技術指導/採購

研究與規劃

以下部分的研究與規劃涉及採購技術所需的初步研究。它還涉及在獲取技術之前所需的規劃。

研究技術採購

區技術協調員通常負責採購學校或整個區使用的技術。因此，他或她應該與終端使用者合作，制定要採購的技術規範。在與終端使用者協商制定一般規範後，技術協調員應從不同的供應商或經銷商那裡獲取當前價格。應透過競爭性招標過程比較價格。

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採購訂單/採購申請單

採購訂單 (P.O.) 指學校區對供應商報價的合法和具有約束力的接受。常規採購訂單包含訂單日期、採購人姓名、聯絡人、賬單地址、送貨地址、供應商姓名、供應商地址、要求的送貨日期、預算程式碼、特定專案的規格以及報價參考號，以及組織高層授權簽字。規範是指對供應或服務的物理或功能屬性的描述。報價是指承包商對供應或服務的報價。學區通常透過定期採購訂單批次採購商品。其他選擇是少量採購申請，非常少量採購使用零用金。採購訂單耗時，可能會產生額外的間接成本。

預算程式碼

採購中最詳細、也往往最令人困惑的方面之一是應用預算程式碼。對於每一次採購，都必須為商品分配一個預算程式碼。預算程式碼在報告中建立一致性，並允許在不同層級累積詳細資訊。^1a 有關賓夕法尼亞州教育局規定的適當預算程式碼的資訊，請訪問他們的 會計手冊。有關本書中預算的更多資訊，請參閱 第 3 章關於資金和預算。

招標過程

如果任何美國組織的訂單超過 10,000 美元，則該採購必須經過招標過程。從學校的角度來看，招標必須遵循地方、州和聯邦法律的組合。招標必須公開宣傳至少 3 周。密封投標將在指定日期和時間公開開標。許多州或學校群體對大型採購進行招標。美國每個州/聯邦都有一個政府合同清單，學校可以從中購買而無需招標。例如，賓夕法尼亞州聯邦建立了 PEPPM 技術招標和採購計劃。賓夕法尼亞州利哈伊谷地區也有類似的計劃。有一個組織被稱為“利哈伊谷獨立學院協會”。利哈伊谷的獨立學院可以去 LVAIC 參加共享採購計劃。該計劃允許符合條件的學院在採購昂貴裝置時節省資金。

一些學區正在使用招標書 (RFP) 流程邀請潛在供應商提交提供硬體、軟體和/或服務的報價。為了最佳化此流程，在 RFP 中做到全面和詳細非常重要，以便供應商瞭解專案的全部範圍。這是一個 RFP 模板 的示例。

瞭解有關招標過程的更多資訊

租賃裝置

購買新技術的一種替代選擇是租賃。這類似於租賃汽車，學區按時支付費用使用技術，而無需擁有裝置。在租賃期結束時，硬體會被退回或以公平市場價格購買。與租賃相關的優缺點，以及租賃或購買的決定應該基於學區的財務需求和技術計劃。租賃是否對學區有意義，還取決於租賃人和供應商之間協商的合同。

