技術/資金管理

技術管理: 學校區技術總監的職責

職位概述 · 規劃 · 資金/預算 · 撥款 · 採購 · 人員配置 · 培訓 · 網路基礎設施 · 維護/支援 · 評估 · 倫理 · 移動技術：Kindle · 移動技術：智慧手機 · 移動技術：iPad · 移動技術：Android 平板 · 移動技術：Chromebook · 附錄

資金

資金允許學校透過尋找可用的融資資源來應對提供最新裝置和技術培訓的挑戰。學校區擁有資金計劃作為技術計劃的一部分非常重要。有很多外部資金來源，透過現金、硬體、軟體和工作人員專業培訓以及 E-rate 資金來支援技術教育。技術總監應瞭解撥款和 E-rate 申請流程，以便為技術專案找到並獲得額外資金。

撥款

儘管它不是常規技術預算的常規部分，但撥款已成為教育技術的有效額外資金來源。撥款可以為學區提供新技術、創新課程專案和專業發展機會。^[1]成功的撥款申請通常需要技術總監提前規劃並讓各種人員參與規劃過程。技術總監應幫助找到所需的資金併為學校的創新專案構建有效的撥款申請。

基本上，學校有兩種型別的撥款：權利撥款和競爭性撥款。

1. 權利撥款

權利撥款根據立法或法規中給出的公式向學區提供資金，而不是根據創新專案的評估結果。該公式通常基於學生人數、人均收入或其他財務需求。第一條款 [1]、第六條款 [2] 和艾森豪威爾資金 [3] 都是權利撥款。要獲得權利撥款，學區應報告各種資料，例如學生入學人數和參與免費和減少費用午餐計劃的參與人數等等。

2. 競爭性撥款

競爭性撥款透過審查申請人的專案提案來發放。撥款機構選擇提案並確定撥款金額。設計具有更大影響力和更確定結果的專案的撥款提案，優先於專案影響較小且結果不確定的提案。通常，大多數競爭性撥款申請將根據申請人的教育目標進行評估，例如對學生的潛在益處以及專案解決教育需求的程度。一般來說，競爭性撥款資金的來源分為四大類：聯邦、州、企業和基金會。有關這些型別撥款要求的詳細資訊，申請人應檢視特定撥款專案的網站或聯絡撥款機構。

撥款機會:

http://www.grants.gov 此網站列出了所有美國政府撥款機會，並提供電子撥款提交。撥款通常在申請截止日期前大約兩個月釋出。瞭解撥款釋出的可能性非常重要，以便您準備好成功地與其他申請人競爭。這裡列出的許多撥款競爭非常激烈。

http://www.edutopia.org/grantinfo 此網站列出了所有型別的教育撥款，包括政府撥款、企業和基金會撥款。

http://lnp.fdncenter.org/finder.html 這是基金會中心提供的免費撥款查詢服務。您可以搜尋可能對支援您的專案感興趣的基金會。

撥款提案

大多數成功的撥款申請人給出相同的建議：心中要有專案，並確保您有來自管理層的承諾來執行該專案。通常，開發成功的撥款申請是一個耗時的過程。重要的是制定一個滿足撥款標準並基於組織需求的專案計劃。一旦選定了專案計劃並確保了對該專案的支援，就可以開始實際的提案寫作。

雖然每個撥款都有不同的要求，但大多數撥款往往包含相同的基本敘述部分：專案概述、需求陳述、專案的目標和目的、專案敘述、專案的預算、您的組織資訊和結論。^[2]

專案概述

專案概述以簡潔的格式清晰地總結了專案。務必包含簡要的問題陳述，專案簡要說明以及對專案所需資助金額的解釋。為了證明您有能力實施該提案，提供關於您學區歷史、宗旨和活動的簡要陳述將有所幫助。

需求陳述

需求陳述提供支援專案需求的事實和證據，並幫助讀者瞭解您解決的問題。雖然需求陳述必須提供背景資訊並將專案與解決方案聯絡起來，但它不必很長。寫作應簡潔明瞭，具有說服力。

