種情況下，外部認證機構根據其檔案和對一定比例農場的實際複查來檢查 ICS 的執行情況。複查率取決於群體的規模和 ICS 的表現。總體而言，ICS 和外部認證需要涵蓋專案實施的所有貿易和加工步驟（圖 18）。

有關團體認證的詳細說明以及開發 ICS 的指南，請參閱 IFOAM 工具“小型戶主團體認證”。IFOAM 還提供一個帶有幻燈片的培訓課程，用於培訓專案人員瞭解 ICS。因此，以下章節將解釋從商業角度需要進一步關注的方面。

建立內部控制系統的關鍵問題

• 專案的 ICS 將具有什麼結構？如何管理？
• 誰將為 ICS 開發檔案？如何？
• 專案將如何讓農民參與 ICS？
• 誰將內部決定農場審批和制裁事宜？
• 如何組織檢查（由誰，多長時間，與建議分離）？
• 您將如何確保內部檢查有效且可靠？
• 您將實施什麼措施來確保可追溯性？

ICS 中的結構和角色

圖 19：參與 ICS 的人員、他們的角色以及他們使用的關鍵工具。

ICS 與推廣系統密切相關（見章節 "建立推廣系統"）。重要的是，您需要建立一個精簡高效的推廣和內部控制系統，其中所有員工都具有明確定義的角色（圖 19）。附件 "組織設定和流程" 給出了一個關於如何詳細定義每個參與者角色和責任的示例。

ICS 流程和表格
與 ICS 相關的主要流程是農民的登記和培訓、農場和田間資料的記錄、包括預計收成的農場內部檢查，以及在產品集散過程中維護可追溯性。負責 ICS 的人員需要監督內部檢查員的工作並檢查加工、儲存和銷售過程中的可追溯性。表 9 列出了這些流程，定義了負責人並指出了所需的表格。

表 9：ICS 的流程、負責人和所需檔案。

程式和表格記錄在 ICS 手冊中或在整體運營或質量管理手冊中。這將幫助您對相關員工的角色和責任形成明確的想法，並將所有相關檔案集中在一起。它還允許新員工和認證機構瞭解您的系統如何運作。有各種樣本 ICS 檔案可用。但是，建議您聘請一位經驗豐富的當地顧問來設計您的 ICS。在大多數國家，同行有機企業家可以為您推薦。顧問也可以培訓您的員工實施 ICS。

處理不符合情況
對農民進行徹底的篩選和培訓，以及完善的內部控制系統，對於確保農民遵守有機標準至關重要。然而，即使是最先進的檢查系統，也不可能實現 100% 的控制。同樣重要的是農民與專案之間的信任關係。農民應該明白，如果他們中只有一人違反了標準，整個專案的認證都可能受到影響。如果農民有很強的責任感，農民之間的相互社會控制可以成為保證專案有機完整性的有效方法。

儘管如此，在每個專案中，都會有一些農民——有意或無意地——違反了有機標準。如果這些違規行為沒有被內部控制系統發現和制裁，而是在外部檢查或檢查最終產品的殘留物時才發現，該專案將面臨失去有機認證的風險。為了降低這種風險，專案可以考慮為農民自己承認使用停用的投入品提供激勵措施，例如，讓他們有機會在再次透過轉換期後重新加入專案。

如果發現某個農民違反了標準，專案需要實施明確定義的制裁（見附件 "不合格情況和制裁清單" 中的制裁目錄示例）。這可能從拒絕其產品一年開始，一直到將其從有機群體中移除。通常會有一個審批委員會決定這些問題。重要的是要通知並與農民代表討論結果，以避免再次發生同樣的情況。

確保可追溯性
危及有機產品完整性的最關鍵風險之一是，來自未被 ICS 覆蓋的農場的農產品進入了有機產品流。當有機產品的價格遠高於傳統市場價格時，一些農民和產品買家可能會特別想從傳統生產者那裡供應產品。為了確保這種情況不會發生，必須對每個單獨的農場進行收成估算。為此，重要的是要核實農民所述的田地面積（用捲尺、GPS 或 Google Earth 進行驗證）。當農民將他們的產品送到公司或合作社時，會用估計的收割量檢查交付的數量（表 10）。

表 10：經批准的農民名單，其中包含交付的產品與收成估計。

在運輸、加工、儲存和銷售過程中跟蹤有機產品的數量也同樣重要。在每個環節建立稱重和書面記錄和收據系統，並交叉檢查總量。

對 ICS 的現場人員進行培訓
一旦您開發了 ICS 的基本元素，您的現場人員就需要接受有關如何實施該系統的培訓。ICS 手冊（或運營或質量管理手冊中的相關章節）為這項培訓提供了基礎。您需要特別注意為內部檢查員提供全面的在職培訓。他們不僅需要能夠以反映實際情況的方式填寫表格，還需要關注關鍵控制點並在檢查期間提出正確的問題。除了初始培訓外，所有員工都需要參加年度複習。在大多數國家，國家有機運動可以幫助您聯絡經驗豐富的顧問，他們可以幫助您完成這項工作。