與租賃相關的優缺點，摘自 Chris Peters 為您的非營利組織租賃電腦和 IT 裝置。 與租賃相關的優點 預算- 許多學區將發行債券為購買新硬體或軟體提供資金。這需要時間，並且需要在單個財政年度投入大量資金。租賃協議比債券發行更容易管理和批准。[1] 當租賃技術時，裝置的成本將在租賃期內分攤，這使得更容易平衡年度預算。 現金流- 除了讓平衡年度預算更容易之外，租賃還允許現金流較小的學區獲得技術，因為與購買相比，租賃時的初始支出更少。 最新技術- 租賃通常持續三年，這意味著學區可以在很短的時間內獲得新技術。這使得學校的硬體保持最新，並確保學生使用最新技術。這也很重要，因為技術的折舊速度通常很快，並且在生命週期結束時幾乎沒有價值。租賃可以讓學區避免處理過時硬體的折舊問題。 處置: 當一件技術裝置達到使用壽命時，需要對其進行處置。這需要花費資金並使用學區員工。租賃時，裝置通常會被送回供應商進行處置，從而為學區節省時間和金錢。 維護和安裝- 租賃協議可以結構化為包括維護、安裝、軟體和其他專業服務。[1] 從長遠來看，這可以為學區節省時間和金錢。 購買計劃- 租賃可以結構化為允許在租賃期結束時以硬體的公平市場價值購買裝置。[2] 與租賃相關的缺點 失去控制 - 當租賃裝置時，您可能無法完全控制對裝置的更新和修改等操作。 租賃協議 - 大多數租賃協議期限為一定年限，會將您鎖定在特定供應商和特定裝置上。如果學區的需求突然發生變化，更改租賃協議以滿足需求可能很困難。但是，一些租賃協議允許在租賃結束前升級裝置。 額外費用 - 雖然租賃將成本分攤到幾年內，但最終可能比購買裝置更貴，因為需要向供應商支付溢價。 技術狀況 - 根據租賃條件，損壞的技術可能在租賃期結束時無法退貨，並可能導致學區額外支出。 租賃結束條款 - 根據租賃協議的措辭，在租賃結束時可能會有費用和罰款。技術協調員需要了解租賃的結構，以避免此類問題。

如果學區決定租賃技術將滿足其專案的需要，那麼在起草租賃協議時需要考慮一些事項。

• 租賃期限：大多數租賃協議期限為三年，但學區需要根據自身需求確定最佳期限。
• 裝置和軟體：就像購買裝置一樣，技術協調員需要研究哪些裝置可以滿足管理員、教師和學生的需要。
• 供應商：由於供應商將提供裝置，並可能提供軟體、培訓和服務，因此研究供應商並選擇信譽良好的供應商非常重要。
• 資產跟蹤：租賃結束時，學區需要將裝置以良好狀態退回。這需要一個合適的跟蹤和庫存系統，以確保裝置處於工作狀態並位於應在的位置。
• 維護和維修：租賃裝置的維修可以由學區或供應商處理。租賃協議需要說明誰負責確保裝置處於工作狀態以及哪些維修將被覆蓋。
• 技術更新選項：一些租賃協議可以結構化，允許在租賃結束前進行升級。更新選項還可以允許新增更多裝置或退回過時的裝置。
• 預算：根據當前的會計準則，租賃可以顯示為營業費用，而不是資產負債表上的債務。這應該與學區的財務部門進行討論。
• 租賃結束條款：租賃協議需要說明租賃結束時會發生什麼。此部分中要包含的一件事是是否有二手硬體的購買選項。明確裝置應退回的狀況也很有用。

技術採購規劃

技術採購通常涉及大量資金和學區長期承諾。在購買任何東西之前，必須進行規劃，以確保購買將滿足技術計劃的目標和期望以及機構的預算。為了避免代價高昂的錯誤，應該探索以下部分概述的三個詢問領域。完成後，這些問題的答案應該讓技術主管對正在考慮的購買決策充滿信心。

瞭解真實需求

任何技術都是幫助解決問題或實現目標的工具。因此，技術主管必須在嘗試尋找技術解決方案之前，清楚地瞭解真實需求。要解決什麼問題，要實現什麼目標，要實現什麼學生成果？

• 清楚地瞭解當前狀況、正在執行的任務、正在教授的課程型別。技術主管應該透過旁聽課程、觀察員工使用現有系統和採訪當前使用者瞭解他們的日常任務，對技術將涉及的每個領域非常熟悉。
• 與您的使用者（教職工、員工或學生）交談，以瞭解他們計劃如何使用技術。您的使用者希望技術為他們做什麼？他們期望什麼改進？購買錯誤的裝置並發現它不能完成所需的任務，這是一種您不希望遇到的情況。
• 超越使用者請求思考。使用者可能對技術的潛力認識有限，他們的請求也可能有限。作為技術主管，您的任務之一是提出各種解決方案，這些解決方案可能是您的使用者甚至沒有夢想過的事情。