專案的目標和目標

目標是您希望長期實現的具體結果。目標是專案的可衡量成果。您的目標應在指定的時間段內具體、現實且可衡量。

專案敘述

專案敘述應包括對如何實現專案目標和目標以及將涉及的活動的解釋。此外，您還需要討論該專案的員工問題：員工人數、資格以及哪些員工將全職工作，哪些員工將兼職工作等。最後，評估計劃將表明您心中有一個準備充分的專案，並認真想了解您的專案將如何有效地實現計劃目標。

helpful hint

To prepare project narrative, ask yourself the following questions: 

• What do you want? 
• What problem will be addressed and why it is important? 
• Who will benefit and how? 
• What objectives can be accomplished and how? 
• How will achievements be measured? 
• Who are you and how do you qualify to meet this need?

專案預算

預算可以幫助資助者瞭解資金將如何使用。有時，資助者會提供必須與提案一起提交的強制性預算表格。您應該對預算保持靈活，以防資助者協商成本。

對於大多數專案，成本應細分為子類別。您可能將費用分為兩部分：人員成本和非人員成本。此外，在下表示例中，成本分為兩列：“請求”和“匹配”。“請求”列用於我們要求資助方支付的專案。 “匹配”列代表那些將從其他資金來源支付的專案。

專案	總計	總請求金額	總匹配金額
本資助總金額	$102,900	$85,300	$17,690
人員	66,690	62,600	4,090
工資和薪金	55,690	53,200	2,490
福利	11,000	9,400	1,600
非人員	36,300	22,700	13,600
裝置	5,100	5,000	100
用品	800	800	0
合同服務	15,500	4,800	10,700
差旅	2,100	2,100	0
其他費用	12,800	10,000	2,800

helpful hint

Be sure to check your budget with the following questions:

• Can the job be accomplished with this budget? 
• Are costs reasonable for the market? 
• Is the budget consistent with proposed activities? 
• Is there sufficient budget detail and explanation? 
• Are there any other available revenue sources?

組織資訊

您需要簡要介紹專案的管理計劃。告訴資助審查人員您的學區的結構、專案和領導層。明智的做法是陳述您的學區的使命，以證明提案主題如何與該使命相符或擴充套件該使命。可能，資助方會希望有證據表明關鍵人員具備在其專案中的角色所需的資格。您最好提供其背景摘要或簡歷，包含在附錄中。

結論

每個提案都應該有一個結論性陳述。本部分允許您提供資訊，以證明該專案對您的學區為什麼很重要，以及您對資助可能性感到興奮。

樣本資助提案

透過檢視其他人的成功提案來學習提案寫作始終是一種有用的方法。

http://www.k12grants.org/samples/samples_index.htm 本網站列出了各種成功的提案。這些示例可以幫助您瞭解好的需求陳述包含什麼內容，活動如何與其目標目標相關聯，以及如何使用評估計劃。

