加拿大難民程式/RPD 規則 31-43 - 檔案

規則 31-43 位於規則中名為“檔案”的部分，涉及如何提供檔案，檔案可使用的語言，部門在自身想要提供檔案時應遵循的程式，部門用於確定是否接受檔案的標準，部門如何決定是否接受遲交的檔案，如何向部門和其他當事人提供檔案，在聽證會上提供原件的要求，以及在聽證會後提供額外檔案作為證據的程式。簡而言之，這些規則 31-43 涉及申請人向委員會提交檔案的 *程式*。關於申請人有義務向委員會提交哪些檔案，請參閱規則 3-12 以及 加拿大難民程式/檔案#何時需要提供哪些檔案？ 中對這些義務的概述。

RPD 規則 31 - 如何提供檔案

相關規則的文字如下：

Documents

Form and Language of Documents

Documents prepared by party
31 (1) A document prepared for use by a party in a proceeding must be typewritten, in a type not smaller than 12 point, on one or both sides of 216 mm by 279 mm (8 1⁄2 inches x 11 inches) paper.

Photocopies
(2) Any photocopy provided by a party must be a clear copy of the document photocopied and be on one or both sides of 216 mm by 279 mm (8 1⁄2 inches x 11 inches) paper.

List of documents
(3) If more than one document is provided, the party must provide a list identifying each of the documents.

Consecutively numbered pages
(4) A party must consecutively number each page of all the documents provided as if they were one document.

在這些規則中，“檔案”的含義是什麼？

這些規則中沒有明確定義“檔案”一詞。例如，在規則 1 的定義部分（加拿大難民程式/定義）中沒有提供定義。與加拿大任何一項法定解釋的練習一樣，這些規則中“檔案”一詞的正確範圍和含義將透過應用 Driedger 對法定解釋的現代方法來確定，即“法案的文字應在整體語境下，並以其語法和普通含義與法案的框架、法案的目的以及議會的意圖相協調”。 這樣做，以下原則就會顯現

• “檔案”一詞定義廣泛，不侷限於紙質檔案： 當 RPD 規則的現行版本在 2012 年起草時，它是針對 2002 年《難民保護部門規則》下先前規則 27 的措辭以及解釋該規則版本的法案例進行起草的。其中一個案例是 *Cortes v. Canada*，在解釋 2002 年 RPD 規則中該規則的先前版本時， 認可了以下對 RPD 規則中“檔案”含義的廣泛概念：“《難民保護部門規則評註》規定，“檔案”包括“任何信函、備忘錄、書籍、計劃、地圖、圖紙、圖表、圖片或圖形作品、照片、膠片、縮微膠捲、錄音、錄影帶、機器可讀記錄，以及任何其他檔案資料，無論其物理形式或特徵如何，以及這些檔案的任何副本””。 儘管委員會不再提供《難民保護部門規則評註》，但這種解釋仍然具有說服力。因此，適用於先前規則的案例法似乎仍然適用於更新後的規則，因為沒有任何跡象表明 2012 年對規則的修訂意圖偏離先前解釋和實踐。事實上，根據新規則做出的決定繼續將“檔案”一詞理解為廣泛意義，例如以下 2017 年難民上訴部門決定，該決定得出結論認為“檔案”包括“電子檔案”，該術語在《加拿大證據法》第 31.8 條中定義為：“‘電子檔案’是指記錄或儲存在任何介質上的資料，透過計算機系統或其他類似裝置進行記錄或儲存，並且可以被個人或計算機系統或其他類似裝置讀取或感知。它包括資料的顯示、列印或其他輸出。”）。 《解釋法》包含以下定義：“書面材料，或任何類似含義的術語，包括印刷、打字、繪畫、雕刻、石版印刷、攝影或以任何方式表示或複製以可見形式表示或複製的文字。（écrit）”。 該定義已在其他情況下被考慮，這些情況得出結論認為書面檔案可能包括電子格式的檔案。 此外，聯邦法院裁定，在其他情況下，非紙質證據來源（例如 DVD）可以在行政法庭面前被接受：*Grenier v Canada*。
• 這些規則中使用的“檔案”一詞不限於為證據目的提供的檔案，還包括其他型別的檔案： 當這些規則中使用“檔案”一詞且沒有任何限定時，它應適用於所有檔案，無論這些檔案是證據檔案還是其他型別的檔案，例如書面陳述。這些規則中使用的“檔案”一詞包括 *當事人準備的* 檔案，根據規則 31(1)，該規則規定了“為當事人在訴訟中使用而準備的檔案”所需的格式。RPD 規則 37 規定，“檔案”一詞在這些規則中包括“書面通知或請求”。一些 RPD 規則僅適用於用作證據的檔案（例如規則 43 僅適用於“當事人想要提供檔案 *作為證據*”的情況，法院已裁定，這種情況不包括為非證據目的提供檔案的狀況，例如書面陳述（*Yared Belay v. Canada*，第 41-42 段）和案例法（*Petrovic v. Canada*，第 11 段））。根據必然的含義，其他規則不包含此類對“檔案”一詞的限制這一事實意味著，這些規則適用於提交的所有檔案（通知、請求、陳述、案例法等），而不僅僅是證據檔案。

在這些規則中，“訴訟”的含義是什麼？

這些規則中的許多規則都與“訴訟”中使用的檔案有關，例如規則 31(1) 規定，“為當事人在訴訟中使用而準備的檔案”必須符合其中規定的規格。申請人或受保護人（例如，如果申請撤銷或停止其保護）提交給難民委員會的所有檔案是否都用在訴訟中？一般來說，情況確實如此，正如以下評論中所述： 加拿大難民程式/檔案#本規則中“訴訟”的含義.

應提交要回復的證據，以使其成為法庭記錄的一部分

規則 31(4) 規定，當事人必須將提供的所有檔案的所有頁面連續編號，就像它們是一份檔案一樣。這其中的一項政策含義是，所依賴的檔案和證據應通常以編號頁面的形式提交併放入記錄中，以便它們可以用於對部門決定的任何上訴或複審，並且可以準確地指出記錄中的證據。

《RPD 程式問題實務通知》指出，RPD 不會接受指向文件的超連結作為證據。 該通知還在 IRB 網站上的“問答”文件中進一步解釋，雖然超連結可以包含在文件文字中，但連結指向的內容將不會被視為證據。 這種禁止可能源於上述要求，即頁面必須編號，因為指向文件的超連結無法滿足此要求。該政策也可能基於以下考慮，即鑑於超連結指向的內容可能會發生變化，該部門不應普遍接受指向證據的超連結。聯邦法院認為“引證並非法院的證據”，該部門也應得出相同的結論。來自《Iribhogbe訴加拿大案》的以下分析可能具有說服力

關於網站連結和這些網頁的摘錄，RAD 指出申請人未按照 RAD 規則的要求在其第 29 條規則申請中提供任何新證據的文件。相反，他包含了 40 個網際網路網頁連結的引用，以及網頁上的選定摘錄。RAD 指出，任何新證據的提交必須以印刷形式，而不是簡單地引用網際網路連結。RAD 還指出，由於缺少包含摘錄的實際文件，無法確定資訊的釋出時間，因此無法確定是否可以在申請人的上訴記錄中提供這些文件。

類似地，在《Urbieta訴加拿大案》中，RAD 指出，RPD 不可能合理地要求將申請人的手機作為證據，並在聽證會上提供手機並不能替代按照 RPD 規則在聽證會之前提交檔案，以便證據能夠被接受並記錄在案。

所有文件應包含的資訊：檔案號碼、聽證日期（如果適用）以及文件型別

《難民保護司：程式問題實務通知》指出，所有提供的文件必須在其上清楚地標明RPD檔案號碼、聽證日期（如果適用）以及文件型別。

RPD 規則 32 - 文件語言

Language of documents — claimant or protected person
32 (1) All documents used by a claimant or protected person in a proceeding must be in English or French or, if in another language, be provided together with an English or French translation and a declaration signed by the translator.

Language of Minister’s documents
(2) All documents used by the Minister in a proceeding must be in the language of the proceeding or be provided together with a translation in the language of the proceeding and a declaration signed by the translator.

Translator’s declaration
(3) A translator’s declaration must include translator’s name, the language and dialect, if any, translated and a statement that the translation is accurate.

評論

以下評論適用於 RPD 規則 32(1)-(3) 的集合。然後，針對規則 32 的各個細分條款進行更具體的評論。

如果證據未按照規則進行翻譯，委員會可以拒絕接受證據，或者可以降低其權重

拒絕接受未翻譯的文件

當申請人試圖提交未翻譯的文件時，應遵循的正確程式通常是 RAD 成員 Normand Leduc 遵循的程式，他在書面檔案中寫道：“證據 P-3 未翻譯成英語或法語，因此我無法接受它作為證據”。 這是因為該規則的語言被描述為“強制性”，包括透過使用“必須”這個詞， 並且成本 和時間限制 等抵消因素通常不是不遵守文件必須翻譯規則的有效理由。此外，聯邦法院指出，法庭的作用不是要求聽證室中如果有的話，要求口譯員翻譯申請人的陳述

在聽證會上做好準備的責任在於申請人，而不是法庭。將確保申請人 PIF 完整的義務轉嫁給法庭類似於將申請人的義務轉嫁給法庭。法院認為，法庭沒有義務要求法庭上的口譯員翻譯申請人的 PIF 來糾正其不足，正如申請人所建議的那樣。申請人有責任準備其索賠檔案，法庭沒有義務糾正其不足。

請參見 RPD 規則 6(3) 關於索賠理由表格必須包含口譯員宣告的要求：加拿大難民程式/提供的資訊和文件#RPD 規則 6 - 索賠理由表格。

拒絕接受僅部分翻譯的文件

上述邏輯同樣適用於文件僅部分翻譯的情況。難民上訴司成員 Edward Bosveld 得出結論，通常，文件的翻譯應該是完整的，而不僅僅是對方希望依賴的文件中某些孤立詞語的選擇性翻譯

在本案中，部長未提供 Facebook 頁面上阿爾巴尼亞語措辭的翻譯，但仍試圖依賴這些措辭來證明被告的父親受僱為 XXXX XXXX XXXX，部長認為這與在家自我隔離不一致。被告對這一說法提出了異議，指出部長只翻譯了選定的詞語，他不同意這些詞語與他父親的僱傭關係有關。部長未遵守提供簽署的譯員宣告以及 Facebook 帖子中阿爾巴尼亞語詞語的翻譯的要求。此外，即使提供了這種宣告，RAD 仍然會遇到一些困難，因為只提供了部分翻譯。提供的翻譯不符合規則，不完整，RAD 無法確定其是否準確。因此，RAD 拒絕將 Google 翻譯作為證據接受。

但是請參見《伊斯蘭訴加拿大案》，其中聯邦法院認為，RAD 僅僅因為翻譯版本包含了未翻譯版本中沒有的標題而對新證據不予重視是不合理的。這是因為標題沒有提供翻譯中沒有的資訊，而重視證據可能會破壞對迫害者與人民聯盟無關的結論。

接受未翻譯的證據作為證據，但根據其未翻譯的事實對其進行權衡

委員會也有權根據《難民保護司規則》第 70 條，透過行使修改規則的權力，將此類證據納入記錄。在部長不干預的情況下，接受來自申訴人的未經翻譯的文件，通常不會違反程式公正。

通常，此類證據的權重會很低甚至沒有權重，但也可能存在某些情況下，可以給予更多權重。例如，在解釋其類似規則時，移民上訴司評論說，可以接受德語檔案作為證據，以證明申請人的醫療治療程度，儘管其權重很低。

上訴人提供了大約 72 頁的文件作為證據。大多數檔案都是德語。部長律師反對接收這些檔案，理由是它們不符合《移民上訴司規則》第 29(1) 條。德語檔案沒有翻譯成任何官方語言。上訴人解釋說，這些檔案的目的是證明他的牙齒治療程度。這些檔案被允許作為證據，但上訴人被告知，由於這些檔案沒有翻譯成加拿大官方語言之一，因此可能無法賦予它們任何或很少的權重。

移民上訴司在解釋其類似規則時，闡述了接收此類未經翻譯的文件的邏輯和實用性，如下所示

上訴人提供了一段時間的聊天記錄副本。這些訊息大部分都是用外語寫的。公民及移民部部長律師提交意見，認為這些訊息不應被接受為證據，因為它們不符合《上訴司規則》第 29(1) 條。智慧手機、網際網路通訊和社交媒體的時代帶來了難題。如果一對夫婦經常透過簡訊、聊天、Facebook 或類似的即時通訊進行交流，則披露他們所有訊息將導致聽證會上出現大量檔案，造成負擔。翻譯成本將是難以承受的。另一方面，未經翻譯提供訊息會限制其證明價值。只提供樣本可能會導致推斷，認為其餘訊息包含對上訴人案件不利的證據。沒有簡單的解決方案。上訴人試圖透過提供一份解釋證據的法定宣告來克服這個問題。這有些幫助。我給予這些證據一些權重，但我給予的權重因這些訊息為外語而降低。