聯絡當前使用者

與使用您正在考慮購買的技術的其他學區聯絡非常重要。這是檢查技術實際效能的最簡單方法之一，但它為您提供了一些最有價值的資訊。

• 聯絡當地或全國的其他學區，以瞭解技術是否按預期執行，以及是否滿足期望，以便了解其效能的真實情況。
• 與當前使用者聯絡也有助於找出您可能不知道要問的問題 - 具有經驗的當前使用者可能能夠分享寶貴的見解，這些見解在決策過程的這個階段可能未知。

檢查潛在供應商的參考

在與供應商簽訂合同之前，儘可能多地瞭解供應商非常重要。檢查潛在供應商的參考，以確保他們在預算價格範圍內提供產品/服務時值得信賴和可靠，是最好的方法之一。

• 諮詢其他學區，瞭解他們從哪裡購買了裝置。由“品牌 X”製造的產品由許多不同的供應商銷售。雖然產品可能相同，但供應商提供的支援可能大不相同。檢查參考有助於瞭解供應商如何支援其產品。
• 這些供應商很可能以不同的方式支援產品。有些只是向您出售產品，提供一年的支援，然後您可能永遠無法與他們聯絡，以瞭解您已經下達的訂單。另一些將安裝裝置（如果適用並收取額外費用），在幾年內支援裝置，並且還會修復安裝過程中可能出現的任何問題。與其他人談論他們與個別供應商的經驗，特別是關於提供的技術支援型別，可以決定從誰那裡購買。

研究軟體/硬體

研究軟體和/或硬體非常重要，以確認它符合您的預期，並且與當前和將來的系統相容。

• 在規劃技術裝置採購時，IT 員工首先必須對要更換的裝置進行基本盤點。很多時候，當技術被更換時，其他裝置會被“滾落”下來，以取代被認為過時的技術。例如，假設您的學校以四年輪換的時間表購買新電腦。每年夏天，擁有使用四年的電腦的工作人員將收到一臺新電腦，但他們的舊電腦可能可以保留用於其他目的，也可以捐贈給其他非營利組織；請確保所有先前的資料都已清除，並且電腦上安裝的唯一軟體是最初隨電腦一起提供的軟體。
• 在規劃技術裝置採購時，新裝置不一定非要是最先進的，除非它將被大量使用（例如電腦實驗室或全天候使用的裝置）。將由教職工使用的電腦不一定非要是最好的裝置。購買價格在 800 美元至 900 美元之間的電腦可能足以滿足平均使用者的需求，這些使用者不會整天坐在辦公桌前。如果電腦將由行政人員使用，他們將整天使用電腦。這種電腦的價格可能在 1100 美元至 1200 美元之間。

接收和安裝

接收和安裝涵蓋接收技術並將技術安裝到新舊建築物和教室中的物流。

接收技術貨物

1. 貨物將被運往哪裡：技術協調員應該知道貨物被運往哪裡。包裹可以被運送到學區辦公室、倉庫或各個學校。通常，所有來自當地供應商的貨物都會直接運送到學校或學區辦公室或倉庫。
2. 貨物到達時誰將在場：需要一個可靠的人來接收任何單獨的包裹或大型貨物。可能需要保潔人員卸貨，因為送貨員可能不需要將大型貨物從他們的車輛上卸下。通常，包裹會隨附一份裝箱單。必須根據採購訂單檢查裝箱單，以確認已收到所有物品。選定的可靠人員必須在裝箱單上簽字，以確認已收到所有物品。在清點和安裝物品之前，必須保護大型貨物。如果提供了跟蹤號，則在運輸物品時，應跟蹤物品以監控運輸狀態。技術協調員有責任驗證收據並將採購訂單的一份副本轉發給業務部門。