http://www.ed.gov/about/inits/list/fbci/grants2.html 以下是來自美國教育部的幾個樣本提案。

資助寫作技巧

以下列出了 10 個針對潛在資助撰稿人的技巧

1. 遵循指南. 仔細閱讀資助方的指南。您應該記住，每個資助機構的基本要求、申請表、資訊、截止日期和程式都會有所不同。

2. 越短越好. 提案沒有完美的長度，但您只需要清楚地解釋您的想法，併合理地計劃。請保持提案簡短。

3. 陳述需求，而非問題。專注於您學區面臨的挑戰所帶來的機遇。

4. 結構良好. 考慮基本的提案組成部分並相應地撰寫。提案應包含摘要、詳細陳述和結論。

5. 避免拼寫和語法問題. 存在拼寫錯誤的提案是不可接受的。請他人閱讀。

6. 不要讓您的資助過於技術性. 每個人都想要裝置，但它不應該是您提案的重點。學生成績應該是您提案的重點。

7. 不要獨自工作. 請您的主管和同事協助申請過程。

8. 及早開始申請. 如果您現在需要資金，那麼您已經開始得太晚了。獲得資金可能需要數月或一年時間。

9. 撰寫感謝信. 感謝資助方提供資助機會。

10. 不要因為被拒絕就放棄. 獲得提案資助需要時間。如果您被拒絕，請將同一個專案提交給不同的資助方。請記住根據新標準進行更改。

資助申請流程

資助申請通常包括三個部分：填寫申請表、提交資助提案以及跟蹤您的申請狀態。

1. 申請表：仔細閱讀問題，完整地寫下您的答案，然後校對您的答案。

2. 提案：在提交提案之前，請確保您的敘述清晰、簡潔、引人入勝。如果資助方要求作為申請的一部分提供各種支援檔案，您最好提供相關資訊，包括推薦信、簡歷、附加專案資訊等。^[3]

3. 跟進：聯絡資助方瞭解您的提案的狀態、評估和結果。

其他資助資源

http://www.ed.gov/fund/grant/apply/grantapps/index.html 美國政府提供了這份目前開放的美國教育部資助競賽的申請包清單。

http://www.neafoundation.org/grants.htm 國家教育協會基金會提供與教育資助相關的資料、指南和其他資源。

http://www.acape.org/garrigans/wkshp/grantwriting/links.html CAPE（教育夥伴關係促進中心）提供了一些優秀的資助寫作教程和資源。

E-rate

為學校和學區找到足夠的資金來支援技術專案始終是一個挑戰。技術協調員可以透過參與普遍服務基金的學校和圖書館計劃（更廣為人知的 E-rate 計劃）來幫助彌合資金差距。根據 1996 年《電信法》，聯邦通訊委員會 (FCC) 通過了一項命令，建立了 E-rate 計劃。該計劃的目標是確保學校和圖書館能夠獲得負擔得起的先進電信服務。根據該計劃，為合格的學校和圖書館提供 20% 到 90% 的電信服務、網際網路接入和內部連線折扣。每年授予學校和圖書館的獎勵金額受 22.5 億美元的年度上限約束。^[4]

E-RATE 計劃下符合和不符合資格的服務示例

所有公立學校、學區、特許學校、私立學校和圖書館都有資格申請 E-rate 專案每年的折扣。為了成功申請 E-rate 折扣，所有學校和其他符合資格的組織必須遵循通用服務管理公司 (USAC) 學校和圖書館部門 (SLD) 制定的指南 SLD 網站。所有學校都可以透過制定技術計劃、確定他們目前使用的或希望獲得的服務、為這些服務徵集任何必要的報價以及根據報價授予合同來參與 E-rate 專案。必須徵集報價以確定服務的實際成本以及任何改進的成本。授予的折扣金額取決於學校或學區的經濟需求和位置（城市或農村）。經濟需求的水平由符合參加國家學校午餐計劃的學生的百分比或其他聯邦批准的替代機制確定。服務於需求最大的學生群體的學區將獲得最高的折扣，如以下折扣矩陣所示。

E-RATE 折扣矩陣

以 % 的學生衡量的收入符合參加國家學校午餐計劃的資格	城市位置 E-rate 折扣	農村位置 E-rate 折扣
如果學校符合參加國家學校午餐計劃的學生百分比是...	...並且學校位於城市地區， E-rate 折扣將是...	...並且學校位於農村地區， E-rate 折扣將是...
不到 1%	20%	25%
1% 到 19%	40%	50%
20% 到 34%	50%	60%
35% 到 49%	60%	70%
50% 到 74%	80%	80%
75% 到 100%	90%	90%

E-rate 資金流程

在大多數情況下，E-rate 資金流程的協調工作由技術主管負責。技術主管負責監督 E-rate 流程的每個步驟，包括提交相應的表格、遵守截止日期和時間表，以及指導招標和整體規劃流程。

技術主管透過提交 Form 470 啟動正式的 E-rate 資金流程，該表格向 SLD 提供了對所請求服務和改進的描述。折扣矩陣（如上所述）確定了學校或學區有資格獲得的總折扣。必須提交報價以確定這些服務和改進的實際成本。在從經批准的 E-rate 服務提供商處徵集到報價、完成最終談判並達成協議後，技術主管將在流程中採取第二項正式步驟。技術協調員將提交 Form 471，即服務訂購確認表。此表格描述了所選服務的實際成本，並確定了學區可以獲得的折扣水平。Form 471 必須在 SLD 確定的截止日期之前提交。