另見《艾莉亞斯訴加拿大案》，該案中聯邦法院對一項因未經翻譯而被貶低證據的移民上訴司決定進行了評論。法庭評論說，證據是否經過翻譯與其證明價值無關，如下所示

移民上訴司發現，沒有足夠的證據表明艾莉亞斯女士和拜亞德先生經常聯絡。然而，記錄中包含大約 50 頁的螢幕截圖，顯示透過 WhatsApp 或其他手機和訊息應用程式進行的通訊，顯然是在 2015 年和 2019 年進行的。移民上訴司貶低了這些證據，因為它們是用阿拉伯語寫的，沒有翻譯。然而，相關的是通訊的頻率，而不是其內容。……雖然這些問題可能不會獨立地使移民上訴司的決定不合理，但它們進一步削弱了其合理性。

在審理此案時，應注意，移民上訴司的等效規則，即《移民上訴司規則》第 29 條，與上述《難民保護司規則》非常相似（“參與訴訟的人員在訴訟中使用的所有檔案必須是英文或法文，如果使用其他語言，則必須提供英文或法文翻譯和譯員宣告”）。

此翻譯要求適用於提交給委員會的影片和音訊證據，這些證據也必須進行轉錄

申訴人經常向委員會提交音訊和影片證據。這些證據必須進行轉錄，然後將轉錄內容翻譯成英文或法文。聯邦法院在解釋該規則的先前版本時，在《科特斯訴加拿大案》中確認了這一點

規則 28 規定，“[a]ll documents used at a proceeding must be in English or French or, if in another language, be provided with an English or French translation and a translator’s declaration”。此外，《難民保護司規則評註》規定，“document”包括“所有信函、備忘錄、書籍、計劃、地圖、圖紙、圖表、圖片或圖形作品、照片、電影、縮微膠片、錄音、錄影帶、機器可讀記錄以及任何其他文件資料，無論其物理形式或特徵如何，以及這些文件的任何副本”。在此，DVD 屬於“document”，未按規則要求進行翻譯。因此，小組有權不將 DVD 視為具有證明價值。

難民保護司已確認，相同的推理適用於根據《難民保護司規則》的現行版本提交的視聽和其他證據。《難民聽證準備：難民申訴人指南》手冊在“影片、網站或其他電子檔案是否需要翻譯？”的問題下，指出“是的！你獲得的所有證據都必須翻譯成英文或法文。影片必須進行轉錄。”這反映了最佳和慣常的做法。

《難民保護司規則》第 32(1) 條 - 申訴人或受保護人檔案的語言

Language of documents — claimant or protected person
32 (1) All documents used by a claimant or protected person in a proceeding must be in English or French or, if in another language, be provided together with an English or French translation and a declaration signed by the translator.

此規則適用於申訴人或受保護人在訴訟中使用的檔案，而不是所有提供的檔案

申訴人有義務在提交其《基本申訴表格》時提供其擁有的所有相關檔案。這些檔案不需要翻譯：加拿大難民程式/提供的資訊和檔案#附在基本申訴表格上的檔案不需要在附上的時候翻譯。相反，在稍後提供的檔案必須翻譯，因為提供這些檔案的唯一原因是申訴人打算在聽證會上依賴這些檔案，因此這些檔案將在《規則》第 32(1) 條的意義上被“使用”。

申訴人不需要提供訴訟語言的檔案，只需提供英文或法文檔案即可

申訴人選擇一種用於其訴訟的語言，即英文或法文。也就是說，根據《規則》第 32(1) 條，他們不限於提交該語言的檔案。與《規則》第 32(2) 條規定的部長不同，申訴人只需提供英文或法文檔案（或對於其他語言的檔案，提供英文或法文翻譯），無論訴訟語言是什麼。RAD 成員道格拉斯·福特尼對這個問題發表瞭如下評論

在本案中，難民保護司成員無法理解一份用法文提供的檔案，正確的程式應該是將該檔案作為證據接受，並在必要時獲得英文翻譯。或者，可以考慮獲得法語 - 英文口譯員的幫助，以協助理解難民保護司聽證會上該檔案的內容。

《移民及難民局關於官方語言和英法語言實質平等原則的政策宣告》對此進行了加強，該宣告指出，“聽證室的所有人員都可以自由使用他們選擇的官方語言，包括訴訟物件律師。應訴訟任何一方的請求，移民及難民局將安排提供從一種官方語言到另一種官方語言的口譯，同時考慮到可能還需要為該案件提供第三種語言的口譯。” 這在《官方語言法》第 14 條中得到了立法支援，該條規定

聯邦法院的官方語言
14) 英文和法文是聯邦法院的官方語言，任何人在任何聯邦法院或任何聯邦法院發出的訴狀或程式中，都可以使用這兩種語言中的任何一種。

根據《官方語言法》對該術語的定義，該委員會被認為是“聯邦法院”，因此受以下條款的約束：加拿大難民程式/決定#公開發布的決定理由必須以什麼語言或語言提供？ 因此，申請人可以提供檔案（無論是信件、信函、提交檔案、通知或其他證據檔案或非證據檔案 - 請參閱上述對“檔案”的廣義定義 加拿大難民程式/檔案#規則 31 - 如何提供檔案），前提是它們符合規則 32 關於語言的要求。

如果申請人無力翻譯所有檔案，該怎麼辦？

申請人負責承擔將所有書面材料翻譯成法語或英語的費用。 有時，申請人無力翻譯所有檔案。這種情況可能出現在申請人沒有代表（因此無法從法律援助獲得翻譯預算）、申請人有足夠的資金支付私人律師但仍然無力翻譯所有檔案（因為檔案特別龐大）以及申請人有權獲得法律援助，但法律援助提供的翻譯預算在案件背景下不足的情況下。 在這種情況下，申請人應告知部門情況，並能證明他們已採取一切合理的措施來翻譯檔案。

• 以書面形式告知部門存在額外檔案以及阻止翻譯的成本問題：《難民聽證準備：難民申請人指南》手冊建議申請人“以書面形式告知[RPD]您還有其他無力翻譯的檔案”。
• 尋求朋友、志願者、家庭成員等幫助翻譯檔案：申請人應準備好證明他們已盡力翻譯檔案。規則不要求翻譯必須由專業人員完成： 加拿大難民程式/檔案#翻譯人員不需要提供宣誓書、獲得認證、精通兩種語言或完全獨立。
• 申請法律援助（以獲得額外的翻譯資金）：例如，BC法律服務協會預先授權每個移民代表合同最多361美元（1900字）的翻譯費用。 律師可以在特殊情況下申請授權翻譯額外檔案。同樣，在安大略省，擁有RPD證書的法律援助律師可以為法律援助線上結算最多3500字的翻譯費用。對於超過3500字的檔案，律師可以提交申請額外支付翻譯費用。

此外，申請人應考慮將相關資訊以其他方式提交給成員。

• 翻譯最重要的檔案：來自refugeeclaim.ca的《難民聽證準備：難民申請人指南》手冊中對申請人的指示是“翻譯費用可能非常高。如果您無力翻譯所有內容，請選擇最重要的檔案。”
• 只翻譯部分檔案：作為折衷方案，申請人可以嘗試翻譯檔案中最重要的或最相關的部分。但是請參閱 加拿大難民程式/檔案#拒絕接受僅部分翻譯的證據 關於部門有權拒絕接受此類證據的情況，例如，部分翻譯適當地降低了可以賦予該檔案的權重。
• 在聽證會上提供未翻譯的檔案，包括進行現場翻譯：來自refugeeclaim.ca的《難民聽證準備：難民申請人指南》手冊建議申請人“將[未翻譯的檔案]帶到聽證會上，向主持成員解釋這些檔案的內容。” 然後，成員有權要求口譯員現場翻譯部分檔案： 加拿大難民程式/口譯員#是否可以要求口譯員翻譯檔案？
• 提供關於未翻譯檔案內容的法定宣告或宣誓證詞：委員會有權放棄規則，將未翻譯的檔案作為證據提交記錄（儘管可能由於缺乏翻譯而降低其權重）。例如，移民上訴部門在解釋其類似規則時就是這樣做的，並發表了以下評論

上訴人提供了一段時間的聊天訊息副本。這些訊息大多是外語。公民和移民部長律師認為，這些訊息不應作為證據提交，因為它們不符合《IAD 規則》第 29(1) 條。智慧手機、網際網路通訊和社交媒體的時代帶來了困境。如果一對夫婦經常透過簡訊、聊天訊息、Facebook 或類似的即時訊息進行通訊，披露所有訊息將導致聽證會因大量紙質材料而陷入僵局。翻譯費用將是天文數字。另一方面，提供沒有翻譯的訊息會限制它們的證明價值。只提供樣本可能會讓人推斷出剩餘的訊息包含對上訴人案件不利的證據。沒有簡單的解決方案。上訴人試圖透過提供法定宣告來解釋證據來克服這個問題。這有一定幫助。我賦予證據一定的權重，但由於訊息是外語，我賦予的權重降低了。

最後，申請人應考慮，除了他們在完成 BOC 表格時擁有的檔案以及他們之後獲得的旅行和身份檔案外，規則並不嚴格要求申請人提交所有相關檔案。相反，申請人只需要提交他們希望用來支援其主張的檔案，並且申請人必須採取一切合理的措施來佐證其主張的情況；請參閱規則 34 的評論： 加拿大難民程式/檔案#何時需要提供哪些檔案？。因此，如果規則不要求將相關證據提交給法庭，那麼申請人可以考慮他們是否希望依賴該資訊以及是否可以透過其他方式提供相同的資訊，例如透過證人證詞。

如果申請人無力翻譯檔案，委員會沒有義務支付翻譯費用。

《索賠依據表格》中的說明是“包括所有非英語或法語檔案的英語或法語認證翻譯。您必須自行支付這些翻譯費用。” 難民上訴部門裁定，“為外語檔案提供翻譯的責任由使用這些檔案的當事方承擔，在本案中，即申請人。”他們接著指出，“委員會可以並且有時會翻譯委員會打算用作證據的檔案，這與RPD的決定無關。RPD規則明確要求“使用者”（本案中的申請人）提供外語檔案的翻譯。申請人（上訴人）未能做到這一點，因此未能遵守規則。”

如果申請人的未翻譯檔案不被接受，程式公平方面的考量

以上列出的申訴人可能採取的行動與申訴人已盡合理努力翻譯檔案但由於費用原因無法翻譯的情況有關。申訴人可能以未經翻譯的檔案出庭的其他原因包括他們聲稱不知道需要翻譯檔案。當申訴人的未經翻譯檔案不被接受時，該部門的專家小組已嘗試透過多種方式來為當事人提供便利，特別是無代表的申訴人，包括允許當事人就檔案中討論的事項作證，作為提出該證據的另一種方式（參見Huang v Canada），以及允許當事人在聽證後提交所涉檔案的適當翻譯（儘管法院裁定，即使在申訴人無代表的情況下，委員會也不必作為程式公正的義務這樣做，但這一結論可能取決於所涉檔案的證明力，參見Soares v. Canada）。

難民保護司規則32(2) - 部長的檔案語言

Language of Minister’s documents
(2) All documents used by the Minister in a proceeding must be in the language of the proceeding or be provided together with a translation in the language of the proceeding and a declaration signed by the translator.

如果檔案以電子方式提供給難民保護司，則免除對翻譯簽署的宣告的要求。

《難民保護司：程式問題實務通知》規定，如果檔案透過電子方式提供，例如透過電子郵件、Connect 或我的案件入口網站，則免除對簽名的要求。如果檔案透過郵件、快遞、傳真或送達方式提供，則不會免除簽署這些檔案的義務。此外，所有檔案必須註明日期，即使是以電子方式提交的。

部長必須在口頭和書面訴訟中使用訴訟的語言。

根據規則 32(2)，部長在訴訟中使用的一切檔案都必須使用訴訟的語言（或與翻譯一起提供）。關於上述規則中“檔案”和“訴訟”的正確範圍可能會出現疑問。例如，如果部長提供干預通知，它是否屬於“訴訟中使用”的“檔案”？

本規則中“檔案”的含義

一個提出的論點是，本規則中使用的“檔案”一詞僅包括作為證據的檔案，不包括部長髮出的通知。這個論點最好根據上面關於“檔案”定義部分提供的觀察結果和引用來駁斥：加拿大難民程式/檔案#這些規則中使用的“檔案”是什麼？.

