技術指導/採購/詳細瞭解招標流程

簡介

當新裝置的購買或施工超過 10,000 美元時，學區必須透過公開競爭性招標方式購買裝置。對於技術主管來說，以下物品可能需要招標

• 建立、維護和更新網路
• 學校大樓的筆記型電腦採購
• 大規模軟體採購
• 與技術基礎設施開發相關的任何施工

招標流程包含許多步驟，從建立招標到最終學校董事會批准，可能需要 4 到 6 個月。最終，擬議的招標將授予滿足所有招標規範的最低投標者。招標流程以詳細的規範為主導，旨在保護學區和潛在供應商。這些規範和條件支配著招標過程的方方面面，從建立到完成。雖然招標是技術主管職位的重要組成部分，但由於“州合同”或合作採購協議（如 PEPPM 和 CoStars），它在硬體採購中使用的頻率越來越低。招標仍然是技術建設的重要組成部分。本頁的第一部分將介紹如何準備投標書，隨後介紹繞過招標流程的替代方法。以下資訊是招標流程的一般指南，但技術主管需要檢視有關招標的具體學區和州法規。

如何準備投標

File:Puzzlepiece.jpg

步驟 1：生成投標書或招標檔案

在建立投標之前，學區需要評估其需求，並確定什麼裝置最適合他們的情況，或需要進行哪些施工。學區可以透過多種方法收集這些資訊。可以透過以下途徑確定需求（有關規劃的更多資訊，請參閱技術指導/採購）

• 教師訪談
• 參觀其他學校
• 行政要求
• 課程需求

對新技術或施工的需求可能是少數人的願景，也可能是整個學區的需求。規劃過程在建立招標規範中尤為重要。規範是指學區需要的技術或施工的具體細節。在招標流程結束時，學區將需要接受滿足所有列出規範的最低提交的投標，因此必須確保規範準確地概述學區想要的東西。另一方面，學區不能過於具體地要求某些品牌或公司。在規範中，學區還需要概述招標的時間範圍。規範是許多技術部門使用招標以外的替代方法（如下所述）進行硬體採購的原因。如果規範過於籠統，學區可能會最終得到不符合其需求的劣質產品；如果規範過於具體，實際上可能會嚇跑合適的投標者。 對於較小的採購或裝置，技術主管可能自行編寫招標，但對於較大的物品或施工，可能會聘請顧問或工程師來協助建立規範。這可以確保招標準確反映學區的需求。規範的範圍可以從筆記型電腦採購中的記憶體和螢幕尺寸，到施工中使用的特定型別的電線和插座。

除了建立詳細的規範集來描述所需的物品或服務外，投標還應包括“條件”，以在投標、採購、接收和安裝過程中保護學區。這些條件涵蓋方方面面，從提供清晰標記的樣品，到在給定的時間規範內完成投標，以及需要提交哪些檔案才能滿足投標要求。學區應有一份招標程式的通用條件清單，但個別招標可能會有針對特定專案的特殊條件。

以下是 Wissahickon 學區釋出的招標中的一些條件 董事會保留接受或拒絕所有或部分提交的投標的權利，並以最符合學區利益的方式進行授標。 投標人同意，如果合同授予其，則其不得轉讓、轉讓或轉包合同，除非學區書面同意。 投標人同意，如果獲得合同，則應在本文所述的時間、地點和數量提供和交付所述物品，並且所有物品應接受董事會的檢查和批准。 完整的招標邀請和規範可在Wissahickon 學區網站上找到。

一旦技術主管整理出明確說明學區需求、概述完成招標時間表並建立附加條件以保護學區的投標書，就可以進入下一步。

步驟 2：公開發布招標

許多學區在其網站上專門設立了一個部分，用於釋出招標資訊。這是一種向供應商和承包商公開發布招標的方法。學區的招標頁面不僅限於與技術相關的招標，還包含從食品服務到新建築的學區所有招標。以下是一些學區招標頁面的示例