在 E-rate 提交截止日期過後，SLD 處理所有 Form 471 申請，以確定全國範圍內請求的資金總額。然後，SLD 驗證申請，並決定每個申請人的 E-rate 獎勵。所有在資格視窗內提交申請的學校都有資格獲得符合條件的電信服務的折扣，例如基本電話、長途電話和網際網路接入。僅針對這些服務的折扣就能為學區節省數千美元，從而為其他技術專案重新分配資金。在向所有申請人提供電信服務折扣後，任何剩餘的 E-rate 資金將分配給學校用於其所請求的網路基礎設施（內部連線），從最需要資金的學校開始。一旦 SLD 對學區可以獲得的折扣做出最終決定，將頒發正式的資金承諾決定函。該函確定了折扣的級別以及 Form 471 中確定的每個服務提供商提供的資金金額。在收到資金函後，學區必須提交 Form 486，以確認已從供應商處收到服務。因此允許學區正式開始享受服務折扣或回扣。技術主管應與行政管理人員、業務官員和服務提供商合作，以確定最有效的折扣接收方式。^[5]

十種 E-rate 錯誤，務必避免

2005 年 10 月 5 日——在 9 月 30 日華盛頓特區舉行的 E-rate 培訓會上，通用服務管理公司 (USAC) 的 Catriona Ayer 列出了 E-rate 申請被[4]

1. 申請請求的不是合格的產品和服務。如果 E-rate 資金申請中請求的 30% 或以上的服務被認定為不合格，則該申請將自動被拒絕。Ayer 說，這被稱為“30% 規則”；避免因這條規則而被自動拒絕的最佳方法是儘可能“分離”或分開資金請求。她說，如有疑問，請進行計算。如果對不合格服務的計算結果超過 30%，請在向 USAC 提交申請之前修改申請。

2. 合同未簽署或未放在正確位置。當被要求提供合同資訊時，請確保檔案已簽署並且在您的資金申請的整個過程中都包含在正確的位置。Ayer 說，如果合同沒有簽署，或者審閱者無法在申請中找到相應的文件，USAC 別無選擇，只能拒絕該請求。

3. 申請中包含未經授權的聯合體成員。Ayer 說，如果您與教育服務機構或聯合體合作申請，請確保您擁有適當的代理函，並且滿足 SLD 網站上釋出的要求。否則，您的申請將被拒絕。

4. 文件不足。USAC 要求申請人準備好提供服務合同副本和其他相關文件資訊，以應對計劃完整性保證審查。Ayer 警告說，如果文件丟失或無法及時找到，申請可能會被拒絕。申請人必須在提交初始申請後五年內保留所有文件。未能做到這一點可能會導致處罰，包括可能被禁止參與計劃以及資金追回。

5. 支援資源不足。計劃申請人還必須證明他們擁有完成其預期專案的適當支援資源。Ayer 解釋說，雖然 E-rate 支付了進行基礎設施升級所需技術的一部分費用，但沒有任何計劃資金旨在完全為任何一個專案提供資金。為了避免您的申請被拒絕，您必須獲得完成升級所需的裝置和資源。這包括支付您的份額（減去 E-rate 折扣）所需的充足資金，以及額外的硬體、軟體、電力容量和支援。

6. 未提交 Form 470。申請人不得在他們的 Form 470 申請釋出並經 USAC 批准之前與服務提供商延長合同。

7. 違反公開招標。拒絕申請的最常見原因之一，也是最具爭議的原因之一，是違反公開招標流程。在整個過程中，USAC 官員強調申請人需要參與“公平公開”的公開招標流程，在該流程中，合格的服務提供商有充分的機會競標技術合同。官員警告說，在此階段，任何服務提供商不得與申請人有任何接觸，除非是為了競標本身。這意味著不幫助填寫官方 E-rate 表格，絕對不幫助制定技術計劃。請記住，招標是申請人的責任，“而不是服務提供商的”，Ayer 說。