本規則中“訴訟”的含義

根據規則 32(2)，部長在訴訟中使用的一切檔案都必須使用訴訟的語言（或與翻譯一起提供）。有時，人們會提出論點，認為干預通知等檔案在提供時並不屬於“訴訟中使用”，因為“訴訟”在規則 1 中的定義如下：“訴訟包括會議、申請或聽證”。相反，這個論點認為，干預通知並非為了在任何一個列出的訴訟程式中使用，而是為了通知目的而提供。最好避免這種語義上的爭論，並且應該由於以下原因駁斥該論點

• 正如委員會在其《關於官方語言和英法語言實質平等原則的政策宣告》中所述，“語言權利通常應得到廣泛和自由的解釋”。
• 規則 1 中對訴訟的定義“包括”列出的程式，但沒有表明它僅限於此。難民保護司規則從屬於該法，該法在第 170 條中考慮了對難民保護司“訴訟”的廣泛和包容性的概念，包括在沒有舉行聽證的情況下做出的檔案審查決定是訴訟中發生的事情（第 170(f) 條），以及委員會向部長提供聽證通知也是訴訟中發生的事情（第 170(c) 條）。如果向部長髮出聽證通知是“訴訟中”發生的事情，那麼很難理解為什麼部長的通知不應該同樣被認為是“訴訟中”使用的。 此外，在Duale v. Canada 一案中，法院評論說，該法第 167 條中使用的“訴訟”不僅僅是指難民保護司前的實際聽證。因此，第 168(1) 條允許一個部門確定其面前的“訴訟”已被放棄，例如未能提供所需資訊或未能按要求與部門進行溝通。 參閱該法中對“訴訟”一詞的解釋：加拿大難民程式/定義#關於“訴訟”定義的評論.
• 此外，部長的干預通知必須包含規則 29 所需的詳細資訊，如果未包含這些詳細資訊，則適當的補救措施是不接受干預通知。 很明顯，部長提供干預通知是為了在聽證會上依賴它作為已遵守要求此類通知的規則的證明。
• 最後，此類通知的目的是這樣描述的：“[規則 29(2)(a)] 的存在是為了迫使部長向申訴人提供其決定干預其申訴的原因。目的是讓申訴人提前瞭解部長對其申訴的關注，以便申訴人能夠針對這些關注做出回應。這是一個程式公正的問題。” 如果此通知沒有使用訴訟的語言提供，那麼向申訴人提供有關部長關注的特定提前資訊的目的是無法實現的。

部長根據《官方語言法》的義務

最後，對這個問題的最佳觀點是，部長有法律義務以訴訟的語言提供所有檔案，包括訴狀和其他程式性檔案，並且這種義務源於《官方語言法》，該法被認為是準憲法性法律。 《官方語言法》規定，在聯邦機構是民事訴訟當事方的情況下，它應在任何口頭或書面訴狀中使用其他當事方選擇的語言，除非在極少數特殊情況下。

女王作為當事方時民事訴訟的語言

18 在女王陛下以加拿大名義或聯邦機構作為聯邦法院的民事訴訟當事方的情況下，

(a) 女王陛下或有關機構應在訴訟的任何口頭或書面訴狀中使用其他當事方選擇的官方語言，除非女王陛下或該機構證明未收到有關所選語言的合理通知；並且

(b) 如果其他當事方未能選擇或同意在這些訴狀中使用的官方語言，則女王陛下或有關機構應根據具體情況使用合理的官方語言。

雖然目前沒有司法判例可供參考，但可以認為，該規定適用於來自IRCC和PSEP的部長代表在委員會面前進行干預的情況。此類訴訟屬於“聯邦法院”，根據《官方語言法》第3(2)條的定義，“聯邦法院”是指“任何執行司法職能並根據議會法案設立的法院、法庭或其他機構”。聯邦上訴法院在Devinat訴加拿大案中得出結論，IRB符合該定義。^[48] 此外，部長代表參與委員會訴訟似乎構成“聯邦機構”成為訴訟當事人的情況。“聯邦機構”在《官方語言法》中被廣泛定義，不僅包括公民與移民部和公共安全與應急準備部（基於該法第3條中“聯邦機構”和“部門”的定義），還包括“任何由議會法案指定為加拿大女王代表機構或受樞密院或皇冠部長指示的機構”，這很可能包括根據《移民和難民保護法》的部長代表，其權力源於該法第6條，該條規定：“部長可指定任何個人或個人類別擔任官員，以執行本法任何條款的目的，並應指定其權力和職責”。^[49]

如果申訴人將語言從法語更改為英語，或反之，部長必須提供其打算使用的檔案的翻譯件。

根據RPD規則的前一個版本，這些檔案不需要翻譯。

根據2002年版本的規則，對第32(2)條前身規則的措辭解釋為，部長不需要提供申訴人隨後更改訴訟語言的文件的翻譯件。例如，如果申訴人選擇用法語進行訴訟，部長向申訴人提供了法語檔案，而申訴人隨後決定改為用英語進行訴訟，部長沒有義務提供該檔案的英語新翻譯件，而是可以依賴之前公開披露的檔案。關鍵問題是，該檔案是否在傳送時以當時訴訟的語言提供給申訴人。

這個問題由聯邦法院在Blanco訴加拿大案中解決，該案涉及移民部規則的前一個版本，該版本與RPD規則中的措辭相一致。在該案中，相關人士以英語開始訴訟。申訴人隨後聘請了新的法語律師。委員會隨後批准了申訴人將訴訟語言改為法語的申請。同時，委員會和部長都拒絕提供部長之前以英語傳送給申訴人前律師的文件的法語翻譯件。申訴人在聽證會上辯稱，委員會不能合法地將英語文件作為證據，這些文件在聽證會之前沒有被翻譯成法語。聯邦法院駁回了這一論點，理由是“很明顯，當被告提供這些文件時，訴訟語言是英語，因此不需要法語翻譯”。^[50] 這種解釋似乎取決於當時的移民部規則，該規則規定：“如果部長提供一份非訴訟語言的檔案，則部長必須提供一份翻譯件和一份譯員宣告。[強調部分]”基於相關規則規定，觸發翻譯的因素是在提供檔案時使用的訴訟語言，法院得出結論，這些檔案可以適當地作為證據提交到聽證會上。

2012年RPD規則對該條款的修改現在要求該檔案在使用時必須以訴訟語言提供。

Blanco案件（上文）中強調的委員會做法受到眾議院官方語言委員會成員的強烈批評。^[51] 官方語言專員隨後要求委員會修改RPD規則中關於RPD訴訟語言的規定。委員會確定，新RPD規則的目標之一是“解決官方語言專員辦公室（OCOL）的這些建議”。^[52] 新（也是當前）第32(2)條的措辭要求“部長在訴訟中使用的所有檔案必須以訴訟語言提供，或者與訴訟語言的翻譯件以及譯員簽署的宣告一起提供[強調部分]”。這與2002年版本規則中該條的先前措辭不同，先前措辭為：“如果部長提供一份非訴訟語言的檔案，則部長必須提供該語言的翻譯件和一份譯員宣告”。^[53] 該規則關注檔案的使用，這似乎表明，根據新規則，Blanco訴加拿大案中的情況不會再次發生，因為部長有義務提供他們之前提供過的任何文件的翻譯件，如果他們想繼續依賴這些文件。

RPD規則第32(3)條 - 檔案語言 - 對譯員宣告的要求

Translator’s declaration
(3) A translator’s declaration must include translator’s name, the language and dialect, if any, translated and a statement that the translation is accurate.

對檔案譯員宣告有哪些要求？

翻譯後的檔案應滿足以下要求

• 除了翻譯件之外，還應提供原語言檔案的副本：第32(1)、32(2)和32(3)條的共同閱讀要求提交原語言的原件副本以及其翻譯件。
• 譯員宣告必須滿足第32(3)條中列出的所有要求：譯員宣告應採用以下格式：“譯員宣告必須包括譯員姓名、翻譯的語言和方言（如果有）以及一份宣告，表明翻譯準確無誤”。
• 譯員宣告應由譯員簽署：索賠基礎表格中關於檔案翻譯的說明是，申訴人應“為所有非英語或法語檔案提供英語或法語的認證翻譯件”。^[37] 索賠基礎表格中解釋說，如果提供的任何檔案附帶滿足第32(3)條要求的譯員宣告（“譯員宣告必須包括譯員姓名、翻譯的語言和方言（如果有）以及一份宣告，表明翻譯準確無誤”）以及譯員簽署的宣告，則滿足“認證”的要求。^[54] 但是，難民保護司：程式問題實踐通知豁免了電子提交宣告的簽署要求。^[55]
• 翻譯宣告應註明日期：難民保護司：程式問題實踐通知有一個部分討論了口譯員或譯員的宣告，該部分規定所有此類檔案都必須註明日期，即使是電子提交的。^[55]
• 譯員應與申訴人保持一定程度的獨立性：作為最佳實踐，譯員應與申訴人保持一定程度的獨立性。
  • 案件的記錄律師不應擔任翻譯： RPD 對申訴人說：“您的律師 [] 不能翻譯您的檔案。”難民保護司認為，“既擔任代表人又擔任口譯員可能會造成利益衝突”。 律師本身不應該擔任翻譯，因為如果出現任何關於所述翻譯準確性的問題，他們可能會被傳喚作證。雖然這種情況可能會發生（例如，其他法律背景下的案件認為“雖然律師同時扮演律師和證人角色是非常不利的，但當事人有權讓他的律師以證人身份作證”），但這會引發關於潛在利益衝突和後勤障礙的問題。然而，正如法院在Grandmont v. Canada案中接受的那樣，申訴人所選擇的律師事務所內部的工作人員可以被認為是可以接受的翻譯檔案的人。
  • 申訴人本人及其近親不應擔任翻譯： RPD 對申訴人說：“您不能自己翻譯檔案。”在解釋其類似規則時，移民上訴司也拒絕了檔案，理由是擔心，除其他事項外，這些檔案“未完全由獨立翻譯員翻譯”。規則中對獨立性的要求的依據似乎有些不足，但可以說是出於委員會應給予證據的權重問題——特別是如果在聽證會上出現任何其他關於翻譯人員可信度的疑慮。獨立性的這一方面也受到難民索賠流程的公開解釋的強調，包括 Kinbrace 社群協會的難民聽證準備：難民申訴人指南，該指南指出，最好讓翻譯員不是親屬：“認證翻譯員最好，但不是必須的。如果您無法支付專業翻譯員的費用，您可以找您信任的其他人（最好不是親屬）為您翻譯檔案。”

如果檔案不包含適當形式的翻譯員宣告，則通常不應接受該檔案。

如果未遵守翻譯員宣告的要求，通常的正確流程是不應接受該檔案。例如，RAD 做了如下評論

雖然這些檔案有英文翻譯，但沒有附上 [翻譯員宣告]，這是必須的……因此，RAD 無法確定這些檔案是否已從中文正確翻譯成英文。因此，RAD 無法接受這些檔案[.]