許多情況下，內部控制系統（ICS）的活動會在年終才開始，檢查和農場拜訪也匆忙進行。許多農場會在一天內進行檢查，甚至在沒有訪問農場和田地的情況下就填寫表格。允許這種情況發生是短視的，因為它會危害您的認證，而且對農民也沒有真正的幫助。另一方面，工作人員行動過慢，想要做得“太好了”，這也是一個危險。這意味著他們會花太多時間，導致高成本。另一方面，他們可能會建立一份符合標準的書面報告，而不是反映實際情況，以便取悅管理層和認證機構。良好的培訓和對現場人員的監督需要以適當的方式解決這些方面。您需要一位非常優秀的現場主管。

可追溯性和資料管理

管理一個涉及數百或數千個需要監控的個體農民的企業，也意味著要處理大量資料。對於每個農場，您需要收集和更新各種型別的資料：有關農場的資訊（農民的詳細資訊、土地所有權等）、他們的生產（您處理的每種作物下的田地面積、估計產量和實際產量）、您提供的投入品、檢查、付款等。除了田間層面的資料外，您還需要處理中央層面的資料，例如員工資料、客戶資料以及與庫存、加工和銷售有關的資料（圖 20）。

擁有這些資料不僅是認證的必要條件，也是管理您的業務的關鍵。您需要能夠規劃推廣和 ICS 活動、投入品的購買以及產品的運輸和加工。根據這些資料，您將管理現金流，並且瞭解您可以提供多少產量，以及何時可以上市。它可能從一捆手寫表格、一些電子表格或可能是一個真正的資料庫系統開始。

資料庫具有以下功能

圖 20：有機企業中中央資料庫的功能；箭頭表示資訊流。

• 隨時保持更新的批准農民列表
• 收集和集中田間資料（例如每個農場的生產詳細資訊）
• 計算總數和平均值（例如預計總產量或平均產量）
• 跟蹤推廣和 ICS 活動（例如培訓參與情況、已完成/待完成的檢查等）
• 將處理後的資訊反饋到田間（例如批准農民列表）
• 處理個人資料（生產者、員工、客戶等的地址）

為您的業務開發資料庫

在開始開發資料庫之前，請仔細考慮您真正需要在中央層面管理哪些資料。很容易準備一個包含各種資料錄入欄位的資料庫，但收集和更新這些資料既費時又費錢。因此，您應該將資料限制在絕對最小值。例如，您可能很想在資料庫中收集所有農民的農場動物數量，以便了解有多少糞肥可用。但是，保持這些資料的最新狀態是一項艱鉅的任務。您最好透過調查只收集有代表性的農場樣本的資訊。最簡單的計算機支援資料庫形式是電子表格，在其中將每個農民的所有基本資料輸入到一個表格中（見表 11）。

表 11：生產者資料庫摘錄。

Excel 的缺點是，當企業發展並且農民生產多種作物時，資料記錄難以處理。

像 Access 這樣的資料庫系統允許以一種可以輕鬆的方式儲存資料

• 透過簡單的表單輸入資料
• 將不同級別的資料相互關聯
• 訪問特定年份、作物、地區等資料的提取資訊
• 建立彙總報告
• 以簡單格式匯出特定資料（例如作為表格或電子表格檔案）

由於這是一個專業領域，請諮詢其他有機專案他們使用哪個系統以及他們使用誰的服務來設定和維護系統，包括培訓您的員工正確使用它。

資料管理
如果包含的資料不完整、不正確或未更新，即使是最複雜的資料庫也是無用的。因此，資料管理包括檢查和交叉檢查。負責資料管理的人員應定期檢查當前年份的資料是否已完全錄入。此外，他們應該檢查錄入的資料是否真實，例如透過簡單的排序和交叉計算。理想情況下，這也包括對隨機選擇的農場進行現場檢查。

如果結果沒有在正確的時間在需要的地方提供，那麼收集資料同樣沒有太大用處。例如，批准委員會的決定和收割量估計需要在從農民那裡收集產品時在村莊提供 - 否則就毫無用處。因此，重要的是要考慮如何將資料從田間傳輸到中心，然後再返回。

確保合適的人員能夠訪問資料庫。由於資料庫可能包含一些敏感的生產者資料，請採取適當的措施以確保機密性。

維護認證

獲得認證不是一勞永逸的事情，而是一個持續的過程。雖然獲得第一個認證是一項巨大的努力，但維護認證的挑戰也不容忽視。失去有機認證對您來說是最糟糕的事情，因為您無法以有機溢價出售您的產品，但仍然需要承擔所有額外成本（包括認證費用！）。