8. 未能等待簽署合同所需的 28 天。在 Form 470 釋出到 SLD 網站後，申請人必須等待 28 天才能簽署合同。搶先行動可能會導致資金被拒絕。

9. 從不合格的電信提供商處請求服務。根據 E-rate 規則，電信服務必須由合格的提供商提供。官員說，這些提供商向支援 E-rate 的通用服務基金繳款，可以透過 SLD 網站上的搜尋找到這些提供商。

10. 未能及時認證所需的表格。USAC 官員警告說，提交表格和認證表格是兩回事。為了避免您的資金請求被拒絕，請在提交視窗關閉之前線上認證您的表格。

預算

為了支援技術計劃，需要有足夠的預算。州和聯邦法律明確定義了學區預算必須遵循的一些流程。政府會計準則委員會 (GASB) 清楚地定義了這些流程。作為技術主管，您有責任瞭解並遵守這些規定。以下部分將幫助新的技術主管了解在編制和提交組織技術預算時的一些最佳實踐。

GASB - 12 條原則

1. 會計和報告能力

政府組織必須能夠按照公認的會計準則披露組織的財務狀況。

2. 基金會計制度

政府會計制度必須分為不同的基金。

3. 基金型別

解釋了政府會計中使用的三種基金類別：政府基金、自營基金和信託基金。

4. 基金數量

組織應維持法律規定的所有基金。

5. 固定資產和長期負債的會計處理

必須對固定資產進行核算和報告。

6. 固定資產的估值

固定資產必須按成本或成本不可獲得時的合理估計值進行核算。

7. 固定資產的折舊

組織應遵循 IRS 關於折舊的準則。

8. 政府會計中的權責發生制

權責發生制應用於衡量財務狀況。

9. 預算、預算控制和預算報告

組織必須編制年度預算。

10. 收入、支出、轉移和費用科目分類

應使用科目表對所有預算專案進行分類。

11. 通用術語和分類

預算中應始終如一地使用通用術語和分類。

12. 中期和年度財務報告

應編制和釋出一份全面的年度財務報告。

有關 GASB 原則的更多資訊，請訪問：http://www.osc.state.ny.us/localgov/pubs/arm/arm2.htm#Principle1

預算編制流程

技術主管負責為該地區的全部技術需求編制預算。預算編制是一個耗時的過程，需要數月才能完成。經驗豐富的技術主管在為新的一年計劃時，會高度依賴上一年的預算。有很多因素可以幫助主管在計劃中。讓我們詳細地瞭解一下這些因素。

長期規劃

該地區的長期技術計劃的制定程度越好，預算編制過程就越容易。長期技術計劃決定了該地區技術發展的總體方向。這些計劃通常會預測未來幾年，因此主管必須始終了解未來將會發生什麼。該計劃必須對該地區在整個計劃期間的目標有一個清晰的願景。一個制定的完善的計劃，在它的最後一年與它的第一年一樣有用。計劃的重要性顯而易見。行政部門和學校董事會都依靠你告訴他們該地區未來幾年需要達到什麼目標。這將使董事會能夠提前瞭解未來的預算需求，遠早於實際需求。

示例

讓我們以在你的高中新增無線網路為例。最早的採用者早在 2002 年就開始在學校安裝無線網路。你在 2002 年編寫了一個持續到 2007 年的長期計劃。你瞭解這項技術，但不能確定是否需要它。2002 年的成本顯示，完成該專案至少需要 500,000 美元。你估計，在將來可能需要解決這個問題。你決定將它包含在你的長期計劃中，作為最後一年（2007 年）的目標。因此，學校董事會了解了該計劃。他們知道完成該專案將需要大量資金，並且可以為此計劃。最終的結果是，你在州政府釋出其一對一計劃時，安裝了無線網路。如果你沒有為它計劃，那麼獲得如此大型專案的資金將更加困難。