用聯邦法院在Gorgulu v. Canada案中的話說，“除非確認翻譯準確，否則英文檔案中的資訊就毫無意義，因為與原文檔案之間缺少必要的聯絡……英文檔案本身沒有證據價值。由於沒有翻譯員的證明檔案證明英文檔案是原文檔案的準確翻譯，因此決策者沒有理由考慮英文檔案。它們完全沒有意義。”

當事人有時試圖提交透過 Google 翻譯等自動系統翻譯的證據。由於沒有提供 Rule 32(3) 翻譯員宣告，因此通常不應將其作為證據接受。由於“委員會無法確定其是否準確”，難民上訴司拒絕將此類 Google 翻譯作為證據接受，包括由部長提供的 Google 翻譯。 RPD 成員也做出了類似的處理。難民保護司專門就此釋出了一份關於此事的實踐通知，名為難民保護司實踐通知：遵守難民保護司規則，其中對 Google 翻譯的評論如下

RPD 經常收到未經翻譯或已翻譯但未附帶翻譯員宣告的檔案。有時這些檔案是透過 Google 翻譯等網路工具翻譯的。此類翻譯不符合 RPD 規則 32，會導致訴訟程式延誤，並且可能不被主審委員接受。

2024 年，上述實踐通知被難民保護司：關於程式問題的實踐通知取代，其中說明

3.5 檔案翻譯 不以法語或英語撰寫檔案必須附有法語或英語翻譯。翻譯必須由人工翻譯員完成，並提供翻譯準確的宣告。使用 Google 翻譯或其他軟體等網路工具翻譯檔案不符合 RPD 規則 32。

但參見Gorgulu v. Canada案，該案中，申請人提交了沒有翻譯員宣告的檔案，法院認為，決策者在沒有先提醒申請人缺少證明的情況下就排除證據的做法是不合理的。在該案中，法院發現“合理的決策者會得出結論，翻譯準確性證明的缺失可能是由於提交檔案時翻譯員和/或律師的疏忽造成的。”

翻譯員無需提供宣誓書、獲得認證、精通兩種語言或完全獨立。

只要做到這一點，翻譯員的宣告就不必符合規則中沒有的其他要求。

• 翻譯員的宣告不必是宣誓書：例如，翻譯員的宣告不必以宣誓書的形式出現；移民上訴司在解釋其類似規則時得出了這一結論：“小組不贊同答辯人對翻譯證明的擔憂。雖然不是宣誓書的形式，但規則並不要求它是。”
• 翻譯員不必“獲得認證”：許多機構都對翻譯員和口譯員進行認證，從委員會本身到不列顛哥倫比亞省翻譯和口譯員協會等專業組織。雖然使用認證翻譯員可能是個好主意，但這不是規則的要求。移民上訴司在解釋其類似規則時得出了這一結論：“部長律師提交的翻譯……不構成可信證據，因為它們不是由認證翻譯員完成的……小組認為，上訴人提交的檔案顯示了雙方之間的交流……可以被小組考慮，即使它們不是由認證翻譯員撰寫的。”
• 翻譯人員無需精通兩種語言：規則中的要求僅僅是翻譯人員提供一份“翻譯準確宣告”，僅此而已。渥太華大學難民援助專案有一個聽證準備工具包，討論了翻譯人員在所涉語言中必須達到的熟練程度。該工具包包括翻譯宣告樣本，其中包括翻譯人員完全精通兩種語言的情況，以及翻譯人員不完全精通兩種語言的情況。他們指出，對於翻譯人員不完全精通兩種語言的情況，可以使用的可接受宣告如下：“我，____(姓名_______，____(地點)____ 市居民，在此證明我已將本結婚證從 ____(原語言)___ 翻譯成英文，並且我部分具備進行此類翻譯的能力，因為我部分精通 ____(原語言)___ 和英文。目前沒有完全合格的翻譯人員。” 也就是說，一方可能會冒險使用不精通的翻譯人員：法院注意到，出現在 RPD 或 RAD 之前的人員有責任提供其自身檔案的認證翻譯，這些檔案不是英文或法文，而該部門無需關注一方提交的檔案中可能存在的翻譯錯誤。
• 翻譯人員無需完全獨立於申請人：如上所述，翻譯人員應在一定程度上獨立於申請人，但所需的獨立程度並不高。RPD 對申請人說：“你不能自己翻譯檔案。你的律師也不能翻譯你的檔案。” 獨立的這一方面也得到了流程公開解釋的強調，包括 Kinbrace 社群協會的《難民聽證準備：難民申請人指南》，該指南指出最好是翻譯人員不是親屬：“認證翻譯人員最好，但不是必需的。如果你無法支付專業翻譯人員的費用，你可以找其他人你信任的人（最好不是親屬）為你翻譯你的檔案。這個人必須簽署一份翻譯宣告。” 正如法院在《格蘭蒙特訴加拿大》一案中所接受的那樣，申請人選擇的律師事務所在職人員可以被認為是執行此任務的可接受人員。 另見：加拿大難民程式/RPD 規則 31-43 - 檔案#檔案翻譯宣告的要求是什麼？

RPD 規則 33 - 部門披露和使用檔案

Disclosure and Use of Documents

Disclosure of documents by Division
33 (1) Subject to subrule (2), if the Division wants to use a document in a hearing, the Division must provide a copy of the document to each party.

Disclosure of country documentation by Division
(2) The Division may disclose country documentation by providing to the parties a list of those documents or providing information as to where a list of those documents can be found on the Board’s website.

此規則沒有適用時間限制，並且可以在聽證期間提供新的檔案

《RPD 規則》第 33(1) 條規定，如果 RPD“希望在聽證中使用某份檔案，該部門必須向各方提供該檔案的副本。” 判例法證實，第 33(1) 條沒有時間限制，RPD 可以在聽證會上向申請人披露檔案。 在休息時間向律師提供檔案副本本身並不構成程式上的不公正。 但是，請參閱：加拿大難民程式/聽取意見權和公正聽證權#委員會的披露權和義務.

該部門有權在做出決定之前提供聽證後文件

RPD 規則 33 涉及該部門提供其希望在聽證中使用的檔案的副本的情況。那麼，如果該部門希望在聽證後向各方提供檔案呢？該部門可以這樣做，並且儘管它必須邀請各方對任何此類聽證後披露發表意見，但它無需事後恢復聽證。該部門提供此類聽證後文件的權力在委員會對先前版本的 RPD 規則的公開評論中得到了強調，該評論寫道：“如果該部門認為使用該檔案將有助於確保充分和適當的確定難民保護的申請，則該部門可以在聽證後向申請人（以及如果部長介入，則向部長）提供檔案。申請人將有機會對該檔案提出意見。” 雖然該公開評論不再由 IRB 釋出，但其原則仍然存在。

RPD 有義務根據要求向部長提供規則要求的檔案和資訊

該法第 170(d) 條要求該部門根據要求向部長提供第 100(4) 條所指的檔案和資訊，即委員會規則要求的檔案和資訊

100(4) 在入境口岸境內提出難民保護申請並被轉交難民保護司的人員，必須在法規規定的時間範圍內向該部門提供委員會規則要求的檔案和資訊（包括與申請依據相關的檔案和資訊），並按照這些規則進行。

該小組應考慮最新的國家檔案包

委員會《難民決定程式中的國家檔案包政策》的日期為 2019 年 6 月，承諾“RPD 和 RAD 將考慮最新的 NDP 來支援評估前瞻性風險”。 委員會的小組應遵守這項政策。這對哪些 NDP 應該在檔案中披露以及披露的 NDP 的時效性都有影響

• 哪些 NDP 被披露：小組應確保其考慮相關的 NDP，包括與國籍國相關的 NDP，以及與前經常居住國相關的 NDP，只要適用該概念。例如，在《艾爾·赫拉伊赫訴加拿大》一案中，法院評論說：“沒有跡象表明該小組在做出決定之前考慮了關於阿聯酋的國家檔案包”，並指出法院發現，當申請的關鍵要素（例如無國籍人士返回前經常居住國的權利）存在爭議時，RPD 應該審查和參考可用的國家檔案。 此外，如果相關，該小組可以考慮額外的 NDP，例如上訴人途經國家的 NDP。 相關地請參閱：加拿大難民程式/RPD 規則 22 - 專業知識#小組在依賴“普遍承認的事實”之前何時必須提供通知？
• 披露的 NDP 是否為最新：在《趙訴加拿大》一案中，法院裁定：“從程式公正的角度來看，[委員會]有義務披露最新的 NDP，並給申請人機會對該事項做出回應和陳述。” 同樣，在《奧伊馬利訴加拿大》一案中，法院裁定：“在評估風險時，應考慮最新的 NDP”。

考慮最新國家檔案（NDP）的義務延伸到在索賠處於保留狀態時釋出了新的 NDP 的情況。但是，該原則有一些限制。

• 它不適用於 NDP 中以外的檔案：在Tambwe-Lubemba案中，法院審議了委員會小組是否必須考慮委員會在聽證會後收到的未明確列入卷宗的最新國家檔案。該案中的申請人認為，審理其索賠的小組應考慮難民司檔案中心在聽證會後但做出決定之前收到的資訊。法院的裁決是，該小組沒有義務考慮成員未見過的且未由索賠人提交的資訊。
• 它不適用於新資訊不會對決定產生任何影響的情況：如果 RAD 未能考慮最新的 NDP 導致仲裁庭未能考慮並評論與其發現相矛盾的證據，則 RAD 未能考慮最新的 NDP 可能構成可審查的錯誤。 在Worku v. Canada案中，聯邦法院裁定，當沒有跡象表明該資訊與 RPD 考慮的資訊存在重大差異時，委員會沒有義務考慮最新的 NDP 資訊。 因此，委員會難民確定程式中的國家檔案包政策是“RAD只會在他們希望依賴新 NDP 檔案時向當事人披露新 NDP 檔案”。 如果小組未考慮對 NDP 的更新而該修訂“可能影響結果”，則該小組會犯錯。 但是，由申請人證明新的 NDP 中包含的資訊是否足夠不同、新穎和重要。

另請參見：加拿大難民程式/RAD 規則第 1 部分 - 適用於向受上訴人的人提起的上訴的規則#需要通知的新問題是什麼？。

小組應考慮最新的國家檔案包並不意味著小組需要仔細檢查其中的每份檔案，以查詢任何可能支援或阻礙索賠人的陳述；有關這方面的討論，請參見加拿大難民程式/委員會的調查性任務#在難民事務中存在共同的查明事實的義務。

規則 33(2)：該司可以透過提供有關在委員會網站上找到這些檔案的清單的資訊來披露國家檔案。

RPD 規則 33(2) 規定“該司可以透過向當事人提供這些檔案的清單或提供有關在委員會網站上找到這些檔案的清單的資訊來披露國家檔案”。某些檔案列在委員會網站上的檔案清單中，但這些檔案本身只能透過電子郵件獲取，特別是附加到委員會研究部門生成的“資訊請求答覆”中的身份證明樣本。法院裁定，這些樣本未在 IRB 網站上公開發布的 NDP 中複製並不違反程式公正。在Zerihaymanot v. Canada案中，法院指出“該樣本檔案附在 NDP 中的資訊請求答覆中，並附有說明，要獲得附件的副本，必須透過電子郵件傳送請求。規則 33(2) 規定，披露國家檔案可能包括由該司提供檔案或告知可以在哪裡找到資訊”。 此外，在該案中，在 RPD 聽證會期間，律師被引導到出生證明樣本，律師的問題和提交意見清楚地表明律師已獲得該檔案。法院指出，似乎沒有要求 NDP 在網際網路上公開發布，並且在 1990 年代，當這樣做時，聯邦上訴法院得出結論，檔案在 IRB 檔案中心可用就足以確保公正：Mancia v Canada。

RPD 規則 34 - 當事人披露他們在聽證會上想要使用的檔案的義務、程式和時間線

Disclosure of documents by party
34 (1) If a party wants to use a document in a hearing, the party must provide a copy of the document to the other party, if any, and to the Division.

Proof that document was provided
(2) The copy of the document provided to the Division must be accompanied by a written statement indicating how and when a copy of that document was provided to the other party, if any.

Time limit
(3) Documents provided under this rule must be received by their recipients no later than
(a) 10 days before the date fixed for the hearing; or
(b) five days before the date fixed for the hearing if the document is provided to respond to another document provided by a party or the Division.