• 費城學區
• Souderton 地區學區
• 北賓夕法尼亞學區

一些學區還會在eschoolmall.com等網站上釋出招標廣告。 這是一個連線學校和供應商參與招標流程的網站，還幫助學區管理招標流程。

在賓夕法尼亞州，學校必須在至少兩家當地報紙上刊登招標廣告。報紙招標公告應包含有關招標的幾個詳細資訊，包括

• 密封投標書的截止時間和地點
• 招標檔案領取地點和相關費用
• 招標的物品或施工
• 招標前會議的時間和地點
• 適用於招標的任何附加條件
• 招標人的聯絡資訊

在招標在當地報紙上刊登後，學區需要獲得一份供存檔的出版證明通知。這證明了招標已適當地向公眾公開。該檔案將包含廣告副本、報紙名稱以及它在報紙上刊登的日期。它還需要經過公證。

步驟 3：釋出招標書（RFP）

在向公眾宣傳招標後，將向潛在供應商或承包商發放 RFP。這可以透過面對面、預標會、學區網站或第三方網站來完成。RFP 將包含在招標流程初始步驟中建立的所有規格和條件。RFP 的基本模板可以在計劃頁面上找到，也可以在 此處找到。 可以在許多學區網站上找到完整的 RFP 示例，例如 博福特縣學區 一份完整的 RFP 應包含學區資訊、招標規格、招標提交和通知的時間範圍、提交流程、專案完成的預期時間範圍以及聯絡資訊。

步驟 4：接收並公開開標

RFP 應明確定義所有與提交流程相關的細節。應包含具體日期和時間，以及提交收件人。應提及未以正確方式提交的招標將不會被開啟。招標通常以密封信封提交，並在 RFP 中指定標籤。學區可以要求紙質提交、電子提交或兩者兼而有之。電子提交可以採取磁碟、CD-ROM、電子郵件或透過第三方網站提交的形式。

在提交招標的截止日期之後，所有招標將被公開開標。

步驟 5：審查招標

一旦招標被公開開標，它們將由相關學區成員審查。這可能涉及比較蘋果和橘子。 最終，需要選擇最低合格的招標。技術主管需要仔細檢視擬議的招標是否符合所有設定的規格。這是精心設計和詳細的規格可以成就或破壞招標的地方。技術主管不能根據首選品牌或公司來選擇招標。招標只能根據低成本和滿足招標條件來選擇。審查招標是一項複雜的任務，取決於提交的招標和招標規格的質量。最終決定可能很困難，因為它需要確保學區獲得滿足其所有需求的優質產品或服務，並且還滿足招標流程的法律方面。

步驟 6：提交招標建議以供最終批准

在技術主管或相關方選中一項招標提案後，該提案將被列入校董事會議程以供最終批准。在校董事會會議期間，可能會出現關於招標選擇的進一步討論。為了完成流程，校董事會需要接受招標提案。

步驟 7：採購或施工

招標提案獲得批准後，可以進行採購或開始施工。RFP 中應包含招標完成的時間範圍。招標條件將概述如果供應商或承包商無法滿足截止日期或招標規格會發生什麼。RFP 條件還將規定學區對物品或服務的付款方式。整個招標流程至少需要兩個月的時間，但通常最多需要六個月的時間。

招標流程的替代方案

由於招標流程可能很複雜，並且可能無法產生預期結果，因此技術主管可能需要考慮一些替代方案。以下網站最適合購買技術硬體，並且不是技術施工的最佳替代方案。每個州都有不同的選擇，但是大多數是已對常見技術產品預先協商過價格的專案。選定的供應商提交商品價格，這些價格可以在沒有招標的情況下提供給學區。一些專案可能包括施工成本。這消除了招標的需要，並保證了學區將獲得他們想要的確切的東西。學區無需經歷招標流程，就可以節省時間和金錢，這些時間和金錢可以用於其他事情。

PEPPM PEPPM 是一個多州專案，允許以預先協商的價格從不同的供應商購買產品。PEPPM 作為中介方，接受訂單並將其傳送給選定的供應商。訂單可以透過線上或離線傳真訂購單完成。訂購單將遵循個別供應商的指示，但將傳送到 PEPPM。E-rate 也可以應用於購買。

COSTARS COSTARS 利用賓夕法尼亞州的合作採購計劃。這允許地方公共採購，例如學校以較低的價格購買物品。供應商向 COSTARS 提交招標以供審查，然後降低的價格就會對公共採購開放。

IU13 IU13 是一個向賓夕法尼亞州提供打折軟體的網站。