你在長期計劃上投入的時間越多，每年預算編制的過程就越容易。

文件

技術部門依靠適當的文件進行運作。這不是最光彩的工作，但它對於災難恢復和預算等許多不同領域至關重要。該地區將擁有無數個系統，這些系統需要簽訂年度維護合同、具有固定期限或需要頻繁更換。瞭解這些專案將有助於你瞭解每年需要哪些專案。不幸的是，作為新任主管，你需要依賴前任主管留下的文件。希望這些文件完整且準確。如果不是，請立即開始建立新文件。

示例

產品	描述	期限	開始日期	結束日期	成本	下一個預算
微軟 SLA	站點許可協議	1 年	7/1/2007	6/30/2008	$110,000	2008
思科 SmartNET	思科維護	1 年	8/1/2007	7/31/2008	$48,000	2008
SurfControl	內容過濾	3 年	8/1/2005	7/31/2008	$35,000	2008
Sophos AV	地區反病毒	2 年	7/1/2007	6/30/2009	$30,000	2009
CLIU	學生資訊系統	1 年	7/1/2007	6/30/2008	$48,000	2008

此文件幫助你計劃每年所需的成本。透過檢視它，你可以知道今年不用擔心反病毒軟體。

更換計劃

除了長期計劃外，該地區還應擁有完善的更換計劃文件。主管應該能夠在幾分鐘內說出今年計劃更換哪些裝置。更換計劃記錄裝置在需要更換之前可以持續多長時間。此計劃將作為指南，因為技術並不總是按一對一的方式更換。有些裝置可能不會被更換，或者當它們的使用壽命結束時，會被新的裝置取代。更換計劃的額外好處是，員工也能知道他們的裝置何時需要更換，從而消除“我的電腦何時會更換”這一反覆出現的問題。許多組織通常使用三到五年的更換計劃。隨著 Act 1 的增加，許多地區選擇轉向跨越五年或更長時間的計劃。以下是一個相當簡單的更換計劃的示例。

示例

產品	數量	計劃	購買年份	更換年份
桌上型電腦	300	5 年	2006	2011
伺服器	5	5 年	2006	2011
交換機	15	5 年	2006	2012
桌上型電腦	400	5 年	2007	2012
筆記型電腦	100	3 年	2007	2010
伺服器	10	5 年	2007	2012
交換機	25	6 年	2007	2013

請注意，2006 年購買的 300 臺臺式機，在 2011 年到期時，可能會被筆記型電腦取代。

所有這些專案都幫助技術主管準備起草預算。它們是起點的參考。在提交完整的預算之前，還有很多工作要做。不可避免地，會有一些專案不在使用，而且在長期計劃中也沒有規劃。技術主管需要評估這些專案，並確定是否應該將它們納入預算。

需求評估

作為技術主管，你如何決定該地區需要什麼？希望你不必獨自進行這項工作。學校地區的技術發展方向應該由一個委員會管理，該委員會由來自不同利益相關者群體的代表組成。這個小組應該進行需求評估來幫助這個過程。

草案和修訂

在預算編制過程中，技術主管會發現預算會經過多次修訂。預算以草案形式開始，在完成並獲得批准後，其最終版本肯定會有很大的不同。

第一稿

第一稿就像一份願望清單。它應該包含你希望在下一學年獲得資金的所有內容。此時，準確的價格並不重要。相反，應該進行粗略的估計。在估計時，始終確保估計過高。你肯定不希望在預算修訂時，出現資金不足的情況。該文件此時不需要符合預算編碼，但是，如果編碼已經定義，則應該包含在內。

草案應至少分為三個部分。第一部分應列出你所有的經常性成本，例如支援合同或許可協議。這是你的文件變得必要的時刻。透過適當的文件，你將確保涵蓋所有經常性成本，並且不會遺漏任何成本。如果該地區在這些合同區域的任何一箇中出現增長，那麼在估計新的成本時，務必將其考慮在內。這些專案中的大多數（如果不是全部）都是必需的，因此在預算修訂時，它們無法被削減。

草案的下一部分應列出該地區可能資助的新的專案或目標，這些專案或目標包含在長期技術計劃中。這些專案在技術上不是必須的，但它們是從長期計劃中提取的。技術主管應努力為本部分的每個專案爭取資金，即使這意味著上一部分中的任何專案都沒有進入最終預算。完成本部分後，將草案與上一年的最終批准預算進行比較通常會有所幫助。