當事人需要在什麼時候提供哪些檔案？

規則 34(1) 涉及當事人“希望”在聽證會上使用的檔案。該規則規定，這些檔案必須在聽證會定定的日期前 10 天之前送達收件人（但根據規則 34(3)(b)，如果這些檔案是作為對另一方提供的檔案的回應而提供的，則截止日期為聽證會前 5 天）。這條酌情規則允許，但不要求索賠人提交檔案。它可以與規則 7(3) 相對比，規則 7(3) 要求索賠人提供某些型別檔案。具體來說，規則 7(3) 規定，索賠人“必須”在其索賠依據表格中附上所有“他們擁有的相關檔案”，包括身份和旅行檔案（無論真假）。唯一的例外是，對被官員沒收或由官員提供給該司的檔案除外。簡而言之，RPD 規則中確定的披露截止日期似乎如下：

索賠階段	檔案型別	披露義務	截止日期	規則
提供 BOC 表格時	索賠人擁有的所有相關檔案	強制披露	必須附在 BOC 表格上	規則 7(3)
提供 BOC 表格後	索賠人的身份或旅行檔案	強制披露	索賠人在獲得後“立即”提供	規則 7(4)
提供 BOC 表格後	“當事人想要使用”的任何其他檔案	酌情/可選	聽證會前 10 天（或 5 天，如果作為回應）	規則 34

因此，這些規則似乎建立了一種制度，在這種制度中，索賠人有義務提供他們在提供 BOC 表格時擁有的所有相關檔案。對於此後進入索賠人手中的檔案，除了身份或旅行檔案外，索賠人可以自行決定是否提交這些檔案，並且只有在他們想要在訴訟程式中使用這些檔案時才需要提交。該原則的一個限定條件是

• 索賠人有義務提交在任何時候進入他們手中的身份和旅行檔案（無論真假）（加拿大難民程式/RPD 規則 3-13 - 需要提供的資訊和檔案#索賠人有義務提供他們在提供 BOC 表格時擁有的所有相關檔案）；
• 儘管部長沒有義務成為訴訟的當事方（加拿大難民程式/RPD規則29 - 部長的介入#部長有權介入訴訟，但沒有義務這樣做），但一旦部長介入並提供披露，其披露必須“完整”，不能有選擇性。未能做到這一點將違反自然公正。用聯邦法院的話來說，“至少，如果部長選擇披露證據，則該披露必須完整”。 聯邦法院指出，可以期待部長坦誠，部長有坦誠的義務。 例如，如果部長沒有提供完整的披露，程式公正可能要求RPD要求部長向相關加拿大執法機構進行調查以獲取檔案。 然而，相反的是，在移民局的訴訟中，部長披露並不需要“完整”。 通常情況下，Stinchcombe原則（關於在刑事案件中提供披露）不適用於行政程式；也就是說，在行政程式中，如果仲裁決定帶來的潛在後果足夠嚴重，可能會提供類似於Stinchcombe的更高的披露義務。 例如，在移民局，當個人被拘留時，適用更高的披露義務：“被拘留者需要了解針對他們的案件，這就產生了披露義務。為了有意義，披露義務不能僅僅侷限於部長打算依賴的資訊。所有相關資訊都必須披露，包括只對被拘留者有利的資訊。” 同樣，在移民局，加拿大邊境服務局可能需要對皇家騎警進行合理的調查，以獲取所有可能與不可入境聽證會相關的記錄，包括無罪記錄，並將這些記錄提供給訴訟物件。 此外，在行政訴訟中，第一方披露和第三方披露在法律上有區別； 不同的原則適用於第三方持有的資訊，例如，當加拿大邊境服務局參與案件，但皇家騎警也進行了調查時。 正如塞巴斯蒂安·格拉蒙德法官所指出的，完整的披露有利於整個司法體系，因為它有利於尋求真相，允許獲取資訊和檢驗斷言。
• 申索人有義務採取合理步驟提供可以接受的檔案，以證明其身份和申索的其他要素（加拿大難民程式/RPD規則3-13 - 提供的資訊和檔案#申索人有義務盡力證明其身份並證實其申索）；並且
• 如果委員會選擇這樣做，委員會可以強制提供證詞和證據（加拿大難民程式/RPD規則3-13 - 提供的資訊和檔案#部門可以指示申索人提供具體檔案）。

所有申索人都收到的申索理由表格重申了上述提供檔案的時限：“如果您在提供申索理由表格後獲得了更多支援您申索的身份或旅行證件，請立即將兩份副本提供給加拿大難民局。如果您在提供申索理由表格後獲得了更多除身份或旅行證件以外的支援您申索的檔案，請在聽證會前至少10天將一份副本提供給加拿大難民局，並將一份副本提供給部長（如果部長是當事方）。”申索理由表格的封面還宣告：“您有責任獲取並向加拿大難民局提供可能支援您申索的任何檔案。”

規則中規定的上述檔案披露義務，也與部門在沒有提供檔案的情況下推斷可信度不利推論的獨立問題不同。即使根據規則，申索人沒有義務提交上述特定檔案，但如果申索人沒有這樣做，部門可能會得出結論，申索人沒有提供檔案的行為表明其擔心向委員會提供證據，這將使委員會能夠對該檔案本來可以用來建立或證實的事實做出不利推論。當然，只有在申索人被給予合理機會在部門確定其擔憂後提出證據，或者該證據對申索人來說是強制性提供的，並且聯邦法院還裁定“如果當事方沒有提供任何外部檔案來證實其指控，小組不能僅憑此事實推斷其不利的推論，除非申索人的可信度受到質疑”。 請參閱規則11的討論以獲取更多詳細資訊：加拿大難民程式/RPD規則3-13 - 提供的資訊和檔案#RPD規則11 - 證明身份和其他申索要素的檔案。

規則34(2)：檔案提供證明

規則34(2)規定，“提供給部門的檔案副本必須附有一份書面宣告，說明如何以及何時將該檔案副本提供給任何其他當事方”。在考慮該宣告將包括什麼時，可以參考相關的RAD規則

Proof document was provided
34 (1) Proof that a document was provided must be established by 
(a) an acknowledgment of receipt signed by the recipient or a statement of service, if the document was provided by hand; 
(b) a confirmation of receipt if the document was provided by registered mail, courier, fax or email or other electronic means; or 
(c) a statement of service if the document was provided by regular mail.

Statement of service
(2) For the purpose of paragraph (1)(a) or (c), a statement of service consists of a written statement, signed by the person who provided the document, that includes the person’s name and a statement of how and when the document was provided.

Statement – unable to provide proof
(3) If a party is unable to provide proof that a document was provided in a way required by paragraph (1)(a) to (c), the party must provide a written statement, signed by the party, that includes an explanation of why they are unable to provide proof.

請參閱：加拿大難民程式/RAD規則第三部分 - 適用於所有上訴的規則#RAD規則34：檔案提供證明。

向RPD提供延遲檔案證據的當事方必須使用部門指定的表格提出申請

向RPD提供延遲檔案證據的當事方必須使用表格“向難民保護部門提交延遲披露的申請”提出申請。使用該表格是強制性的，但RPD表示將對無代理當事方靈活應用此要求。 RPD表示，“儘管RPD規則36規定了成員在決定是否接受延遲披露時需要考慮的因素，但無論是該規則還是其他任何規則都沒有規定提交延遲證據的程式”。RPD表示，他們的實踐通知“透過制定包括新表格在內的程式來明確說明”。

委員會必須考慮其在申索人在規則34(3)的時限後提交檔案的情況下提供救濟的自由裁量權

規則34(3)中提供檔案的時限必須與《加拿大移民與難民保護法》第170條一起閱讀，特別是該條的以下款項

Subsections 170 (e), (g) and (h) of the IRPA however indicate that in any proceeding before the RPD it:
(e)  must give the person . . . a reasonable opportunity to present evidence . . .;
(g)  is not bound by any legal or technical rules of evidence;
(h)  may receive and base a decision on evidence that is adduced in the proceedings and considered credible or trustworthy in the circumstances.

在Trboljevac訴加拿大案中，法院評論說：“儘管小組成員知道規則34(3)中關於披露檔案的10天時限，但成員沒有承認或似乎不知道《加拿大移民與難民保護法》中允許他們接受這些檔案的規定，導致申請人無法證實其申索。……小組成員應該說明他們拒絕行使《加拿大移民與難民保護法》第170條賦予他們的自由裁量權的原因。在該案中，未能行使該自由裁量權違反了自然公正。” 委員會在接受遲交檔案的自由裁量權受下面規則36的指引：加拿大難民程式/檔案#規則36 - 未披露檔案的用途。

當聽證會多次舉行時，提交檔案的10天期限會重置

關於規則 34 中“聽證會日期前幾天”短語的解釋，可能會出現問題。根據規則 34(3)，根據本規則提供的檔案必須在聽證會日期前 10 天或之前送達收件人。如果聽證會延期安排在第一次聽證會後 10 天以上，是否意味著在下次聽證會前 10 天或更多天提交的任何檔案，按照 RPD 規則 34(3) 的說法，是在至少“聽證會日期前 10 天”提交的？這個問題的答案似乎是肯定的。難民保護司：程式問題實踐通知指出

後續聽證會與第一次聽證會適用相同的規定。例如，如果聽證會開始後延期到以後日期完成，則如果檔案在第二次聽證會日期前 10 個日曆日內收到（或如果檔案是為了回應另一份檔案而提供的，則在 5 個日曆日內收到），則不需要申請。

RPD 規則 35 - 相關且非重複檔案

Documents relevant and not duplicate

35 Each document provided by a party for use at a proceeding must
(a) be relevant to the particular proceeding; and
(b) not duplicate other documents provided by a party or by the Division.

使用國家檔案包並不排除披露額外的原籍國資訊

委員會難民認定程式中國家檔案包政策指出

在難民保護司審理的每項難民申訴中，將向各方披露相關NDP，作為難民認定中COI證據的標準來源。根據RPD規則 33(2)，RPD向各方提供有關在委員會網站上找到NDP的資訊，各方有責任在聽證會前檢視IRB網站以獲取相關NDP的最新版本。... 使用NDPs並不排除該司或訴訟當事人披露NDP中未包含的額外COI。此類資訊必須在個案基礎上披露，並遵守各司的法律和程式要求。

必須申請提交超過 100 頁的國情證據

提供個人檔案作為檔案證據沒有頁面限制。但是，對於國情檔案，委員會在 2018 年釋出了向難民保護司出庭的當事人及律師的通知 - 大量國情證據，該通知規定了在難民保護司提交大量國情證據披露的程式。根據實踐通知，各方必須正式申請提交超過每個參考國 100 頁的國情證據。超過指定頁面限制的國情證據披露必須附帶按照 RPD 規則 50 做出的申請。在 COVID-19 大流行期間，該實踐通知被暫停。在 COVID 時期結束後，該實踐通知在 2024 年正式宣佈不再生效，但其內容被納入新的難民保護司：程式問題實踐通知，該通知指出

在RPD（一起審理的申訴或申請被視為 1 個檔案）提交國情證據無需申請的頁面限制為每個檔案 100 頁。頁面的每一面均計為 1 頁（當頁面的兩面都使用時，計為 2 頁）。在該實踐通知本部分生效之前提交給RPD的檔案不計入總頁數。

如果申訴或申請涉及多個參考國，每個參考國的頁面限制為 100 頁。

提交超過頁面限制的國情證據的當事人必須使用此表格申請提交大量披露給難民保護司。使用該表格是強制性的，但RPD將靈活地對無代理當事人適用此要求。

該申請應解釋每個檔案與申訴人特定情況的相關性。各方應查閱相關國家檔案包，以確保檔案不重複。

目錄和傳真確認頁不計入 100 頁限制。大量披露申請必須在聽證會前 10 天提交，否則當事人還需要使用IRB網站上的申請表格提交遲延披露申請。

如何知道哪些檔案是國情證據？

正如實踐通知所述，在 RPD 之前提交的證據通常分為兩大類：當事人個人檔案（例如身份證明檔案、警察報告等）和國情證據（例如人權報告、對該國狀況的研究等）。本實踐通知僅適用於國情證據。涉及申訴人個人風險並與其申訴相關的檔案，例如由申訴人本人或與申訴人本人相關的檔案，將被視為個人檔案。相反，國情檔案是指與申訴人國家人權狀況相關的證據。每個案例中需要考慮的問題是，特定檔案的首要目的是證實申訴人的個人資料，還是說明與申訴人國家有關的人權或其他事實和情況。

難民保護司：程式問題實踐通知在“個人檔案”一詞旁邊包含一個“資訊氣泡”，該氣泡會彈出以下資訊

“個人檔案”是指特定於單個申訴人的證據。一些例子包括

• 身份證明檔案
• 政治組織成員資格證明
• 醫療報告
• 心理報告
• 警方檔案
• 商業記錄
• 新聞報道
• 簽證和旅行證件
• 社交媒體
• 來自了解申訴情況的人員的信函或宣誓書，例如目擊事件的人員

refugeeclaim.ca 的指南難民聽證會準備：難民申訴人的指南提供了每種型別檔案的示例。關於個人檔案，他們列出了

• 是否有照片、信件、影片、電子郵件或其他檔案顯示您遇到的問題？獲取它們！
• 您是否向警方或其他政府機構尋求幫助？獲取警察報告或其他證明您訪問的證據。
• 您是否接受了醫療幫助？獲取您的醫院或醫生的記錄。
• 是否有與您的案件相關的新聞報道？獲取它們！
• 是否有目擊您所發生事件的人員？請他們寫下所發生的事情併發送給您。如果可能，請讓此人宣誓（宣告）他們在律師或公證人面前的陳述屬實。
• 是否有經歷過與您類似問題的人員？請他們寫下他們的經歷。如果可能，請讓此人宣誓他們在律師或公證人面前的陳述屬實。
• 您的申訴是否基於您的宗教身份或您是否屬於某個政黨或其他團體？獲取顯示您成員資格的檔案。
• 您是否因所發生的事情而影響了您的心理健康？獲取加拿大醫生或心理醫生的報告，該報告記錄了您的健康問題。
• 您還需要身份證明檔案來證明您的國籍。