技術儲存

1. 每個學區通常都擁有一個倉庫，所有貨物都應在主管和保管員的監督下安全保管。倉庫保管員在主管的指導下參與接收、卸貨、存放電腦和/或筆記型電腦和/或其他裝置，維護相關記錄，準備和維護報告，保持倉庫和周圍區域清潔整齊，將物品運送到學區地點等。如果出現任何錯誤的貨物、超額貨物、取消，保管員在主管的指導下準備報告，維護準確和可審計的記錄。
2. 如果您的學區沒有倉庫可以存放貨物，直到貨物在每個學校收到，您可能需要租用一個儲存設施，並且可能需要僱用額外的安保來保護投資。

庫存

1. 技術協調員應瞭解，需要有人負責準備和維護學校區供應、材料和裝置的計算機固定資產清單。準確的庫存清單是法律和保險公司所要求的。通常使用全區範圍內的庫存系統。條形碼掃描器有助於記錄型號和/或序列號。
2. 一個完整的庫存清單應包括採購訂單號以及與訂單相關的所有其他資料。
3. 庫存至關重要，因為在緊急情況下，需要有檔案記錄證明受損或被盜物品的具體資訊，以便對這些物品進行估值。為了更方便地跟蹤或控制計算機、傢俱和裝置的庫存，學區可能需要購買一些軟體。有關可用庫存軟體清單，請訪問 IntelliTrack 網站。

支付

供應商或廠商向學區的採購部門傳送發票或賬單，要求付款。在收到貨物並確認其狀況良好且採購訂單的所有條款和條件都已滿足後，採購部門將向供應商支付貨款，並更新庫存。至此，採購週期完成。

安裝技術

進行任何型別的技術裝置安裝時，都需要有人（學校人員或簽約電工）安裝適當的資料和電線。這樣做可以確保所有新裝置能夠正常執行。在為新建大樓安裝資料和電線時，最好安裝超出實際需要的數量。安裝更多線路可以讓人員重新調整房間佈局，而不必擔心物品的擺放位置。

安裝新裝置

1. 在安裝新裝置或更換舊裝置時，如果裝置將放置在公共區域、圖書館或計算機實驗室，請確保臺式電腦和顯示器牢固固定。使用 臺式電腦安全箱 和 顯示器安全線 可以防止人們竊取您的投資。
2. 在正確安裝單個計算機工作站後，技術人員需要將已建立的映象上傳到每臺機器。在對實驗室進行映象操作時，最簡單的方法是使用多播。此過程節省了網路頻寬，並同時將相同的映象上傳到多臺計算機。 Symantec Ghost 是最常用於此類任務的映象軟體。
3. 除了映象或與映象一起使用之外，還可以使用應用程式“凍結”計算機所需的狀態。這意味著每次重新啟動計算機時，它都會自動恢復到所需的配置。這個方法效果很好，因為如果計算機感染了病毒或其他惡意軟體，重新啟動計算機後它們就會消失。這種設定的主要問題是維護作業系統和病毒定義的更新。能夠執行此操作的程式示例稱為 Deep Freeze。

升級裝置

1. 在升級裝置時，需要完成與安裝新裝置相同的任務。
2. 此外，學校需要確定將如何處理升級的裝置。許多時候，舊裝置仍然可以被學校的其他人員使用。在這種情況下，電腦會被轉交給其他人員，但所有舊資料都會被刪除，電腦會被恢復到原始狀態。以這種方式轉讓電腦可以為學區節省大量資金。
3. 如果電腦不會被轉讓，可以捐贈給教堂或其他非營利組織，他們可以使用這些裝置。

腳註

^1a 來自：賓夕法尼亞州公立學校會計和財務報告手冊，http://www.pde.state.pa.us/school_acct/lib/school_acct/intro06-2006.pdf，2007年10月16日獲取。