最後一部分應列出該地區希望獲得資金但尚未計入的專案。這部分通常會看到最多的削減。你很少能完全為所有三個部分提供資金。這是修訂過程變得至關重要的地方。

修訂

完成“草案”預算後，應對其進行審查，並與本年度的預算進行比較。你應該能夠與你的首席財務官或校長交談，以確定技術預算允許的增長幅度（如果有）。獲得此資訊後，你就可以開始修訂過程。

完成初始比較後，技術主管應開始為每個專案獲取正式報價的過程。如果使用 PEPPM 定價，則沒有理由四處尋找更好的價格，但是，如果未使用 PEPPM，則最佳做法是獲取多個報價。此時，應在預算中插入最低價格。

一旦技術主管獲得了真實資料，預算的更準確的畫面就開始形成。主管可以將自己的草案與可接受的預算進行比較。現在，需要對專案進行優先排序，以確定哪些專案或目標適合預算上限。從這一點開始，預算開始被修改。修改主要透過削減來實現。優先順序較低的專案將首先被犧牲。最終，將產生一個最終的擬議預算。這個擬議的預算需要與適當的預算程式碼（將在本章後面討論）保持一致，然後提交給CFO和校長。

一旦擬議的預算通過了區行政部門的稽核，預算的最終修改將完成。最好的結果是預算獲得批准，沒有任何削減或修改。但這種可能性很小。相反，技術主管將被告知削減專案或一定金額。主管完成最終修改後，最終預算將被轉發給業務辦公室，以便將其插入到該地區的運營預算中，並由校董事會批准。

預算編碼結構

學區預算必須遵守嚴格的編碼結構。這種結構由以下幾個方面組成。

基金

基金部分對支付費用的資金來源進行分類。絕大多數技術預算專案來自基金10，即一般基金。

功能

功能部分允許將預算專案分為五個廣泛的領域。這些領域包括教學、支援服務、非教學服務運營、設施收購以及建設和改進服務。

物件

物件部分允許將預算專案細分為非常具體的支出型別。這一部分非常詳細，對於細分技術支出來說是最重要的部分。諸如工資、裝置維修、硬體租賃和技術基礎設施之類的專案都有其自己的物件程式碼。

資金來源

資金來源部分允許將預算進行細分，以滿足州和聯邦的報告要求。技術預算主要關注程式碼000，非分類，以及程式碼340，其中包括“未來教室”之類的贈款。

教學組織

教學組織部分允許根據教學級別（例如小學）對預算專案進行分類。它也可以用於細分到特定年級級別，例如三年級。

運營單位

運營單位部分允許根據學校（例如高階中學大樓或初中大樓）對預算專案進行分類。

學科

學科部分允許根據不同的內容領域（例如社會科學軟體）對預算專案進行分類。

預算帳戶示例

以下示例將展示如何排列預算程式碼。

既有長程式碼，也有短程式碼。兩者都顯示在下面。

以下示例是為高中數學系購買新的數學教科書。

部分	程式碼	描述
基金	10	一般基金
功能	1100	教學 - 常規課程
物件	640	用品 - 圖書和期刊
資金來源	000	非分類
教學組織	30	中等教育
運營單位	810	高中
學科	110	數學

以下示例顯示瞭如何在擬議預算中編寫程式碼。

基金	功能	物件	資金來源	教學組織	運營單位	學科	寫成
10	1100	640	000	30	810	110	10-1100-610-000-30-810-110
10	1100	640	000	30	-	-	10-1100-610-000-30

技術預算示例

1. 高中世界語言實驗室的新電腦

2. 小學教室的更換印表機

3. 全區網際網路內容過濾器

4. 技術主管工資

基金	功能	物件	資金來源	教學組織	運營單位	學科	寫成
10	1100	757	040	30	800	160	10-1100-757-040-30-800-160
10	1100	767	040	10	200	000	10-1100-767-040-10-200-000
10	1100	340	000	00	-	-	10-1100-340-000-00
10	2240	111	000	-	-	-	10-2240-111-000