難民保護司：程式問題實踐通知在“國情證據”一詞旁邊包含一個“資訊氣泡”，該氣泡會彈出以下資訊

國家情況證據是指關於您聲稱受到保護的國家情況的書面證據。 例如，來自信譽良好的來源的報告，如人權組織和可信的新聞機構。 IRB 為每個國家編制了國家檔案包 (NDP)。 NDP 包含提供國家情況資訊的公共檔案清單。 IRB 在每個索賠中都將相關 NDP 資訊視為國家情況證據。

關於國家情況檔案，《難民聽證準備：難民申訴人指南》手冊列出了

• 這種型別的證據包括來自信譽良好的來源的報告，這些報告記錄了人權侵犯、政治事件以及與您的索賠相關的其他新聞。
• 人權組織（例如大赦國際、人權觀察組織）的最新報告、聯合國報告、美國國務院國家報告、新聞報道或影片，這些影片展示了您國家的人權侵犯行為。
• 來自您國家報紙和人權組織的文章和報告。

同樣，關於申訴人可能參與的組織（即使是在加拿大）的檔案也將符合此類證據類別，這些證據與申訴人的國家人權狀況相關，只要他們沒有提及申訴人的姓名或以其他方式描述或提及申訴人。 因此，例如，如果部長尋求干預以辯稱申訴人根據公約第 1F(a) 條被排除在外，如果部長希望提供超過 100 頁的內容來證明所涉組織在特定歷史時期犯下了罪行，根據本執業通知，他們必須提出申請允許提交大量披露。 關於這兩種型別的檔案之間差異的進一步討論可以在 IRB 的《難民保護司程式資訊收集和披露指南》中找到，該指南區分了國家起源研究——這通常是可獲得的資訊，不包括“IRB 收集的特定於特定申訴人的資訊”——以及申訴人特定的研究。 此外，委員會《難民認定程式中國家檔案包政策》對原籍國資訊 (COI) 做出了以下定義：“關於與難民認定程式相關的國家情況的資訊，並從公開獲得的來源獲得，這些來源只要可能，就被視為可靠和客觀的。”

委員會限制大量國家情況披露的管轄權是什麼？

如規則第 35 條明確規定，規則對哪些檔案可以被接納所施加的唯一條件是，這些檔案必須與訴訟相關，並且不重複申訴人或部門提供的任何其他檔案。 RPD 規則本身沒有對可以披露的檔案數量進行限制，並且沒有對不同型別的檔案進行區分。 在執業通知中引用的授權是，IRB 主席有權採取任何必要的行動，以確保委員會成員能夠高效地履行其職責，並且不會出現不必要的延誤，如《法案》第 159(1)(g) 條所述。 執業通知指出，主席已將此權力委託給副主席。 此外，RPD 規則第 69 條規定，如果規則中沒有關於程式期間提出的事項的規定，部門可以採取必要的措施來處理該事項。 RPD 規則第 70 條規定，部門可以在通知各方並給予其反對機會後，更改規則的要求，免除某人遵守規則的要求，以及延長或縮短時間限制。

該立法規定和規則作為對規則進行修訂的授權的充分性（這種修訂是透過執業通知進行的，沒有得到州長委員會的授權，如所要求的那樣），似乎還沒有得到司法審議。 有關 RPD 規則如何獲得州長總督委員會授權的詳細資訊，請參見 加拿大難民程式/關於。 但是，聯邦上訴法院在《Thamotharem訴加拿大》案中的推理似乎為委員會的行動提供了一些支援。 正如 IRB 的《關於使用主席指南和判例指南的政策》所指出的那樣，“指南的主題可以作為根據《IRPA》第 161(1)(a) 條釋出的程式規則來頒佈，這通常不會使其失效。” 有關這方面的進一步討論，請參見：加拿大難民程式/159 - 主席的職責#主席的指南釋出和規則制定權力重疊。

委員會有權拒絕接納檔案的原因比規則第 35 條的標準更廣泛。

規則第 35 條為各方提供的所有用於訴訟的檔案提供了兩個標準：它們必須是相關的並且不重複。 規則僅在此列舉了這兩個標準，是否意味著，暗含地，委員會可能不會出於規則第 35 條中列舉的以外的其他原因拒絕接納檔案？ 不。 委員會保留更廣泛的自由裁量權來控制其程式，包括其在程式中接納的檔案。 這裡有很多例子，包括

• 在憲法要求這樣做的情況下排除證據： 例如，部門有權根據《憲章》第 24(2) 條排除證據，在這種情況下，證據是在違反《憲章》權利的情況下收集的，這個問題通常與在違反律師權利的情況下產生的入境口岸面試記錄有關； 參見，例如，《黃訴加拿大》案。
• 在法律要求這樣做的情況下排除證據： 委員會在其關於證據權重的法律服務檔案中指出，“在某些情況下，不適宜接納證據並賦予其很少或沒有權重，相反，小組應完全拒絕接納證據。 例如，當證據受到……特權或法定保護其機密性的保護時，就會出現這種情況”。 例如，當使用證據被《隱私法》禁止時，就會出現這種情況。 委員會在確定是否將來自其他小組的決定作為證據接納時經常考慮這個問題：加拿大難民程式/166 - 程式必須在公眾缺席的情況下進行#小組是否應該接納來自其他索賠的決定的副本？。
• 將證據排除作為法庭做出的自由裁量決定： 委員會在其關於證據權重的法律服務檔案中指出，“在某些情況下，不適宜接納證據並賦予其很少或沒有權重，相反，小組應完全拒絕接納證據。 例如，當證據與案件中的問題無關時； 或當證據的損害性影響超過其證明價值時； ……或者當證據過度重複時”。

RPD 規則第 36 條 - 使用未披露檔案

Use of undisclosed documents
36 A party who does not provide a document in accordance with rule 34 must not use the document at the hearing unless allowed to do so by the Division. In deciding whether to allow its use, the Division must consider any relevant factors, including
(a) the document’s relevance and probative value;
(b) any new evidence the document brings to the hearing; and
(c) whether the party, with reasonable effort, could have provided the document as required by rule 34.

委員會必須權衡相關因素

法院提供了指導，說明 RPD 應該如何處理權衡規則第 36 條中列出的因素的任務，並指出考慮這些因素並不意味著僅僅列出它們，而是積極地權衡它們以確定是否應該接納所涉檔案。 在 COVID-19 大流行之前，RPD 實施了一份名為《出現在難民保護司前的當事人和律師的通知——延遲披露》的執業通知。 本執業通知中的任何內容都沒有解除委員會根據規則第 36 條行使自由裁量權的義務。

RPD 規則第 36 條明確賦予 RPD 在聽證會上接納未披露檔案的自由裁量權。 即使一方的請求不符合加拿大移民和難民委員會發布的《出現在難民保護司前的當事人和律師的通知——延遲披露》，這種自由裁量權也存在，儘管這種缺陷可能是確定請求的相關因素。 當難民保護申訴人要求 RPD 行使這種自由裁量權時，程式公正原則要求給他或她提供就此事進行陳述的機會。 RPD 沒有給予 Alvarez Rivera 女士這樣的機會，這構成了程式公正的違反。

此外，規則第 36 條下的相關因素清單要求考慮所有因素，而不僅僅是一些因素。

過去對規則第 36 條因素的考慮

委員會過去做出的決定已經考慮了上述因素，如下所示

• (a) 檔案的相關性和證明價值
  • 檔案來源是否可靠？ 對於國家情況證據，證明力可以透過考慮檔案來源來評估。例如，在Hasan訴加拿大案中，委員會拒絕接受與索賠相關的國家情況的一系列檔案：“披露檔案中包含來自多個組織的報告，證明了對巴勒斯坦男性的虐待、對巴勒斯坦人的嚴厲措施以及以色列軍隊對巴勒斯坦人的非法殺戮和其他虐待行為。” 法院認為“這些報告來自傳統上被接受（用於證據目的）的來源，如大赦國際。此外，一些報告來自以色列來源，如被佔領領土人權以色列資訊中心”。
  • 這些檔案與索賠的核心要素有多麼相關？ RAD認為，作為此證明力評估的一部分，應分析檔案與索賠核心要素的相關性。
  • 檔案的證明力是什麼？ 在穆罕默德訴加拿大案中，聯邦法院維持了委員會的決定，該決定中RPD拒絕接受聽證後提交的宣誓書，因為“宣誓書的證明力非常弱，因為它們包含的關於被指控迫害的細節很少，其中存在矛盾，而且缺少宣誓人的身份證明”。
• (b) 檔案為訴訟帶來的任何新證據
  • 例如，在穆罕默德訴加拿大案中，聯邦法院維持了委員會的決定，該決定中RPD拒絕接受聽證後提交的宣誓書，理由是宣誓書“沒有披露此前在穆罕默德先生的索賠理由[BOC]或證詞中未涵蓋的任何新證據，也沒有解決[宣誓人]聲稱的尋找其他證據的努力”。
• (c) 當事方是否以合理的努力提供規則34要求的檔案
  • 索賠人受過教育嗎？ 在梅卡多訴加拿大案中，法院確認在做出此決定時考慮索賠人的受教育程度是合適的，並認可地指出：“小組顯然考慮了申請人受過教育的事實。”
  • 索賠人是自訴的嗎？ 委員會主席指南7規定：“一般來說，RPD將為不熟悉RPD程式和規則的自訴索賠人提供寬容。” 也就是說，可以認為所有索賠人都收到的索賠人工具包以及BOC表格上的說明強調了檔案披露截止日期（見加拿大難民程式/RPD規則31-43 - 檔案#當事方何時需要提供哪些檔案？）。
  • 當事方律師是否有經驗？ 在梅卡多訴加拿大案中，法院確認在做出此決定時考慮索賠人是否由經驗豐富的律師代表是合適的。法院指出：“與申請人的論點相反，RPD並沒有僅僅因為他是由這位律師代表而對他施加更重的負擔。這僅僅是評估在客觀上可以對處於申請人境地的人所期望的合理努力的相關事實的一部分。” 但請參見：“應推定律師的行為是勝任的”，見加拿大難民程式/難民程式解釋原則#關於對律師的合理期望的原則。
  • 當事方獲取檔案花費了多少時間？ 在梅卡多訴加拿大案中，法院確認考慮索賠人獲取所涉檔案的時間是合適的，並寫道“RPD還考慮了申請人有兩年多的時間獲取這些檔案，而且獲取這些檔案應該很容易”。
  • 當事方之前是否可以獲得這些檔案？ Lorne Waldman在他的著作中寫道，委員會小組應考慮對延遲披露的解釋：“如果檔案可用，並且可以比現在更早披露，那麼這將不利於接受檔案。” 例如，在梅卡多訴加拿大案中，法院認可地評論了RPD“考慮到申請人有兩年多的時間獲取這些檔案，而且獲取這些檔案應該很容易，因為主要申請人似乎表明稅單在他父親在委內瑞拉的家中”。
  • Covid-19大流行是否影響了當事方提供此檔案的可能性？ RPD應考慮（現已撤銷的）2020年難民保護司：關於恢復面對面聽證的實踐通知中規定的原則，即它將在Covid-19的情況下靈活地適用規則。 以下是一個關於此因素如何在某一決定中被考慮的例子：RPD考慮了Covid-19大流行的情況，但指出(a) 穆罕默德先生在大流行之前已經在加拿大住了將近兩年；(b) 特倫甘納邦的州和中央政府辦公室自2021年5月11日起全面運作，所有新冠肺炎限制措施已於2021年6月19日解除。最後，從更廣泛的政策角度來看，RPD指出，雖然RPD規則考慮了靈活、易於訪問和適應性強的法庭程式，但根據規則及時披露檔案有利於提高效率和司法公正。由於這些因素不利於接受證據，RPD拒絕接受宣誓書。