由於農民預計全年都應遵守標準，因此 ICS 的監督也應該全年進行。僅僅有人填寫表格並在外部檢查員到來之前進行草率的內部檢查是不夠的。ICS 需要在季節開始之前開始其運營（註冊和培訓新的 ICS 農民、更新農民檔案等），並且需要持續監控正在進行的活動直至收穫時間。一些認證機構堅持要求您以固定合同僱用現場人員，以確保他們全年都在活動。負責 ICS 的人員會制定年度活動計劃。內部檢查通常會佔用一年中的 12 個月中的 3 個月，並且在收穫開始前一個月完成（見附錄"年度運營計劃"中的年度運營計劃示例）。

檢查系統
僅僅建立一個 ICS 並僱用和培訓現場人員是不夠的。您還需要確保他們確實在做他們的工作，並且收集的資訊是正確的。在田間收集可靠的資訊是一個令人厭煩的過程，現場工作人員可能會想填寫大約的數字，甚至可能沒有訪問農場。為了防止這種情況，應引入由負責 ICS 的人進行的交叉檢查系統。他們應該在季節的關鍵時刻（例如，農民登記完成後、收穫開始之前）重新訪問隨機選擇的 2-5% 的農場樣本，並交叉檢查登記的資訊。定期監督現場人員還有助於識別瓶頸和缺陷，從而有助於持續改進系統的有效性和效率。最終，這有助於節省時間和金錢。

ICS 和質量管理
建立一個持續與農民保持聯絡的系統可以成為有機企業的最大競爭優勢。ICS 允許在無需太多額外努力的情況下納入質量管理方面。您可以在內部規章中整合提高生產、收穫和收穫後處理過程中產品質量的措施，並透過內部檢查驗證其執行情況（即將其納入檢查報告）。最重要的質量管理措施通常是保持產品免受汙染，並剔除質量較差的產品（見章節"從農民那裡獲得優質產品"）。

管理增長
在企業快速增長的情況下，保持 ICS 質量尤其具有挑戰性。納入大量新農民需要僱用新的現場人員，而這些人員反過來需要由現場主管進行培訓和監督。儘管為了實現規模經濟需要增長（見章節"財務規劃和管理"），但這會增加初始團隊的負擔 - 並且會增加額外的資金。最終，增長過快可能會危及認證，因為內部控制措施的質量會下降。為避免這種情況，請確保您的員工已做好管理增長的準備，並將增長的速度控制在合理的範圍內。

修改 ICS 系統
建議在年度外部檢查後和新賽季開始之前修改 ICS，包括手冊。外部檢查通常會導致認證機構提出一些糾正措施請求或條件和建議。這些需要在下個賽季納入 ICS。將此外部審查與內部審查相結合是一個好主意，內部審查應讓相關 ICS 員工參與。執行此操作的一種簡單方法是對優勢、劣勢、機會和威脅進行分析（SWOT 分析）。在會議期間，請 ICS 團隊列出他們在上個賽季的 ICS 中觀察到的優勢和劣勢。詢問他們看到了哪些機會可以提高 ICS 的有效性和效率，以及他們看到了哪些威脅會影響 ICS 在下個賽季的功能。根據此分析，您可以確定改進系統的適當方法。

注意所有員工（包括採購代理）都瞭解您決定的更改。如有必要，對員工進行進修培訓。還要確保農民也適當地瞭解他們需要知道的更改。注意在考慮新方面時引入新的表格。可能需要更多時間來思考如何將該方面整合到現有的一套表格和流程中，但這將帶來回報，因為您將提高效率。許多 ICS 在多年的發展過程中往往變得龐大而沉重，難以處理資料。因此，建議每五年對 ICS 表格和流程進行一次全面審查。保持精簡和簡單是管理 ICS 最重要的原則。否則，ICS 有可能變得效率低下 - 而且成本過高！

建議摘要

• 儘早思考您的目標市場是什麼，以便決定您需要哪種認證
• 堅持質量認證服務，而不是選擇最便宜的選擇
• 為了降低認證成本，嘗試提高您的 ICS 效率，並在一個證書下涵蓋多個商業作物。
• 建立精益擴充套件和 ICS 結構，並明確定義所有相關人員的角色和職責。
• 定義清晰的流程和實用表格；確保其得到應用。
• 設定明確的內部標準，並定義和應用有效的制裁措施以應對違規行為。
• 使用收穫估算和收據來核查有機產品的可追溯性。
• 對 ICS 員工進行“在職培訓”，並確保內部控制的及時實施。
• 將所有生產和 ICS 資料儲存在一個管理良好的資料庫中，並保持最新。
• 確保密切監控 ICS 並定期對其進行修訂，但不要使其過於繁重。
• 與該地區的其他有機專案交流經驗和工具。