此外，委員會應考慮其他相關因素，這些因素包括

• 檔案實際披露時間？ 如委員會在先前版本規則下的公共評論中標題為司在披露延遲時可能考慮的其他因素中所述，“司也可能考慮其他相關因素，例如……檔案實際披露時間。因此，當事人應盡一切努力盡快披露其檔案。” 難民保護司：程式問題實踐通知指出：“申請必須儘快提出。當事方不應等到聽證當天再向RPD提交檔案。” 例如，在關於此事的某一決定中，RAD成員Angus Grant指出，檔案是在“聽證前整整五天”提交的相關性。
• 委員會是否在更早的時間知道在提供檔案中出現了錯誤，以及委員會採取了哪些措施？ 聯邦法院在Balasundaram訴加拿大案中指出：“公平的合理性也基於期望。行為規範發展起來，人們開始依賴這些規範。其中一個通常適用的規範是，明顯的疏漏和遺漏不會自動致命，可以糾正。例如，未能將附件包含在電子郵件中會引發收件人會通知發件人其錯誤的期望。”
• 接受這些檔案是否會導致訴訟延期？ Lorne Waldman在他的著作中寫道，小組會適當地考慮“是否接受延遲披露會導致訴訟延誤”。 如果會，這將不利於接受延遲檔案。如果不會，這將支援接受檔案。
• 接受證據是否會導致訴訟中其他當事方受到損害？ 法院在Hasan訴加拿大案中考慮了這一因素，當時它得出結論，委員會拒絕在部長不參與的情況下拒絕接受遲來的證據是錯誤的。 Lorne Waldman在他的著作中寫道，“鑑於這些規則的措辭，以及程式對所涉個人的重要性，完全可以爭論，只有在接受相關檔案會對其中一方造成嚴重損害，並且這種損害無法透過短暫休庭來糾正的情況下，才應將其排除。”
• 申訴人是否有任何相關的個人情況？ 如委員會關於這些規則先前版本的公開評論中所述，在標題為其他因素，該部門可能會考慮披露延遲的情況下的標題下，“該部門也可能考慮其他相關因素，例如申訴人的個人情況”。 例如，可以考慮委員會 SOGIE 指南中的一份宣告，該宣告指出，“合理的延遲也可能源於個人不願向配偶或其他家庭成員透露其SOGIE，或者在於其意識到或接受其SOGIE”。

規則關注在聽證會上使用未公開檔案，而不是其他型別的訴訟程式

規則 36 規定，未按照規則 34（規定了當事方披露檔案的程式和時間表）提供檔案的當事方不得在聽證會上使用該檔案，除非該部門按照上述程式允許這樣做。在解釋該規則時，規則 1 中的定義部分對“訴訟程式”作出了適用的定義。它將訴訟程式定義為包括“會議、申請或聽證會”。因此，此類檔案不能在“聽證會”上使用這一事實似乎暗示它們可以在其他型別的訴訟程式中使用，但須遵守其他相關規則。其中一條規則是規則 43，它涉及在聽證會後提供的補充檔案。如果聽證會已舉行，則事後提供的任何檔案必須符合該規則的要求。該規則沒有限制當事方在例如預審申請或會議中使用檔案的權利，這是源於規則 34 的措辭，該規則將提供此類檔案的截止日期定為“聽證會確定的日期前 10 天”。相反，如果在預審會議或申請中依賴的延遲提交檔案對另一方造成了損害，則委員會的行為將遵循程式公正的一般原則。

該部門可能會對延遲提交檔案的用途施加條件

如委員會關於這些規則先前版本的公開評論中所述，“在該部門允許使用超出規則規定的時間限制提交的檔案時，它可能會對其使用施加其認為適當的條件。例如，該部門可能決定只參考長檔案的某些相關部分。”

如果小組根據規則 36 接受了延遲提交的檔案，則不應僅因其延遲而降低這些檔案的權重

在Pineda訴加拿大案中，該部門接受了延遲提交的檔案。然而，在審判委員會的理由中，它得出結論認為，由於延遲披露，它會降低這些檔案的權重。法院得出結論認為，這是一種錯誤：“在根據規則 30 行使自由裁量權允許在規則 29 規定的期限外提交該證據後，考慮到行使該自由裁量權的標準，然後僅因其延遲提交而降低該證據的權重，而沒有考慮申請人提供的關於其延遲提交的原因的解釋，這似乎有點不合邏輯。”

當檔案因其他原因無法接受時，無需考慮規則 36 的因素，例如當檔案未經翻譯時

當問題不是檔案延遲提交，而是缺乏適當翻譯時，審判委員會是否接受延遲提交的檔案的規定不適用。在Soares訴加拿大案中，法院裁定，當問題不是檔案延遲披露，而是檔案未經翻譯披露時，無需考慮該規則。 簡而言之，當事方試圖提供未經翻譯的分析這一事實不會改變該規則和規則 32 在此類情況下適用的事實：加拿大難民程式/RPD 規則 31-43 - 檔案#如果證據未按照規則進行翻譯，委員會可能會拒絕接受該證據或降低其權重。

RPD 規則 37 - 規則 38-41 適用於任何檔案

Providing a Document

General provision
37 Rules 38 to 41 apply to any document, including a notice or request in writing.

RPD 規則 38 - 如何向該部門、部長和任何其他人提供檔案

Providing documents to Division
38 (1) A document to be provided to the Division must be provided to the registry office specified by the Division.

Providing documents to Minister
(2) A document to be provided to the Minister must be provided to the Minister’s counsel.

Providing documents to person other than Minister
(3) A document to be provided to a person other than the Minister must be provided to the person’s counsel if the person has counsel of record. If the person does not have counsel of record, the document must be provided to the person.

RPD 規則 39 - 提供檔案的途徑

How to provide document
39 Unless these Rules provide otherwise, a document may be provided in any of the following ways:
(a) by hand;
(b) by regular mail or registered mail;
(c) by courier;
(d) by fax if the recipient has a fax number and the document is no more than 20 pages long, unless the recipient consents to receiving more than 20 pages; and
(e) by email or other electronic means if the Division allows.

在 Covid 期間，該限制透過實踐通知提高到 50 頁，但之後該限制恢復到 20 頁

根據 RPD 於 2020 年 6 月 24 日釋出的關於恢復現場聽證會的實踐通知，傳真的 20 頁限制提高到 50 頁。 2024 年 9 月 9 日，該與 Covid 相關的實踐通知被撤銷，因此傳真的頁數限制似乎又恢復到規則中規定的 20 頁。後續實踐通知指出，“鼓勵當事方及其律師使用與 RPD 的電子通訊方式，例如電子郵件、Connect（以前稱為 ePost Connect）和我的案件入口網站”。

除非在傳送檔案之前收到同意接收超過 20 頁傳真的通知，否則該檔案將不被視為已收到

正如委員會在之前版本的規則中公開評論中所述，“可以傳真至部門或另一方的頁數上限為 20 頁，包括封面頁。在傳真超過 20 頁的文件或文件包之前，必須獲得接收方的同意；否則，將不視為已收到這些文件。”

難民保護司 (RPD) 允許以電子郵件和其他電子方式傳送文件，但有一些先決條件。

RPD 規則 39 規定，如果部門允許，可以以電子郵件或其他電子方式提供文件。RPD 規定，鼓勵當事人和其律師使用與 RPD 的電子通訊方式，例如電子郵件、Connect（以前稱為 ePost Connect）和“我的案件”入口網站。

如果當事人選擇使用電子郵件，RPD 規定，“透過電子郵件提交的文件必須以 PDF 格式作為附件。” 此外，“電子郵件的主題行必須包含 RPD 檔案編號、如有適用的聽證日期和文件型別。”

如果當事人選擇使用 Connect（以前稱為 ePost Connect），則相關要求在《難民保護司實踐通知：透過加拿大郵政 Connect 交換文件》中規定。

RPD 規則 40 - 無法提供文件時的申請

Application if unable to provide document
40 (1) If a party is unable to provide a document in a way required by rule 39, the party may make an application to the Division to be allowed to provide the document in another way or to be excused from providing the document.

Form of application
(2) The application must be made in accordance with rule 50.

Allowing application
(3) The Division must not allow the application unless the party has made reasonable efforts to provide the document to the person to whom the document must be provided.

規則 40(3)：當事人必須已經盡力向必須提供文件的人員提供該文件。

這是撤銷和停止難民保護的申請中出現的一個問題，即受保護人無法找到：加拿大難民程式/RPD 規則 64 - 撤銷或停止難民保護的申請#規則 64(3)：部長必須向受保護人提供一份申請副本。如果這樣做會導致違反法庭的公正義務，則此類申請可以在相關人員缺席的情況下進行。除非部長能夠向部門證明已盡力提供必要的文件（如規則 40(3) 所述），否則部門不得在未向相關人員發出通知的情況下允許申請進行。在根據規則 40 審理申請時，RPD 考慮了以下因素，例如

• 部長努力搜尋網際網路資料庫，
• 部長在加拿大警察資訊中心資料庫中進行的搜尋，
• 部長親赴最後已知地址，
• 部長試圖在最後已知的電話號碼聯絡受保護人，以及
• 部長關於停止申請理由的證據質量。

RPD 規則 41 - 文件何時被視為已收到

When document received by Division
41 (1) A document provided to the Division is considered to be received by the Division on the day on which the document is date-stamped by the Division.

When document received by recipient other than Division
(2) A document provided by regular mail other than to the Division is considered to be received seven days after the day on which it was mailed. If the seventh day is not a working day, the document is considered to be received on the next working day.

Extension of time limit — next working day
(3) When the time limit for providing a document ends on a day that is not a working day, the time limit is extended to the next working day.

在某一天“被視為已收到”的文件這一事實會產生一個可反駁的事實推定。

規則 41(2) 規定，“透過普通郵件提供的文件...被視為在郵寄後的第七天收到。”文件在該日期“被視為已收到”意味著，在沒有相反證據的情況下，可以推定文件在該日期已收到。但是，這是一個可反駁的事實推定。例如，如果郵件退回為無法送達，則該推定將不成立。同樣，如果發件人收到資訊表明該文件實際上是在更晚的日期收到的，例如因為收件人長時間不在國內，那麼僅僅“認為”該文件在七天期限後收到是不合適的。

這種解釋得到了委員會對規則之前版本的公開評論的支援，該評論認為，文件以這種方式“被視為已收到”這一事實“並不免除當事人確保 [文件實際上已收到]”的責任：“如果透過普通郵件傳送文件，規則的 [該小節] 規定，該文件被視為在郵寄後的第七天收到。如果第七天不是工作日，則該文件被視為在下一個工作日收到。但是，郵寄文件並不能免除當事人確保部門在指定期限內實際收到該文件。”

同樣，雖然可以推定傳送給申請人（或其律師）的聽證通知提供了充分的聽證通知，但如果證據表明該通知實際上未收到，那麼任何放棄決定都可能被撤銷，前提是需要更廣泛地審查與放棄程式相關的原則，包括申請人是否盡職盡責地向委員會更新了其聯絡資訊。 用 Waldman 的話說，“在特定案件中，如果申請人能夠證明該 [文件] 實際上並未在規定的七天期限內收到，則可能推翻該推定規定。但是，申請人有責任提供有力的證據來證明情況確實如此。” Ghaloghlyan v. Canada 提供了關於證明文件已傳送需要什麼方面的指導意見。

9. 因此，問題變成：以優勢證據證明文件已傳送需要什麼？在我看來，要認定文件已“正確傳送”（正如 Kaur 中所使用的那樣），必須透過能夠驗證該文件實際上已傳送給申請人的方式將其傳送至申請人提供的地址。10. 例如，關於文件，證明信件已傳送可以透過掛號信寄出並出示證明其寄送方式的文件來驗證，或者通過出示實際寄出信件的人員的宣誓書來驗證。證明傳真已傳送可以通過出示傳送傳真日誌來驗證，該日誌會確認傳真已傳送。證明電子郵件已傳送可以通過出示傳送者電子郵件已傳送郵箱的列印件來驗證，該列印件顯示相關郵件已傳送至傳送的電子郵件地址，並且沒有任何未送達的指示，電子郵件沒有“退回”。其他證明文件已傳送的證據也可能足夠；每個案件的確定取決於提供的證據。

在檔案中，這種做法通常是透過生成名為“文件已提供宣告”的文件來完成的，該文件包含明確宣告該文件已在特定日期送達，並且登記員會在表格底部簽署。 同樣，在出庭通知的底部，通常會有一條參考，表明該文件已透過，例如普通郵件傳送給申請人。聯邦法院發現，這足以證明文件已傳送。

如果以超過一半的可能性證明檔案已傳送給申請人，則會產生申請人已收到該檔案的反駁推定，而申請人自己聲稱未收到該檔案，不足以反駁該推定。 在Yu訴加拿大案中，法院裁定“鑑於出庭通知已傳送至申請人檔案中的最新地址，並且申請人已確認在出庭通知日期之前和之後收到了其他檔案，我確信已產生送達推定，未送達的風險由申請人承擔，而申請人聲稱未收到該通知不足以反駁送達推定。”

傳送至委員會其他部門的檔案不會自動放置在難民保護司檔案中

在難民保護司有案件的人員，也可能在委員會的其他部門有案件，包括移民部門或難民上訴部門（例如，當案件被上訴並被退回難民上訴部門重新審議時）。提交給這些其他部門的檔案不會自動放置在難民保護司的記錄中，通常由當事人將這些檔案提交給難民保護司，如果他們希望難民保護司審議這些檔案。

難民保護司規則42 - 原件

Original Documents

Original documents
42 (1) A party who has provided a copy of a document to the Division must provide the original document to the Division
(a) without delay, on the written request of the Division; or
(b) if the Division does not make a request, no later than at the beginning of the proceeding at which the document will be used.

Documents referred to in paragraph 3(5)(e) or (g)
(2) On the written request of the Division, the Minister must without delay provide to the Division the original of any document referred to in paragraph 3(5)(e) or (g) that is in the possession of an officer.

提供原件給部門的目的之一是允許對這些原件進行核實

規則42規定，向部門提供檔案副本的當事人必須也向部門提供原件。這樣做目的之一是維護程式的完整性，並使部門能夠評估原件的真實性。例如，難民保護司程式資訊收集和披露指南規定，在與主管成員經理協商後，如果指定成員認為需要進行法醫鑑定，則可以指示難民保護司審判支援小組將檔案傳送至皇家騎警法醫實驗室進行鑑定。 法醫鑑定的平均週轉時間為120天。因此，指定成員必須考慮法醫鑑定是否會導致訴訟程式無理延遲，超過立法規定的期限。

難民保護司規則43 - 聽證會後提供的額外證據檔案

Additional Documents

Documents after hearing
43 (1) A party who wants to provide a document as evidence after a hearing but before a decision takes effect must make an application to the Division.

Application
(2) The party must attach a copy of the document to the application that must be made in accordance with rule 50, but the party is not required to give evidence in an affidavit or statutory declaration.

Factors
(3) In deciding the application, the Division must consider any relevant factors, including
(a) the document’s relevance and probative value;
(b) any new evidence the document brings to the proceedings; and
(c) whether the party, with reasonable effort, could have provided the document as required by rule 34.

歷史

目前的難民保護司規則43與舊版規則（2002年版）中的舊規則37相似，但並不完全相同。

Additional documents after the hearing has ended
37. (1) A party who wants to provide a document as evidence after a hearing must make an application to the Division.

Written application
(2) The party must attach a copy of the document to the application. The application must be made under rule 44, but the party is not required to give evidence in an affidavit or statutory declaration.

Factors
(3) In deciding the application, the Division must consider any relevant factors, including:
(a) the document’s relevance and probative value;
(b) any new evidence it brings to the proceedings; and
(c) whether the party, with reasonable effort, could have provided the document as required by rule 29.

規則43適用於證據，而不是提交意見、案例法或其他仲裁機構的裁決

規則43不適用於聽證會後提交的意見。因為，正如Yared Belay訴加拿大案中所述，該規則規定了聽證會後提交證據的程式，而不是提交意見。 此外，當事人不能根據該規則申請提交難民保護司的其他裁決，或其他仲裁機構的裁決，或案例法。正如法院在Petrovic訴加拿大案中評論道：

我認為，仲裁機構裁決的副本不構成規則第43（1）條規定的“證據”，原因如下。首先，難民保護司不需要分析每一項案例法，因為它就像實質證據。其次，在提交新的證據時，對方通常有機會就該證據的可採性提交意見，包括進行交叉詢問。很難想象有人會反對案例法（裁決）的可採性。最後，如果議會希望以前的難民保護司裁決構成規則第43條規定的證據，我相信它會明確說明這一點。

延長提交非證據檔案期限的相關規則是規則70（加拿大難民程式/難民保護司規則69-71 - 一般規定#難民保護司規則70 - 修改規則、免除當事人遵守規則、延長時限或主動採取行動的權力）。儘管如此，法院裁定，在某些情況下，如果難民保護司接受聽證會後的意見，不接受這些意見所依據的證據可能是不合理的。

部門沒有義務接受聽證會後的證據或意見，但必須明確考慮新提交的證據

正如Aguilera訴加拿大案中所裁定，委員會“沒有義務接受聽證會後的證據或允許對此提交意見”。 但是，它有義務“確認申請人提交的聽證會後證據，並解釋為什麼應該或不應該考慮這些證據”。 簡而言之，“委員會有義務明確考慮新提交的證據”。 這一義務一直持續到做出裁決為止。 如果小組未能確認並審查申請人提交的聽證會後證據檔案，則將違反裁決中自然公正和程式公正的原則。但是，此義務並不賦予申請人除公平程式以外的任何特定結果，其中要考慮相關的規則，如規則43，然後接受或拒絕證據。

即使規則43申請可能很簡略或缺少細節，明確考慮新提交證據的義務仍然適用。例如，在Cox訴加拿大案中，法院審理了部長認為的一種情況：

委員會沒有義務在其理由中明確考慮接受證據的申請，因為該申請沒有滿足規則37的所有要求。特別是，被告強調該申請缺乏關於為什麼不能在聽證會之前及時提交證據的解釋。

法院駁回了這一論點，認為委員會在考慮新提交的證據時，有義務明確地考慮這些證據，即使在相關規則中列出的因素之一中沒有提交此類證據。 另見以下評論： 加拿大難民程式/RPD規則 31-43 - 檔案#聽證後提交的新證據應根據規則 43 評估，即使當事人沒有明確提及該規則。

聽證後提交的新證據應根據規則 43 評估，即使當事人沒有明確提及該規則。

在 Shuaib 案中，法院討論了 RPD 是否可以以沒有根據規則 43 提出正式的申請書作為理由來拒絕聽證後的檔案。法院發現，提供檔案並附帶說明為什麼應該考慮這些檔案的解釋，符合規則的要求。 法院認為，RPD 在無視聽證後證據的情況下犯了可以審查的錯誤。同樣，RAD 認為，RPD 在未考慮檔案時犯了錯誤，因為“在與 RPD 的通訊中，隱含地申請了聽證後考慮更多證據”。RAD 成員 M. Pettinella 在一起案件中對這一義務做了如下評論。

RAD 注意到，部長在申訴人聽證後，但在 RPD 作出決定之前，收到了部長的信函。部長的信函中隱含著向 RPD 提出申請，要求在聽證後考慮進一步證據。RPD 在未能將部長的信函視為申請時犯了錯誤。RPD 有義務考慮部長的申請，並確定該證據是否符合其規則。RPD 規則 43(3) 指出，RPD 必須考慮所有相關因素，包括檔案相關性和證明價值；檔案給訴訟帶來的任何新證據；以及當事人是否能夠以合理的努力提供該檔案，如規則 [43] 所要求的那樣。

委員會必須考慮規則 43(3) 中的每一個因素。

根據規則 43(3)，在決定此類申請時，部門必須考慮任何相關因素，包括

• (a) 檔案的相關性和證明價值
• (b) 檔案為訴訟帶來的任何新證據
• (c) 當事方是否以合理的努力提供規則34要求的檔案

因此，委員會需要考慮檔案的相關性、證明價值、新穎性，以及當事人是否能夠以合理的努力按時提供該檔案，即與規則 36(a)、(b) 和 (c) 中列出的因素相同的因素。 難民法 中的文字指出，“聽證後證據的接收標準類似於普通法中長期確立的理由，根據這些理由，個人可以在上訴時提供新的證據”。 法院裁定，“雖然在 [規則 36] 中考慮的因素清單並不詳盡，但在該因素清單之前使用“包括”而不是“例如”一詞表明瞭對考慮子規則中包含的每個因素的意圖。未能做到這一點會導致違反程式公正”。 因此，在委員會的決定僅權衡了一個因素的情況下，法院得出結論認為委員會犯了錯誤。

規則 43(3) 中的因素並不詳盡，因此，委員會可以考慮其他因素。

根據規則 43(3)，部門應該考慮“任何相關因素”，這意味著它不限於規則中列出的上述因素，並且可以考慮其他因素。正如近法官所言，“規則 37(3) 中考慮的因素清單並不詳盡”，同樣的原則也適用於此。

過去決定中對規則 43(3) 中因素的考慮

請參閱對規則 36 評論中相同因素的討論（加拿大難民程式/RPD規則 31-43 - 檔案#RPD 規則 36 - 未公開檔案的用途）。已經考慮的與聽證後文件相關的其他因素包括

• 申訴人是否曾提出過在聽證後提供不包含此類檔案的申請：如果小組允許申訴人在聽證後提交某些特定型別的檔案，則申訴人不要指望在沒有提出相關申請的情況下，會允許提交其他不相關的檔案型別。在 Farkas v. Canada 案中，法院指出，“實際上提交的聽證後文件不符合 RPD 允許提交的型別，即‘佐證的警察和/或醫療檔案’。由於聽證後證據不屬於 RPD 許可範圍，因此 RPD 有權拒絕該證據”。
• 該檔案在申請時是否存在：有時，當事人會申請將訴訟延期，直到他們獲得某些檔案，例如尚未結束的外國司法程式的法院判決。此規則不適用於此類請求，因為此規則僅適用於當事人擁有並提交其希望委員會考慮的檔案副本的情況，如規則 43(2) 所述。相反，在聽證後提供檔案和在提供這些檔案之前不提供決定的申請，並非嚴格根據規則 43 進行評估，而應根據委員會的全面管轄權進行考慮。

申訴人未擁有且在聽證後提交檔案的申請，並非根據規則 43 進行的。

有時，當事人會要求將訴訟延期，直到他們獲得某些檔案，例如尚未結束的外國司法程式的法院判決。RPD 規則 43 不適用於此類請求，因為此規則僅適用於當事人擁有並提交其希望委員會考慮的檔案副本的情況，如規則 43(2) 所述。相反，在聽證後提供檔案和在提供這些檔案之前不提供決定的申請，並非嚴格根據規則 43 進行評估，而應根據委員會的全面管轄權進行考慮。法院裁定，基本公正要求仲裁庭在知道申請人可以在合理的時間內獲得關鍵檔案的情況下，延遲其決定。

在某些情況下，此類請求將與正在進行的外國程式有關，例如另一個國家的審判。一般做法是拒絕在外國程式結果出來之前將訴訟延期，但需要注意的是，在考慮該法的整體方案時，如果此人被指控犯有在加拿大可處以十年或更長時間刑罰的罪行，並且刑事訴訟仍在進行中，那麼該官員有權在對個人是否符合提交申請資格作出決定之前等待審判結果。 因此，IRPA 中有一些先例表明，在另一項程式結束之前將程式暫停，以及與該程式相關的檔案變得可用。

在 Faysal v. Canada 案中，法院評論說，RAD 在沒有等待其護照申請結果的情況下，就認定上訴人沒有證明其身份，這是不公正的，因為該程式的結果可能決定其身份。

申請人的護照申請登記日期為 2019 年 1 月 11 日。根據 NDP，申請人的護照可能要到 2020 年 1 月 11 日才能得到驗證。然而，RAD 在 2019 年 10 月 9 日做出了決定，遠在 NDP 中概述的六到十二個月的驗證過程之前。…[T]he RAD…有能力在申請結果執行完畢後對其進行評估。我認為，RAD 未能做到這一點，考慮到護照的重要性，使其決定不合理。

法院在 Gulamsakhi v. Canada 案中裁定，考慮到難民申請中通常所涉的問題，委員會通常應該對允許在聽證後提交檔案的合理請求採取寬鬆的態度。

我認為，在本案的情況下，難民保護司拒絕給予申請人延期或允許其在之後提交證據的做法是錯誤的。所有延期都需要權衡案件的多種情況。在這裡，主要錯誤在於難民保護司在權衡時沒有將遣返對申請人的後果考慮在內。… 在本案中，特別考慮到申請人可能面臨的可怕命運，不僅來自其丈夫，還來自刑事司法機構以及可能存在的宗教司法機構，並且考慮到延期實際上不會給難民保護司或加拿大當局帶來很大偏見，在我看來，公平要求難民保護司在總體情況下給予申請人延期，使其能夠向難民保護司提供其要求的佐證檔案。^[162]

另見：加拿大難民程式/受聆訊權和公正聆訊權#各方有權獲得及時決定和理由。

如果在聽證會後，申請人提交的材料中出現可信度問題，小組通常不需要重新開始聽證會。

一般規則是，難民保護司沒有義務因申請人自己聽證會後提交的材料而產生的問題而返回給申請人。法院曾表示，“這樣做會給難民保護司帶來沉重的負擔。必須牢記，申請人有責任提交可信的和佐證的證據來支援他們的申訴。”^[163] 當部長參與訴訟程式，其聽證會後提交的材料對申請人的可信度提出質疑，或反之亦然時，這一結論可能會有所不同。另見：加拿大難民程式/難民保護司規則 3-13 - 需要提供的資料和檔案#部門有權重新召開聽證會。